Confier votre facturation à une agence

Agence personnelle

Vous pouvez confier votre facturation à une autre personne : membre de votre personnel, proche, etc.

Avec un logiciel de facturation

Si cette personne utilise un logiciel de facturation, vous devez d’abord créer une agence de facturation personnelle si vous n’en avez pas déjà une. Une fois l’agence créée, vous obtiendrez un numéro de transmission à 5 chiffres (aussi appelé numéro d’agence). Ce numéro permettra à la personne de nous transmettre vos factures à l’aide du logiciel. Il doit être utilisé uniquement pour votre facturation.

L’agence personnelle porte toujours le nom du professionnel auquel elle est associée. Elle ne peut pas servir à un autre professionnel de la santé.

Avec FacturActe

La personne à qui vous confiez votre facturation peut utiliser le service en ligne FacturActe plutôt qu’un logiciel de facturation. Vous devez lui en déléguer l’accès en remplissant le formulaire Demande d’accès aux services en ligne – FacturActe. Dans ce cas, vous n’avez pas à créer d’agence de facturation personnelle ni à nous aviser de votre décision de lui confier votre facturation.

Agence privée dans mon lieu de pratique

Les professionnels de votre lieu de pratique et vous pouvez effectuer votre facturation avec un même logiciel ou la confier à votre personnel administratif. Vous pouvez utiliser les services de l’agence privée qui existe déjà dans votre lieu de pratique ou en créer une s’il n’en existe pas.

Si les professionnels de votre lieu de pratique font affaire avec une agence de facturation commerciale, vous pouvez recourir à ses services. Pour plus d’information, consultez la section Agence commerciale.

Créer une agence privée

Si aucune agence privée n’existe dans votre lieu de pratique, vous devez en créer une. Vous trouverez la marche à suivre dans la page Inscription d’une agence de facturation.

Utiliser une agence privée déjà existante

Lorsque vous arrivez dans un nouveau lieu de pratique, vérifiez si une agence privée transmet les factures et demandes de paiement des autres professionnels à l’aide d’un logiciel de facturation. Si c’est le cas, vous pouvez l’autoriser à prendre en charge votre facturation en l’accréditant.

Si vous décidez d’utiliser le compte administratif collectif du regroupement auquel vous vous joignez et qu’une agence privée est déjà accréditée pour ce compte, elle est automatiquement accréditée à prendre en charge votre facturation. Vous n’avez aucune action à poser.

Marche à suivre

Pour accréditer une agence de facturation privée, vous pouvez utiliser :

• Le service en ligne Mon dossier (compte de finances personnelles et comptes administratifs individuels seulement)
• Le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles

Au moment de le faire, ayez en main le nom et le numéro de transmission, aussi appelé numéro d’agence. Peu importe le moyen choisi, répétez la marche à suivre pour chaque compte dont vous souhaitez confier la facturation à cette agence privée.

Pour plus d’information sur les types de comptes, consultez la page Distinguer les types de comptes de facturation.

Par le service en ligne

Vous pouvez accréditer une agence privée déjà existante dans votre lieu de pratique pour lui confier votre facturation :

• Lors de votre inscription à la RAMQ dans nos services en ligne, pour un compte de finances personnelles
• Quand vous ouvrez un compte administratif individuel dans Mon dossier
• Quand vous modifiez votre compte de finances personnelles ou un compte administratif individuel dans Mon dossier

Dans chacune de ces situations, sélectionnez Ma facturation est prise en charge par une agence existante.

Pour la marche à suivre détaillée, consultez le Guide d’utilisation – Mon dossier. Vous le trouverez dans le menu de gauche du service en ligne.

Par formulaire

Afin de permettre à l’agence privée déjà existante dans votre lieu de pratique de prendre en charge votre facturation, remplissez le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles. Vous pouvez le faire lors de l’ouverture d’un compte administratif ou de la modification d’un compte administratif ou de finances personnelles.

À l’ouverture d’un compte administratif :

1. Sélectionnez Par une agence existante.
2. Indiquez si vous souhaitez autoriser des personnes à signer vos demandes de paiement et relevés d’honoraires pour ce compte.
3. Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.
4. Remplissez et signez le formulaire.
5. Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste aux coordonnées indiquées dans le formulaire.

Lors de la modification d’un compte administratif ou de finances personnelles :

1. Sélectionnez Modifier la façon dont les factures sont transmises.
2. Choisissez Par une agence existante.
3. Indiquez si vous souhaitez autoriser des personnes à signer vos demandes de paiement et relevés d’honoraires pour ce compte.
4. Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.
5. Remplissez et signez le formulaire.
6. Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste aux coordonnées indiquées dans le formulaire.

