Ouvrir, modifier ou fermer un compte administratif Avoir plus d’un compte de facturation peut faciliter la gestion de vos revenus. En plus de votre compte de finances personnelles, vous pouvez ouvrir un ou plusieurs comptes administratifs selon vos besoins. Vous pouvez aussi les fermer ou en modifier les caractéristiques. Ouvrir un compte administratif La marche à suivre dépend du type de compte. Si vous ouvrez un compte administratif, vous devez répondre à des questions pour déterminer les éléments propres à ce compte : Adresse de correspondanceMode de paiementÉtat de compte et son mode de réceptionMoyen de transmission de vos factures et demandes de paiement (exemples : logiciel de facturation d’une agence ou services en ligne)Personnes autorisées à signer les documents liés à votre facturation pour votre compte administratif, s’il y a lieu Assurez-vous d’avoir en main les informations requises avant d’ouvrir un compte administratif. Il est toutefois possible de modifier un élément une fois le compte ouvert. Compte administratif individuel Vous pouvez ouvrir un compte administratif individuel au moyen du service en ligne Mon dossier ou d’un formulaire. Si vous possédez une société par actions (SPA) dont vous êtes l’unique actionnaire, ouvrez plutôt un compte administratif collectif lié à une SPA. Par le service en ligne Consultez la section Ouvrir un compte administratif individuel du Guide d’utilisation – Mon dossier. Vous le trouverez dans le menu de gauche du service en ligne. Par formulaire Pour ouvrir un compte administratif individuel : Accédez à la section Ouvrir un compte administratif individuel du formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles.Répondez aux questions sur le compte à ouvrir.Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.Remplissez et signez le formulaire.Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste aux coordonnées indiquées dans le formulaire. Délai de traitement Si vous utilisez Mon dossier, le traitement de votre demande est immédiat. Pour connaître le délai de traitement d’une demande envoyée par formulaire, consultez la page Délai de traitement des demandes. Une fois votre compte administratif ouvert, vous recevrez un numéro de compte administratif à 5 chiffres. Vous êtes la seule personne à pouvoir l’utiliser. Si vous avez soumis votre demande par formulaire, nous enverrons ce numéro par lettre, dans votre messagerie sécurisée ou par la poste, selon vos préférences de correspondance. Si vous avez utilisé le service en ligne Mon dossier, il y apparaîtra dès la confirmation de l’ouverture de votre compte. Si vous facturez à l’acte, vous ne pourrez utiliser ce compte qu’à partir de 8 h le lendemain. Compte administratif collectif Une société ou un regroupement de professionnels peuvent ouvrir un compte administratif collectif. Toutefois, avant de soumettre une demande d’ouverture d’un compte administratif collectif pour une société par actions (SPA) ou une société en nom collectif à responsabilité limitée (SENCRL), vous et les autres membres devez obtenir l’autorisation de votre ordre professionnel. Cette autorisation n’est pas nécessaire pour les autres types de sociétés. Pour ouvrir un compte administratif collectif : Accédez au formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles.Répondez aux questions pour indiquer ce que vous souhaitez ouvrir : compte administratif collectif lié ou non à une incorporation (SPA) ou à une SENCRL.Répondez aux questions sur le compte à ouvrir.Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.Remplissez et signez le formulaire.Faites-le signer par tous les membres de votre regroupement.Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste aux coordonnées indiquées dans le formulaire. Délai de traitement Pour connaître le délai de traitement d’une demande envoyée par formulaire, consultez la page Délai de traitement des demandes. Nous vous transmettrons une lettre contenant les détails de votre compte, dont son numéro de compte administratif à 5 chiffres. Cette lettre vous sera transmise à l’adresse de correspondance indiquée dans votre formulaire. Versement de vos honoraires Pour un regroupement autre qu’une SPA ou une SENCRL, votre regroupement peut décider si les honoraires de ses membres seront versés au nom de son compte administratif ou au nom personnel de chaque membre. Pour une SPA ou une SENCRL, les honoraires seront versés au nom de ce compte. Ainsi, les versements ne seront pas faits aux noms personnels des membres. Les versements se font par virement automatique ou, exceptionnellement, par chèque. Modifier un compte administratif Plusieurs modifications peuvent être apportées à votre compte administratif. La marche à suivre dépend de la modification souhaitée. Consultez la page correspondante : Adresse de correspondance : Modifier mes coordonnées.Mode de paiement : Mode de paiement.Compte bancaire ou institution financière du virement automatique : Modifier mes coordonnées.Moyen de transmission de vos factures et demandes de paiement (par une agence de facturation ou les services en ligne) : Modifier le moyen de transmission de vos factures et demandes de paiement.Arrêt de la transmission des états de compte à votre agence de facturation : Modifier la réception de vos états de compte.Personnes autorisées à signer des documents en votre nom : Autoriser ou révoquer la signature de documents en votre nom.Retrait d’un membre d’un compte collectif : Vous associer à un compte administratif collectif existant ou vous en dissocier. Vous pouvez également modifier la date de début d’utilisation d’un compte administratif ou modifier le nom de votre compte administratif collectif. Modifier la date de début d’utilisation Pour modifier la date de début d’utilisation d’un compte administratif individuel ou collectif : Accédez au formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles.Sélectionnez le type de compte administratif à modifier.Choisissez l’option Modifier la date de début d’utilisation.Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.Remplissez et signez le formulaire.Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste aux coordonnées indiquées dans le formulaire. La date de début ne peut pas être rétroactive à plus d’un an. Si une autorisation de votre ordre professionnel est requise, elle doit être valide à la date indiquée. C’est la même autorisation qui était requise au moment d’ouvrir votre compte administratif collectif. Pour connaître le délai de traitement d’une demande envoyée par formulaire, consultez la page Délai de traitement des demandes. Consultez Mon dossier pour vérifier si votre demande a été traitée. Modifier le nom de votre compte administratif collectif Vous pouvez changer le nom de votre compte administratif collectif. Si vous changez le nom de votre SPA ou de votre SENCRL au Registre des entreprises du Québec, mais que vous gardez le même numéro d’entreprise du Québec (NEQ), vous devez modifier le nom de votre compte administratif collectif. Avant de faire votre démarche auprès de nous, vous devez avoir l’autorisation de votre ordre professionnel. Le nouveau nom doit être le même que celui indiqué au Registre des entreprises du Québec. Seules les SPA et les SENCRL ont ces obligations. Pour modifier le nom d’un compte administratif collectif : Accédez au formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles.Sélectionnez le type de compte administratif à modifier : compte administratif collectif lié ou non à une incorporation (SPA) ou à une SENCRL. Choisissez l’option Modifier le nom.Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.Remplissez et signez le formulaire.Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste aux coordonnées indiquées dans le formulaire. Si votre compte collectif reçoit des paiements par virement automatique, vous devez joindre un nouveau spécimen de chèque à votre demande. En effet, le compte bancaire associé au virement automatique doit être enregistré au même nom que celui de votre regroupement ou de votre société. Pour connaître le délai de traitement d’une demande envoyée par formulaire, consultez la page Délai de traitement des demandes. Consultez Mon dossier pour vérifier si votre demande a été traitée. Fermer un compte administratif La marche à suivre pour fermer un compte administratif dépend du type de compte. La fermeture d’un compte administratif entraîne des conséquences sur vos paiements. En cas de révision d’une facture comptabilisée dans ce compte après sa fermeture, tout paiement sera effectué dans votre compte de finances personnelles avec le mode de paiement qui lui est associé. L’état de compte du paiement fera toutefois référence au compte administratif concerné. Nous le transmettrons à la fois à l’adresse de correspondance de ce compte et dans votre messagerie sécurisée. Compte administratif individuel Vous pouvez fermer votre compte administratif individuel au moyen du service en ligne Mon dossier ou d’un formulaire. Par le service en ligne La marche à suivre se trouve dans la section Fermer un compte administratif individuel du Guide d’utilisation – Mon dossier. Ce guide est disponible dans le menu de gauche du service en ligne. Si vous utilisez Mon dossier, le traitement de votre demande est immédiat. Par formulaire Pour fermer un compte administratif individuel : Accédez à la section Modifier un compte administratif individuel du formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles.Sélectionnez l’option Fermer le compte.Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.Remplissez et signez le formulaire.Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste aux coordonnées indiquées dans le formulaire. Date de fermeture du compte Indiquez la date de fermeture de votre compte sur le formulaire. Cette date peut être rétroactive uniquement si elle se situe dans l’année de référence en cours (1er mars au 28 ou 29 février). Par exemple, en avril, vous ne pouvez pas demander une fermeture rétroactive au mois de février passé, car il se trouve dans l’année de référence précédente. Délai de traitement Pour connaître le délai de traitement d’une demande envoyée par formulaire, consultez la page Délai de traitement des demandes. Nous enverrons la confirmation à l’adresse de correspondance de votre compte de finances personnelles ou dans votre messagerie sécurisée, selon vos préférences de correspondance. Compte administratif collectif Votre regroupement peut fermer son compte administratif collectif à tout moment, à condition que tous les membres donnent leur accord. Sinon, vous pouvez vous dissocier d’un compte administratif collectif que vous n’utilisez plus. Pour fermer un compte administratif collectif : Accédez au formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles.Répondez aux questions pour indiquer que vous souhaitez modifier un compte administratif collectif : compte administratif collectif lié ou non à une incorporation (SPA) ou à une SENCRL. Sélectionnez l’option Fermer le compte.Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.Remplissez et signez le formulaire.Faites-le signer par tous les membres de votre regroupement.Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste aux coordonnées indiquées dans le formulaire. Date de fermeture du compte Indiquez la date de fermeture de votre compte sur le formulaire. Cette date peut être rétroactive uniquement si elle se situe dans l’année de référence en cours (1er mars au 28 ou 29 février). Par exemple, en avril, vous ne pouvez pas demander une fermeture rétroactive au mois de février passé, car il se trouve dans l’année de référence précédente. Délai de traitement Pour connaître le délai de traitement d’une demande envoyée par formulaire, consultez la page Délai de traitement des demandes. Nous confirmerons la fermeture du compte à tous les membres du regroupement par lettre. Nous la leur transmettrons selon les préférences de correspondance associées à leur compte de finances personnelles.
