Refacturer, réviser ou annuler une demande de paiement

Conditions

Pour refacturer, faire réviser ou annuler votre demande de paiement ou de remboursement, vous devez respecter les conditions suivantes :

• Attendez obligatoirement notre décision inscrite sur l’état de compte.
• Respectez le délai de 90 jours à partir de la date de l’état de compte sur lequel figure la décision de paiement.
• Vérifiez les codes de transaction CODE TRA et de message explicatif REF. MESSAGES sur votre état de compte pour savoir quelle action poser.
• Faites seulement une refacturation ou une demande de révision ou d’annulation à la fois pour une même demande de paiement ou de remboursement.

Codes de transaction empêchant la modification ou l’annulation

Les codes de transaction suivants vous indiquent qu’il est impossible de refacturer, de réviser ou d’annuler une demande de paiement ou de remboursement, car nous n’avons pas encore terminé son traitement :

• 03 – Demande de paiement prépayée, à paraître avec le code 10, 11 ou 12. Ne pas faire de demande de révision
• 05 – Demande de paiement, facture ou relevé d’honoraires en traitement, à paraître sur un état de compte subséquent
• 50 – Demande de paiement ou facture retenue (faillite, saisie, décès, arrêt de paiement, statut d’inscription)

Communiquez avec nous si :

• Vous ne savez pas comment donner suite au message explicatif sur votre état de compte.
• Vous hésitez sur la marche à suivre pour obtenir un paiement conforme aux ententes.
• Votre demande est de nouveau refusée après une refacturation.

Révisions sans votre intervention

Nous procédons à des révisions sans demande ni démarche de votre part dans les situations suivantes :

• Révisions massives régulières de demandes de paiement, par exemple quand les parties négociantes modifient les documents officiels, dont la portée est rétroactive.

• Révisions internes automatiques lorsqu’il y a renouvellement, modification ou fermeture rétroactive d’avis de service.

Refacturer une demande

Privilégiez la refacturation, si possible, car son traitement est plus rapide. Seuls les services ayant fait l’objet d’un refus peuvent être refacturés.

La refacturation de votre demande de paiement ou de remboursement est requise dans les cas suivants :

• Si vous devez la modifier ou ajouter des renseignements pour un ou plusieurs services ayant fait l’objet d’un paiement modifié à 0 $ sur la demande initiale
• Si votre demande est annulée et que vous devez modifier des renseignements ou en ajouter à la demande initiale, selon le message explicatif

Codes de transaction

Les situations décrites ci-dessus figurent sur l’état de compte avec un des codes de transaction (CODE TRA) suivants :

• 02 : Demande de paiement ou facture payée avec modification du montant demandé ou préliminaire
• 10 : Rectification après appréciation. Déjà parue avec le code 03
• 04 : Demande de paiement ou facture annulée ou refusée
• 11 : Annulation après appréciation, à resoumettre le cas échéant. Déjà parue avec le code 03

Marche à suivre

Omni : Pour savoir comment refacturer une demande de paiement ou de remboursement, consultez la section 6.5.4 Paiement refusé en totalité de votre guide de facturation.

Chirurgien-dentiste : Pour savoir comment refacturer une demande de paiement ou de remboursement, consultez la section 4.5.4 de votre guide de facturation.

SPEC : Pour savoir comment refacturer une demande de paiement ou de remboursement, consultez la section 3.5.4 de votre guide de facturation.

Opto  : Pour savoir comment refacturer une demande de paiement ou de remboursement, consultez la section 4.5.4 de votre guide de facturation.

Pièces justificatives

Si vous devez joindre des pièces justificatives à votre demande, suivez les instructions suivantes :

• Transmettez la demande selon le mode de facturation permis : les formulaires 1215, 1216 et 3814 sont transmis uniquement par les services en ligne ou la facturation informatisée.
• Imprimez le document de facturation si vous avez utilisé le système TIP-I ou la demande de paiement ou de remboursement.
• Inscrivez sur chaque pièce justificative votrenuméro de professionnel et le numéro de contrôle externe qui figure sur la demande de paiement ou de remboursement, ou sur le document de facturation.
• Envoyez-nous ces documents aux coordonnées indiquées dans le formulaire.

Demander la révision ou l’annulation d’une demande

Vous pouvez nous demander la révision ou l’annulation d’une demande de paiement ou de remboursement. Certaines conditions s’appliquent.

Demande de révision

Vous devez nous demander une révision dans les cas suivants :

• Vous voulez nous expliquer que vous n’avez pas fait d’erreur à la suite d’un message explicatif paru sur votre état de compte soulignant une double facturation.
• Vous constatez une erreur de traitement dans votre dossier (erreur de notre firme de saisie, erreur d’inscription dans votre dossier, etc.). Dans ce cas, en plus des renseignements usuels, indiquez clairement sur votre demande de révision qu’il s’agit de notre erreur.
• Vous voulez corriger une ligne de service ou une demande de paiement déjà payée.
• Vous voulez contester un refus de paiement ou le montant reçu sans modifier les données ou encore un service déjà payé à un autre professionnel ou dispensateur.

Votre demande de paiement ou de remboursement peut porter l’un des codes de transaction (TRA) suivants :

Demande d’annulation

Si vous voulez annuler une ligne de service ou une demande de paiement transmise par erreur, vous devez faire une demande d’annulation.

Marche à suivre pour demander l’annulation ou la révision

Pour une demande de révision ou d’annulation :

• Remplissez le formulaire Demande de révision ou d’annulation.
• Faite une seule demande de paiement ou de remboursement par demande de révision ou d’annulation, à moins d’un élément commun.

Vous pouvez donc nous soumettre un ensemble de demandes de paiement ou de remboursement présentant une situation identique.

Consultez toutes les instructions pour remplir le formulaire Demande de révision ou d’annulation.

Documents à joindre

Des documents explicatifs peuvent être exigés, par exemple :

• Attestation de présence
• Notes explicatives
• Pièces justificatives pour des frais de déplacement

Certains messages explicatifs exigent aussi des documents justificatifs, comme les suivants :

• 561, 562, 565, 570, 675, 677 (tarif horaire et rémunération mixte) ainsi que 618 et 619 (services de laboratoire en établissement) indiquent que le maximum est dépassé en raison du libellé de l’acte ou du code d’activité ou en raison d’une précision administrative au tarif (demandes de paiement ou de remboursement)
• 805 et 806 (séjour de ressourcement), 705 et 707 (formation continue à tarif horaire) indiquent qu’une attestation de présence est requise

Joignez les documents explicatifs à votre demande de révision. Identifiez clairement les professionnels ou les dispensateurs concernés et inscrivez leur numéro et leur nom en lettres majuscules sous les signatures.