Responsabilités lors du recours à une agence de facturation

Votre imputabilité

En tout temps, vous demeurez responsable de votre facturation, même si une agence l’effectue pour vous. Si un problème survient, vous devrez assumer les sommes réclamées.

Votre agence assume aussi certaines responsabilités en lien avec votre facturation, mais vous en restez imputable. Notez qu’à tout moment, vous pouvez cesser de faire affaire avec elle ou choisir une nouvelle agence.

Vos responsabilités envers votre agence

Quand vous faites affaire avec une agence de facturation, portez une attention aux éléments suivants. Vous en avez la responsabilité.

Assurer la conformité de votre contrat

Assurez-vous de la conformité du contrat soumis par l’agence de facturation choisie.

Ce contrat écrit devrait notamment stipuler de quelle manière vous payerez l’agence. Vous devez la rémunérer sur une base autre qu’à commission ou à pourcentage sur le montant de vos honoraires exigibles ou payés par la RAMQ.

Respecter les règles en matière de signature des factures

À tout moment, vous pouvez autoriser un ou plusieurs membres de votre personnel à signer vos factures ou demandes de paiement. Vous pouvez aussi autoriser des membres du personnel de votre agence de facturation.

Communiquer au sujet de votre entente de rémunération

Communiquez avec votre agence au sujet de votre entente de rémunération. Invitez-la à consulter les pages Manuels et guides, Actualités et Infolettres de la section réservée à votre profession de notre site Web. Votre agence doit pouvoir comprendre les modalités de votre rémunération. Informez-la aussi de tout changement à cette entente.

Transmettre adéquatement les documents nécessaires à votre facturation

Soumettez rapidement à votre agence tous les documents nécessaires à votre facturation afin qu’elle respecte les délais prévus. Par exemple, transmettez-lui tout renseignement requis dans le cadre d’une demande de révision.

Vos responsabilités envers nous

Même si vous faites affaire avec une agence de facturation, vous continuez d’assumer plusieurs responsabilités envers nous.

Comprendre votre entente de rémunération

Vous devez comprendre les modalités de votre entente de rémunération. Pour rester à l’affût des changements qui lui sont apportés, consultez l’Info-RAMQ nos infolettres.

Assurer la conformité de vos services facturés

Vous devez vous assurer que les factures ou demandes de paiement soumises par votre agence de facturation sont conformes aux services que vous avez rendus. Vous pouvez consulter votre état de compte dans votre messagerie sécurisée ou celui fourni par votre agence. Si vous facturez des services selon le mode de rémunération à l’acte, vous pouvez également consulter le détail de votre facturation dans le service en ligne FacturActe.

Consulter votre messagerie sécurisée

Consultez régulièrement votre messagerie sécurisée. Nous pouvons utiliser ce moyen pour vous transmettre diverses informations, tant personnelles que professionnelles. Par exemple, nous transmettons dans votre messagerie sécurisée des demandes de renseignements, des rappels, des états de compte, des suivis et des informations relatives à votre pratique.

Vous êtes la seule personne pouvant accéder à votre messagerie sécurisée. Faites-le régulièrement pour ne manquer aucune information : vous pourriez devoir en aviser votre agence de facturation.

Vous pouvez indiquer une adresse courriel dans votre dossier afin de recevoir par courriel des notifications sur votre messagerie sécurisée.

Maintenir à jour les informations relatives à votre dossier

Même si vous fournissez de nouvelles coordonnées à votre agence de facturation, assurez-vous de nous en informer aussi. Maintenez vos coordonnées à jour, que ce soit celles pour votre correspondance ou celles de votre lieu de pratique.

Votre adresse de correspondance doit nous permettre de vous transmettre des communications postales confidentielles ou urgentes. Vous pouvez donc utiliser votre adresse personnelle. Cependant, nous vous recommandons de ne pas inscrire l’adresse de votre agence de facturation. Vous pourriez manquer une communication importante et perdre votre droit à des recours.

Utiliser correctement les services en ligne

Gardez confidentiels votre nom d’utilisateur et votre mot de passe vous permettant d’accéder à nos services en ligne.

Si vous souhaitez qu’un membre de votre personnel accomplisse certaines tâches en votre nom dans les services en ligne, vous devez d’abord l’autoriser. Nous lui fournirons alors un nom d’utilisateur et un mot de passe temporaire. Si vous faites affaire avec une agence de facturation commerciale, vous ne pouvez pas autoriser un membre de son personnel à utiliser nos services en ligne.

Qui joindre en cas de question

Voici avec qui vous devez communiquer selon le sujet de votre demande :

• Règlement de vos factures : communiquez avec nous
• Informations de facturation qui nous sont transmises : votre agence de facturation
• Interprétation de votre entente : votre ordre, association professionnelle ou fédération