Diffusion de l’information
Dans un souci de transparence envers les citoyens, le gouvernement du Québec a adopté le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels, énumérant les documents et les renseignements que les organismes publics doivent rendre facilement accessibles aux citoyens.
Ce Règlement confère une protection accrue des renseignements personnels par la mise en place de mécanismes de contrôle lors du développement ou de la refonte du système d’information ou lors de la prestation électronique des services. Il identifie aussi certains paramètres à considérer lors de la réalisation de sondages et de l’utilisation de la technologie de vidéosurveillance. La mise en œuvre de ces obligations relève de la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels.
Renseignements relatifs à l’organisation
La RAMQ met à la disposition des citoyens les informations et les documents permettant de comprendre la structure de ses activités.
- Organigramme
- Plan de classification des documents
- Lois et règlements
- Projets de règlements découlant des lois auxquelles la RAMQ est assujettie, publiés dans la Gazette officielle du Québec
- Études et rapports de recherche
- Données et statistiques
- Politique de divulgation financière
Fichiers de renseignements personnels
La RAMQ détient des fichiers de renseignements personnels sur les personnes assurées, les professionnels de la santé qu’elle rémunère ainsi que sur les membres de son personnel.
- Fichier d'inscription des personnes assurées
- Fichier d'inscription des professionnels
- Fichier de renseignements sur le personnel (renseignements médicaux)
- Fichier de renseignements sur le personnel (excluant les renseignements médicaux)
- Fichier des services pharmaceutiques
- Fichier des services payés pour le compte des personnes assurées
- Fichier du programme d'exonération financière pour les services d'aide domestique
- Registre des intervenants – RQII
- Registre des usagers
- DSQ – Registre des titulaires des certificats
- DSQ – Fichier des consentements
- DSQ – Profil pharmacologique des usagers ayant consenti au DSQ
Demande d’accès à un document
La RAMQ diffuse les décisions et les documents transmis en réponse à une demande d’accès, sous réserve des restrictions énoncées dans le Règlement sur la diffusion.
Documents d’intérêt pour l’information du public
Contrats
Les contrats comportant une dépense supérieure à 25 000 $ sont publiés dans le système électronique d’appel d’offres (SEAO) :
- Contrats de gré à gré
- Contrats conclus à la suite d'appels d'offres sur invitation
- Contrats conclus à la suite d'appels d'offres publics
Documents déposés à l’Assemblée nationale
Certains documents produits par la RAMQ doivent être déposés à des séances publiques de l’Assemblée nationale et d’autres à des commissions parlementaires, et sont publiés sur leur site Internet. La RAMQ n’est pas tenue de transmettre ses engagements financiers au Contrôleur des finances.
Registres
La RAMQ consigne dans les registres appropriés :
- Les communications de renseignements personnels effectuées sans le consentement de la personne assurée
- Les collectes de renseignements personnels pour le compte d’un autre organisme
- L’utilisation des renseignements personnels des employés de la RAMQ à une autre fin que celle pour laquelle ils ont été recueillis
Registre des communications de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée
- Communications dans le cadre d’une entente avec une autre organisation (version partielle)
- Communications pour l’exécution d’un mandat ou d’un contrat
Version précédente du Registre des communications
Dans ces registres, la nature et le type de renseignements personnels sont identifiés à l’aide de catégories, mais seuls les renseignements nécessaires de cette catégorie sont communiqués, collectés ou utilisés à une autre fin.
Catégories concernant les personnes assurées :
- Renseignements relatifs à l’identité (nom, prénom, adresse, date de naissance, sexe, numéro de téléphone, numéro d’assurance sociale, numéro d’assurance maladie, liens familiaux, etc.)
- Renseignements relatifs à la santé (services médicaux assurés, services pharmaceutiques assurés, aides techniques fournies, lieu où le service assuré a été fourni, nom du médicament, etc.)
- Renseignements relatifs à la couverture d’assurance (admissibilité au régime d’assurance maladie et au régime public d’assurance médicaments, historique d’émission des cartes d’assurance maladie, renseignements relatifs à la carte d’assurance maladie, etc.)
Catégories concernant les professionnels de la santé et les dispensateurs de services :
- Renseignements relatifs à l’emploi (nom, prénom, numéro d’assurance sociale, numéro du professionnel, spécialité, modes de rémunération, date d’inscription à la RAMQ, adresse de pratique, date d’obtention du permis ou du diplôme, etc.)
- Renseignements de nature financière (renseignements relatifs à la rémunération d’un professionnel, facturation, services assurés rendus, lieu où le service assuré a été fourni, etc.)
Catégories concernant les employés de la RAMQ :
- Renseignements de nature personnelle relatifs à l’emploi (nom, prénom, adresse, date de naissance, numéro de téléphone, numéro d’assurance sociale, coordonnées bancaires, renseignements de nature médicale, date d’entrée en fonction, date prévue de retraite, dossier disciplinaire, renseignements reliés à la formation scolaire et universitaire, curriculum vitæ, renseignements relatifs au salaire, rapports de dépenses, etc.)
Renseignements relatifs à la gestion des ressources financières
Certaines dépenses engendrées par les fonctions des titulaires d’un emploi supérieur doivent être diffusées, de même que celles occasionnées par le reste du personnel (entre autres celles liées aux activités de formation) et certaines dépenses de fonctionnement de la RAMQ.