Compte administratif collectif
Le compte administratif collectif vous permet de mettre en commun les activités professionnelles que vos collègues et vous nous facturez au nom de votre regroupement. Dans ce but, vos démarches diffèrent selon que vous :
- faites partie d’un regroupement de professionnels de la santé;
- le représentez.
Je fais partie d’un regroupement
Si vous avez joint un regroupement, vous pouvez nous demander de verser vos honoraires dans son compte administratif collectif. Pour cela, vous devez toutefois mandater votre regroupement à recevoir vos paiements.
Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi nous demander un compte administratif individuel.
Et si je suis un actionnaire seul?
Si vous êtes le seul actionnaire de votre société par actions, vous devez ouvrir un compte administratif collectif. Pour cela, vous devez suivre les mêmes démarches que le représentant d’un regroupement de professionnels de la santé. Toutefois, pour le gérer, vous devez suivre celles du membre d’un tel regroupement.
Votre regroupement de professionnels de la santé a-t-il déjà un compte administratif collectif? Vous pouvez adhérer à ce compte.
Pour adhérer à un compte déjà existant, vous n’avez aucune condition à remplir.
Toutefois, vous devez y être autorisé par votre ordre professionnel si votre regroupement est :
- une société par actions;
- une société en nom collectif à responsabilité limitée.
Demande par Mon dossier
Restriction
Vous ne pouvez pas faire cette demande en ligne si vous faites partie :
- d’une société par actions;
- d’une société en nom collectif à responsabilité limitée.
Pour vous joindre à l’un des comptes administratifs collectifs de votre regroupement de professionnels de la santé, dans Mon dossier
, vous devez :
- sélectionner l’onglet Comptes de facturation;
- cliquer sur Associer dans la section Administratifs collectifs;
- inscrire le numéro du compte administratif collectif dans la case Numéro de compte;
- indiquer la date à partir de laquelle vous souhaitez utiliser ce compte dans la case Date d’entrée en vigueur.
Demande par formulaire
Pour nous demander de vous ajouter à l’un des comptes administratifs collectifs de votre regroupement, vous devez :
- remplir la partie 2 du formulaire Demande d’un compte administratif et avis de pratique en groupe ou en société (3006);
- y inscrire votre nom et votre numéro de professionnel (numéro à 7 chiffres);
- y préciser le nom, le numéro et l’adresse de ce compte administratif collectif;
- y indiquer la date à partir de laquelle vous souhaitez utiliser ce compte;
- signer le formulaire;
- nous le transmettre par télécopieur au 418 646-8110 ou par la poste à l’adresse suivante :
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Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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Avant d’entreprendre cette démarche, si requis, attendez d’avoir reçu l’autorisation de votre ordre professionnel.
Nous vous confirmerons par lettre votre adhésion à ce compte. Nous y préciserons à partir de quelle date vous pourrez utiliser ce numéro de compte dans vos factures.
Ai-je d’autres démarches à entreprendre?
En même temps que vous adhérez au compte de votre regroupement, vous devez aussi accorder à votre regroupement les mêmes mandats que les autres utilisateurs de ce compte. Et ce, que vous faites votre démarche par Mon dossier ou par formulaire. En effet, le cas échéant, vous devez :
Si vous faites votre demande par formulaire, veuillez tout nous transmettre en un seul envoi.
C’est gratuit pour vos 2 premiers comptes.
Et si j'ai déjà 2 comptes administratifs?
Pour ouvrir tout compte supplémentaire, vous devez payer 69,50 $ si vous avez déjà 2 comptes administratifs (individuels ou collectifs). Ces frais sont exigibles immédiatement.
De plus, des frais de gestion annuels s’appliquent à partir du 3e compte. Ces frais sont de 69,50 $. Indexés au 1er janvier, ils sont exigibles à la date anniversaire de l’ouverture du compte. Nous les prélèverons même si vous n’utilisez pas votre compte.
Comment sont-ils prélevés?
Nous déduirons ces frais de vos honoraires.
Toutefois, si vos honoraires sont insuffisants, nous vous transmettrons un avis dans votre messagerie sécurisée. Cet avis vous précisera :
- le numéro du compte administratif visé;
- le montant dû;
- les modalités de paiement.
