Comptes de facturation

Compte de finances personnelles

Lors de votre inscription à la RAMQ, un compte de facturation par défaut est rattaché à votre profil : votre compte de finances personnelles. Il comptabilise les factures et demandes de paiement que vous nous soumettez avec votre numéro de dispensateur à 7 chiffres.

Les éléments suivants sont propres à votre compte de finances personnelles :

• Adresse de votre lieu de pratique
• Coordonnées de correspondance (adresse, numéro de téléphone et adresse courriel)
• Mode de paiement
• État de compte et son mode de réception
• Moyen de transmission de vos factures (exemples : logiciel de facturation d’une agence ou services en ligne)
• Personnes autorisées à signer les documents liés à votre facturation pour votre compte de finances personnelles, s’il y a lieu

Compte administratif

Selon votre situation, vous pouvez ouvrir un ou plusieurs comptes administratifs en plus de votre compte de finances personnelles. Cette option vous permet de gérer vos revenus en fonction de vos activités professionnelles ou de vos lieux de pratique. Si vous détenez un compte administratif, les factures et demandes de paiement qui y sont associées ne sont pas comptabilisées dans votre compte de finances personnelles. Chaque compte dispose de son propre état de compte.

Les éléments suivants sont propres à votre compte administratif :

• Adresse de correspondance, qui peut être différente de celle de votre compte de finances personnelles et de vos autres comptes administratifs
• Mode de paiement
• État de compte et son mode de réception
• Moyen de transmission de vos factures et demandes de paiement (exemples : logiciel de facturation d’une agence ou services en ligne)
• Personnes autorisées à signer les documents liés à votre facturation pour votre compte administratif, s’il y a lieu

Si vous détenez un compte administratif, vous devez utiliser son numéro à 5 chiffres au moment de votre facturation. Cela permet d’associer vos factures et demandes de paiement à ce compte. Si vous n’indiquez pas ce numéro, vos factures et demandes de paiement seront automatiquement associées à votre compte de finances personnelles.

Si vous détenez plus d’un compte administratif, vous pouvez choisir le compte auquel chaque facture est associée.

L’ouverture et la gestion de vos 2 premiers comptes administratifs sont gratuites. À partir du 3^e compte, des frais sont exigibles. Il existe 2 types de comptes administratifs : individuel et collectif.

Compte administratif individuel

Un compte administratif individuel est identifié au nom personnel du professionnel. Si vous êtes l’unique actionnaire de votre société par actions, vous devez ouvrir un compte administratif collectif lié à une société par actions (SPA) et non un compte administratif individuel.

Compte administratif collectif

Un compte administratif collectif vous permet de mettre en commun les activités professionnelles que vous facturez au nom de votre société ou de votre regroupement. Il est identifié au nom du regroupement de professionnels ou au nom de la société. Si vous êtes l’unique actionnaire de votre SPA, vous pouvez détenir un compte administratif collectif à titre individuel. Ce compte sera alors identifié au nom de votre société.

Association à un compte administratif collectif de votre regroupement

Si votre regroupement possède déjà un compte administratif collectif, vous pouvez demander de vous y associer. En vous joignant à un compte existant, vous acceptez les conditions suivantes :

• Transmettre vos factures et demandes de paiement de la même façon que les autres membres du regroupement
• Consentir à recevoir vos paiements et vos états de compte de la même façon que les autres membres de votre regroupement (par exemple, si les paiements sont faits au nom du compte administratif, tous les membres y consentent)
• Consentir à ce qu’une personne autorisée ou les membres de ce compte puissent demander le retrait des membres devenus injoignables, s’il y a lieu

Si votre regroupement fait affaire avec une agence de facturation, celle-ci sera automatiquement accréditée à traiter votre facturation.

Autorisation de votre ordre professionnel

Si votre regroupement est une société par actions (SPA) ou une société en nom collectif à responsabilité limitée (SENCRL), votre ordre professionnel doit autoriser tous les membres de votre regroupement à ouvrir un compte administratif collectif ou à vous associer à un compte administratif collectif existant. Cette autorisation n’est pas nécessaire pour les autres types de société.

Particularité pour le paiement pour un compte collectif

Si vous êtes plusieurs à utiliser un compte collectif qui n’est pas lié à une SPA ou à une SENCRL, vous pouvez choisir la façon de recevoir vos paiements :

• Au nom de votre regroupement
• Au nom personnel de chaque membre qui détient le compte ou aux coordonnées bancaires personnelles du ou des membres, selon le mode de paiement

Si vous détenez un compte lié à une SPA ou à une SENCRL, votre paiement est toujours fait au nom de la société.

