Carte expirée ou non présentée

Cas où vous pouvez facturer les services

Si une personne assurée vous présente une carte d’assurance maladie expirée ou qu’elle n’a pas sa carte en main au moment de sa visite, elle doit payer pour les services que vous lui rendez. Elle peut cependant nous en demander le remboursement.

Accompagner une personne assurée dans sa demande de remboursement

Pour permettre à une personne assurée d’obtenir un remboursement, remettez-lui le formulaire Demande de remboursement (carte expirée ou non présentée). Elle dispose de 1 an après avoir reçu des services facturés pour nous en demander le remboursement. Elle doit nous fournir :

• Le formulaire que vous aurez en partie rempli
• Une preuve qu’elle vous a payé ces services

Pour cette raison, vous devez lui fournir une preuve de paiement dès qu’elle paie le total de la facture. Cette preuve peut être un reçu ou une facture dont le solde à payer affiche 0.

Remettre le formulaire de demande de remboursement

Remettez le formulaire de demande de remboursement à la personne assurée en main propre. Pour remplir votre partie du formulaire et l’imprimer, vous pouvez utiliser FacturActe ou votre logiciel de facturation. Si vous utilisez votre propre logiciel, vous devez d’abord l’imprimer, puis le remplir à la main.

Services rendus sur plusieurs jours

Vous devez remplir une demande de remboursement pour chaque jour où la personne assurée a reçu des services.

Ne jamais rembourser directement une personne assurée

Pour accélérer le remboursement d’une personne assurée, transmettez-nous la facture liée à la demande de remboursement dès que la personne assurée vous a payé les services rendus. Incitez-la aussi à nous transmettre rapidement sa demande de remboursement.

Ne remboursez jamais vous-même une personne assurée. Si vous l’avez déjà fait, informez-nous le plus rapidement possible pour que nous refusions sa demande de remboursement.

Produire une facture liée à une demande de remboursement

Vous devez produire une facture liée à la demande de remboursement d’une personne assurée. Idéalement, préparez cette facture en sa présence. Vous pouvez en même temps lui remettre le formulaire prérempli de demande de remboursement.

Vous pouvez tout de même produire votre facture liée après le départ de la personne assurée. Lorsque vous produisez la facture, indiquez clairement qu’elle est liée à une demande de remboursement.

Vous devez nous transmettre cette facture même si la personne assurée a déjà payé les services. Nous devons l’obtenir pour traiter sa demande de remboursement.

Répondre à une demande de renseignements

Nous utilisons les informations sur la personne assurée qui figurent sur votre facture liée à la demande de remboursement pour la traiter. Si nous ne recevons pas votre facture liée à la demande de remboursement, nous vous ferons parvenir une demande de renseignements pour l’obtenir. Vous aurez alors 45 jours pour nous fournir votre facture liée. Ce délai commence à la date où vous recevez une communication de notre part à ce sujet.

Si nous ne recevons pas votre facture liée, nous vous envoyons un préavis de récupération, qui vous accorde 30 jours supplémentaires, pour un total de 75 jours.

En recevant notre demande de renseignements, vérifiez les informations qui y sont inscrites. Si vous constatez que vous n’avez pas rendu les services indiqués, signalez-nous cette erreur.

Pour que la personne assurée soit remboursée rapidement, transmettez-nous votre facture liée dès que possible.

Prélèvement à même vos honoraires

Après 75 jours, nous prélèverons à même vos honoraires la somme inscrite dans la demande de remboursement dans les situations suivantes :

• Nous n’avons pas reçu votre facture liée
• Nous avons annulé votre facture parce que vous n’avez pas indiqué qu’elle était liée à une demande de remboursement

À la suite de ce prélèvement, vous pouvez toutefois nous transmettre une demande de révision.

Modifier une facture liée avec le code 10 000

À la suite d’une demande de renseignements à laquelle vous n’avez pas répondu, nous prélevons à même vos honoraires le montant équivalent à celui que nous avons remboursé à la personne assurée. Pour recevoir le montant prévu par votre entente pour ce service, vous devez modifier la facture liée dont le code de facturation est 10 000. Il s’agit d’un modèle créé pour ce type de situation.

Après avoir modifié cette facture, vous recevrez le montant prévu à votre entente pour le service rendu. Ce montant peut être inférieur ou supérieur à celui que vous avez facturé à la personne assurée.

Vérifier votre état de compte

Quand nous prélevons un montant à même vos honoraires pour compenser celui que nous avons remboursé à la personne assurée, nous l’inscrivons à votre état de compte. La récupération figure dans la section Demandes de remboursement (DR) des personnes assurées. Elle comporte les renseignements suivants :

• Quatre premières lettres du numéro d’assurance maladie de la personne remboursée
• Code de facturation 10 000
• Code de transaction TRA 22 (Demande de paiement, de remboursement, facture ou relevé d'honoraires révisé par la Régie.)

Facture annulée

Si vous transmettez une facture pour une demande de remboursement sans l’avoir liée à cette demande de remboursement, nous l’annulons. Elle apparaît alors dans la section Demande de paiement ou facture payée de votre état de compte.

Le message suivant accompagne votre facture : « Le service est refusé à la suite de la réception d’une demande de remboursement de la personne assurée » (message explicatif 2941).

Soumettre une demande de révision

Dans certaines situations, vous pouvez nous soumettre une demande de révision. C’est le cas si vous êtes dans l’une des 2 situations suivantes :

• Vous devez rectifier la facture liée que vous avez créée après son inscription sur votre état de compte.
• Vous demandez un remboursement du montant prélevé sur votre état de compte parce que vous n’avez pas rendu les services inscrits dans la demande de remboursement.