Demande par Mon dossier
Votre demande sera traitée le jour même. Toutefois, pour la rémunération à l’acte, les modifications entreront en vigueur à 8 h le lendemain. Veuillez attendre qu’elles le soient pour nous facturer vos services dans ce compte administratif.
Demande par formulaire
Nous traiterons votre demande dans un délai de 4 à 6 semaines. Sujet à changement, ce délai débute dès que nous avons reçu votre demande.
Pour vérifier si nous sommes en train de traiter votre demande, consultez notre Tableau des dates de traitement des demandes.
Souhaitez-vous verser votre rémunération dans le compte bancaire de votre regroupement? Pour cela, vous devez accorder à votre regroupement un mandat pour recevoir le paiement.
Si vous lui accordez un tel mandat, vous serez payé au nom de votre regroupement. Ainsi, tous vos honoraires seront versés dans son compte bancaire par défaut.
D’ailleurs, vous devez le lui donner si un tel mandat est déjà associé au compte administratif collectif auquel vous adhérez. Vous devez aussi adopter le même mode de paiement que les autres utilisateurs de ce compte.
Qu’arrive-t-il sans ce mandat?
Si vous ne mandatez pas votre regroupement pour recevoir vos honoraires, nous ne pouvons pas les verser dans son compte bancaire. Vous continuerez donc à les recevoir directement. De plus, nous ne pouvons pas les inscrire dans le compte administratif collectif de votre regroupement.
Pour mandater votre regroupement, veuillez suivre la démarche.
Pour mandater votre regroupement à recevoir le paiement de vos honoraires, vous devez :
- accepter que nous versions vos honoraires au nom de votre regroupement dans son compte bancaire;
- nous fournir un compte bancaire qui a le même nom que votre regroupement.
Pour mandater votre regroupement à recevoir le paiement de vos honoraires, vous devez :
- remplir le formulaire Mandat du professionnel de la santé autorisant la Régie à faire le paiement de ses honoraires à l’ordre d’un tiers
(3004);
- y écrire le nom de votre regroupement à titre de tiers;
- signer le formulaire;
- nous le transmettre par télécopieur au 418 646-8110 ou par la poste à l’adresse suivante :
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Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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Avez-vous joint votre regroupement en même temps que d’autres professionnels de la santé? Vous pouvez nous soumettre une demande commune. Demandez aux autres professionnels de signer votre formulaire.
Et dans Mon dossier?
Un tel mandat est-il déjà accordé à votre regroupement? Si oui, quand vous adhérez à un compte déjà existant, Mon dossier vous demandera si vous voulez lui donner aussi ce mandat.
Vous devez alors l’accepter dans Mon dossier
.
Nous traiterons votre demande dans un délai de 4 à 6 semaines. Sujet à changement, ce délai débute dès que nous avons reçu votre demande.
Pour vérifier si nous sommes en train de traiter votre demande, consultez notre Tableau des dates de traitement des demandes.
Pour nous demander de verser votre rémunération par virement automatique au compte bancaire de votre regroupement, vous devez :
- remplir le formulaire Autorisation de paiement par virement bancaire (2914);
- y inscrire le numéro du compte administratif visé par la demande;
- y joindre un spécimen de chèque;
- nous transmettre le tout par télécopieur au 418 646-8110 ou par la poste à l’adresse suivante :
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Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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Nous traiterons votre demande dans un délai de 4 à 6 semaines. Sujet à changement, ce délai débute dès que nous avons reçu votre demande.
Si vous avez mandaté votre regroupement pour recevoir le paiement de vos honoraires, nous devons verser vos honoraires à son nom.
Si vous n’avez pas mandaté votre regroupement, vous recevrez vos honoraires par chèque à votre nom. Nous les transmettrons cependant à l’adresse de votre regroupement. Vous pouvez aussi nous demander de vous les verser par virement bancaire dans votre propre compte bancaire.
Si un mandat de tiers paiement est associé au compte, vous n’avez aucune démarche à faire. En effet, votre regroupement recevra vos honoraires de la même façon que ceux des autres membres.
Toutefois, vous devez accepter de lui accorder ce mandat.
Nous vous payons vos honoraires toutes les 2 semaines à votre regroupement. Chaque fois, nous produisons un état de compte pour son compte administratif collectif. Nous vous le transmettrons dans votre messagerie sécurisée.