Caractéristiques des 3 types de comptes de facturation

Voici un résumé des caractéristiques des 3 types de comptes de facturation.

Caractéristique	Compte de finances personnelles	Compte administratif individuel	Compte administratif collectif
Ouverture du compte	Création automatique lors de votre inscription à la RAMQ	Demande par le service en ligne Mon dossier Demande par le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles	Possibilité de vous joindre à un compte existant par le service en ligne Mon dossier, sauf pour une SPA ou une SENCRL Demande par le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles
Autorisation de votre ordre professionnel	Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	Obligatoire pour tous les membres d’un regroupement qui est une SPA ou SENCRL pour ouvrir un compte administratif collectif ou s’associer à un compte administratif collectif existant
Identification du compte sur la facture ou la demande de paiement	Numéro du dispensateur à 7 chiffres	Numéro du dispensateur + numéro du compte à 5 chiffres	Numéro du dispensateur + numéro du compte à 5 chiffres
Coordonnées indiquées dans le compte	Coordonnées de correspondance principales Coordonnées du lieu de pratique Coordonnées de paiement Coordonnées d’état de compte	Coordonnées de correspondance du compte Coordonnées de paiement Coordonnées d’état de compte	Coordonnées de correspondance du compte Coordonnées de paiement Coordonnées d’état de compte
Mode de paiement	Virement automatique effectué à vos coordonnées bancaires personnelles Chèque à votre nom	Virement automatique effectué à vos coordonnées bancaires personnelles Chèque à votre nom	Regroupement lié à une SPA ou à une SENCRL : Virement automatique effectué à un compte bancaire enregistré au même nom que celui du compte administratif collectif Chèque transmis à l’adresse de paiement du compte administratif collectif Regroupement qui n’est pas lié à une SPA ou à une SENCRL : Virement automatique au nom du compte ou au nom de chaque membre du regroupement Chèque transmis à l’adresse de paiement du compte (au nom du compte ou au nom de chaque membre du regroupement)
Transmission de vos factures	Par une agence de facturation personnelle Par une agence de facturation privée ou commerciale Par les services en ligne	Par une agence de facturation personnelle Par une agence de facturation privée ou commerciale Par les services en ligne	Par une agence de facturation personnelle (si le professionnel est l’unique personne dans son compte administratif collectif) Par une agence de facturation privée ou commerciale Par les services en ligne
Frais d’utilisation	Gratuit	Frais exigibles à partir du 3e compte administratif (individuel ou collectif) ouvert	Frais exigibles à partir du 3e compte administratif (individuel ou collectif) ouvert

Gestion des comptes de facturation

De nombreuses tâches de gestion de vos comptes de facturation peuvent être accomplies au moyen du service en ligne Mon dossier. C’est particulièrement le cas pour celles associées à la gestion de votre compte de finances personnelles ou de vos comptes administratifs individuels. En utilisant Mon dossier, vous évitez la transmission d’un formulaire, et le traitement de votre demande est immédiat. Pour connaître les tâches que vous pouvez effectuer dans Mon dossier, consultez la page Options pour gérer votre dossier professionnel.

Si vous utilisez Mon dossier pour effectuer une tâche, vous pouvez consulter le Guide d’utilisation – Mon dossier, disponible dans le menu de gauche du service en ligne. Chaque étape à suivre pour exécuter une tâche y est décrite.

Si vous ne pouvez pas effectuer les tâches voulues par l’entremise de Mon Dossier, vous pouvez utiliser le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles. Les marches à suivre pour les tâches de gestion sont détaillées dans le menu Administration.

Frais pour les comptes administratifs supplémentaires

L’ouverture et l’utilisation de vos 2 premiers comptes administratifs (individuels ou collectifs) sont gratuites. Des frais annuels de 76,50 $ s’appliquent pour chaque compte supplémentaire et ils sont exigibles dès son ouverture.

Ainsi, à partir du 3^e compte ouvert dans une année de référence (1^er mars au 28 ou 29 février), ces frais de gestion s’appliquent chaque année. Même si un compte est inutilisé ou fermé pendant une année de référence, nous le considérons comme ouvert. Indexés au 1^er janvier, les frais sont exigibles à la date anniversaire de l’ouverture du compte.

Nous déduirons les frais de vos honoraires. Si ceux-ci sont insuffisants, nous vous transmettrons un avis dans votre messagerie sécurisée ou par la poste, selon votre situation. Cet avis précisera les informations suivantes :

• Numéro du compte administratif visé
• Montant dû
• Modalités de paiement

Si vous fermez un compte au cours de l’année de référence alors que vous détenez 3 comptes ou plus, vous devez payer la totalité des frais annuels de ce compte.