Confirmation

Vous recevrez une lettre indiquant la date à partir de laquelle vous pourrez soumettre vos factures avec le numéro de transmission de votre agence privée. Pour un compte de finances personnelles, vous la recevrez dans votre messagerie sécurisée ou par la poste, selon vos préférences de correspondance. Pour un compte administratif, elle vous sera envoyée par la poste.

Dans Mon dossier, consultez les coordonnées d’état de compte du compte de facturation pour voir si votre demande est traitée. Au besoin, consultez le Guide d’utilisation – Mon dossier. Vous le trouverez dans le menu de gauche du service en ligne.

Délai de traitement

Si vous utilisez le service en ligne Mon dossier, le traitement de votre demande est immédiat. Pour une demande par formulaire, consultez la page Délai de traitement des demandes.

Agence commerciale

Que vous fassiez partie d’un regroupement de professionnels ou non, vous pouvez confier votre facturation à une agence de facturation commerciale. Vous devez l’autoriser à prendre en charge votre facturation, ce qui lui permet de gérer le compte que votre regroupement ou vous lui confiez. Votre regroupement ou vous devez faire affaire avec une agence qui figure sur la liste des agences de facturation qui utilisent un logiciel de facturation conforme et que nous avons reconnues.

Lorsque vous décidez d’utiliser le compte administratif collectif du regroupement auquel vous vous joignez et qu’une agence commerciale est accréditée pour la gestion de ce compte, elle est automatiquement accréditée à prendre en charge votre facturation. Vous n’avez aucune action à poser.

Utiliser une agence commerciale

Pour accréditer une agence commerciale à prendre en charge votre facturation, vous pouvez utiliser :

• Le service en ligne Mon dossier (compte de finances personnelles et comptes administratifs individuels seulement)
• Le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles

Pour plus d’information sur les types de comptes, consultez la page Distinguer les types de comptes de facturation.

Marche à suivre

La marche à suivre pour accréditer une agence commerciale varie selon que vous le faites par les services en ligne ou le formulaire de gestion des comptes. Peu importe le moyen choisi, répétez la marche à suivre pour chaque compte dont vous souhaitez confier la facturation à une agence commerciale.

Par le service en ligne

Vous pouvez accréditer une agence commerciale à prendre en charge votre facturation :

• Lors de votre inscription à la RAMQ dans nos services en ligne, pour un compte de finances personnelles
• Quand vous ouvrez un compte administratif individuel dans Mon dossier
• Quand vous modifiez votre compte de finances personnelles ou un compte administratif individuel dans Mon dossier

Dans chacune de ces situations, sélectionnez l’option Ma facturation est prise en charge par une agence existante.

Pour la marche à suivre détaillée, consultez le Guide d’utilisation – Mon dossier. Vous le trouverez dans le menu de gauche du service en ligne.

Par formulaire

Pour nous aviser que votre regroupement ou vous voulez confier votre facturation à une agence commerciale inscrite à la RAMQ, remplissez le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles. Vous pouvez le faire lors de l’ouverture d’un compte administratif ou de la modification d’un compte administratif ou de finances personnelles.

À l’ouverture d’un compte administratif :

1. Sélectionnez Par une agence existante.
2. Indiquez si vous souhaitez autoriser des personnes à signer vos demandes de paiement et relevés d’honoraires pour ce compte.
3. Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.
4. Remplissez et signez le formulaire.
5. Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste aux coordonnées indiquées dans le formulaire.

Lors de la modification d’un compte administratif ou de finances personnelles :

1. Sélectionnez Modifier la façon dont les factures sont transmises.
2. Choisissez Par une agence existante.
3. Indiquez si vous souhaitez autoriser des personnes à signer vos demandes de paiement et relevés d’honoraires pour ce compte.
4. Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.
5. Remplissez et signez le formulaire.
6. Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste aux coordonnées indiquées dans le formulaire.

Confirmation

Vous recevrez une lettre indiquant la date à partir de laquelle vous pourrez confier votre facturation à cette agence. Pour un compte de finances personnelles, vous la recevrez dans votre messagerie sécurisée ou par la poste, selon vos préférences de correspondance. Pour un compte administratif, elle vous sera envoyée par la poste.

Dans Mon dossier, consultez les coordonnées d’état de compte du compte de facturation pour voir si votre demande est traitée. Au besoin, consultez le Guide d’utilisation – Mon dossier. Vous le trouverez dans le menu de gauche du service en ligne.

Délai de traitement

Si vous utilisez le service en ligne Mon dossier, le traitement de votre demande est immédiat. Pour une demande par formulaire, consultez la page Délai de traitement des demandes.

Autoriser des personnes à signer des documents pour vous

Peu importe le type d’agence de facturation auquel vous avez recours, vous pouvez autoriser une ou plusieurs personnes à qui vous avez confié votre facturation à signer en votre nom des documents liés à votre facturation. Pour ce faire, consultez la page Autoriser ou révoquer la signature de documents en votre nom.