Si vous le souhaitez, nous pouvons aussi le transmettre à votre agence de facturation. Elle le recevra directement dans son logiciel de facturation.
Transmission d’un état de compte par la poste
Même si vous recevez votre état de compte uniquement par votre messagerie sécurisée (sans l'envoi à votre agence), assurez-vous de maintenir l’adresse de transmission de votre état de compte à jour. Nous pouvons encore poster un état de compte dans les 3 situations suivantes :
- votre solde est négatif;
- nous devons le transmettre à la succession d'un professionnel décédé;
- vous nous l'avez demandé.
En tout temps, vous pouvez
vérifier ou modifier l’adresse de transmission de votre état de compte.
Vous pouvez mandater un ou plusieurs de vos employés à signer vos factures, entre autres tâches.
Selon votre situation, vous pouvez aussi confier cette tâche à votre conjoint ou à toute autre personne qui s’occupe de votre facturation.
Puis-je mandater mon agence?
Vous ne pouvez pas désigner comme mandataire votre agence de facturation. Toutefois, vous pouvez mandater ses employés.
Pour mandater quelqu’un pour signer vos factures, vous devez :
- remplir le formulaire Mandat des professionnels de la santé autorisant un tiers à signer leurs relevés d’honoraires ou leurs demandes de paiement (3005);
- y inscrire votre nom et votre numéro de professionnel;
- fournir l’information sur votre regroupement, le cas échéant;
- y préciser le nom et les coordonnées de la personne qui signera vos factures;
- le signer et le faire signer par la personne qui signera vos factures;
- nous le transmettre par télécopieur au 418 646-8110 ou par la poste à l’adresse suivante :
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Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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Vous pouvez remplir ce formulaire de façon conjointe avec les autres membres de votre regroupement. Vous pouvez aussi y désigner plusieurs personnes comme mandataires.
Nous traiterons votre demande dans un délai de 4 à 6 semaines. Sujet à changement, ce délai débute dès que nous avons reçu votre demande.
Pour vérifier si nous sommes en train de traiter votre demande, consultez notre Tableau des dates de traitement des demandes.
Si vous avez plus d’un compte administratif, vous pouvez décider quelle facture sera comptabilisée dans chacun.
Facture
Pour choisir dans quel compte sera inscrite votre facture, vous devez inscrire le numéro du compte administratif voulu dans le champ No du groupe de votre facture.
FacturActe
Dans FacturActe, sélectionnez le compte où vous souhaitez faire inscrire la facture.
Demande par Mon dossier
Pour vous retirer d’un compte administratif collectif, dans Mon dossier, vous devez :
- sélectionner l’onglet Comptes de facturation;
- cliquer sur le numéro du compte que vous désirez fermer;
- cliquer sur Terminer l’adhésion au compte.
Par défaut, la date du jour s’affichera. Vous pouvez la remplacer par une nouvelle. Vous pouvez indiquer la date d’aujourd’hui ou une date future, mais pas une date dans le passé.
Demande par lettre ou courriel sécurisé
Vous pouvez aussi nous aviser de votre intention par lettre ou par courriel dans votre messagerie sécurisée. Prenez soin d’y inscrire :
- votre nom;
- votre numéro de professionnel;
- le nom et le numéro du compte dont vous voulez vous retirer;
- la date de fin d’utilisation que vous souhaitez;
- votre signature.
Comme date de fin, vous pouvez indiquer le jour même où vous rédigez votre communication ou une date future.
Si vous le faites par lettre, transmettez-la-nous par télécopieur au 418 646-8110 ou par la poste à l’adresse suivante :
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Service de l’admissibilité, du paiement et de la révision
Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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Nous vous confirmerons par lettre ou courriel que votre demande a été traitée.
C’est gratuit.
Et les frais de gestion?
Avez-vous 3 comptes ou plus? Même si vous en fermez un en cours d’année, vous devez quand même payer les frais de gestion de ce compte pour toute l’année. En effet, ils sont annuels.
Demande par Mon dossier
C’est immédiat.
Demande par lettre ou courriel sécurisé
Nous traiterons votre demande dans un délai de 4 à 6 semaines. Sujet à changement, ce délai débute dès que nous avons reçu votre demande.
Pour vérifier si nous sommes en train de traiter votre demande, consultez notre Tableau des dates de traitement des demandes.
Dans certaines situations, vous pouvez nous demander de mettre fin au virement automatique de vos honoraires dans le compte bancaire de votre regroupement. C’est notamment le cas si vous le quittez.
Vous suivrez une démarche un peu différente s’il a un mandat de tiers paiement.
Regroupement sans mandat de tiers paiement
Pour mettre fin au virement automatique de votre rémunération dans le compte bancaire de votre regroupement, vous devez :
- nous écrire une lettre;
- y préciser, notamment
- votre nom,
- votre numéro de professionnel,
- le numéro de votre regroupement,
- le numéro de son compte bancaire;
- la signer et la dater;
- nous la poster à l’adresse suivante
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Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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Regroupement avec tiers paiement
Avez-vous quitté votre regroupement? Si oui, vous pouvez nous demander de mettre fin au virement de votre rémunération dans son compte bancaire. Pour cela, veuillez :
- nous écrire une lettre;
- y préciser, notamment
- votre nom,
- votre numéro de professionnel,
- le numéro de votre regroupement,
- le numéro de son compte bancaire,
- la date où vous quittez votre regroupement;
- la faire signer par tous les membres de votre ancien regroupement;
- la signer et la dater;
- nous la poster à l’adresse suivante
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Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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Et si je n’ai pas quitté mon regroupement?
Si votre regroupement a un mandat de tiers paiement, ses membres doivent tous avoir le même mode de paiement. Nous ne pourrons pas accepter votre demande.
Vous pouvez mettre fin à votre virement automatique en tout temps.
Nous traiterons votre demande dans un délai de 4 à 6 semaines. Sujet à changement, ce délai débute dès que nous avons reçu votre demande.
Je représente un regroupement dont je suis membre
Êtes-vous le représentant de votre regroupement? Voici vos démarches pour, notamment, créer et gérer un compte administratif collectif propre à votre regroupement.
Pour ouvrir un compte administratif collectif, vous n’avez aucune condition à remplir.
Toutefois, vous devez y être autorisé par votre ordre professionnel si votre regroupement est :
- une société par actions;
- une société en nom collectif à responsabilité limitée.
Pour ouvrir un compte administratif collectif, vous devez :
- remplir la partie 1 du formulaire Demande d’un compte administratif et avis de pratique en groupe ou en société (3006);
- signer le formulaire et, s’il y a lieu, le faire signer par tous les autres demandeurs;
- nous le transmettre par télécopieur au 418 646-8110 ou par la poste à l’adresse suivante :
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Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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Avant d’entreprendre cette démarche, si requis, attendez d’avoir reçu l’autorisation de votre ordre professionnel.
Vous recevrez alors un numéro de compte administratif.
Nous vous le confirmerons par lettre à l’adresse que vous fournirez dans votre demande.
C’est gratuit pour vos 2 premiers comptes.
Et les frais de gestion?
Avez-vous 3 comptes ou plus? Même si vous en fermez un en cours d’année, vous devez quand même payer les frais de gestion de ce compte pour toute l’année. En effet, ils sont annuels.
Nous traiterons votre demande dans un délai de 4 à 6 semaines. Sujet à changement, ce délai débute dès que nous avons reçu votre demande.
Pour vérifier si nous sommes en train de traiter votre demande, consultez notre Tableau des dates de traitement des demandes.
Toutes les 2 semaines, nous payons à votre regroupement les honoraires de ses membres. Chaque fois, nous produisons un état de compte pour son compte administratif collectif. Nous le transmettrons dans la messagerie sécurisée de tous les membres de votre regroupement. Nous pouvons aussi l’envoyer à votre agence de facturation, qui le recevra directement dans son logiciel de facturation (par télécommunication).
Transmission d’un état de compte par la poste
Même si chaque membre de votre regroupement reçoit son état de compte par sa messagerie sécurisée, il doit maintenir à jour l’adresse de transmission de son état de compte. Nous pouvons encore poster un état de compte dans les 3 situations suivantes :
- son solde est négatif;
- nous devons le transmettre à la succession d'un professionnel décédé;
- il nous l'a demandé.
Nous traiterons votre demande dans un délai de 4 à 6 semaines. Sujet à changement, ce délai débute dès que nous avons reçu votre demande.
Voulez-vous changer le compte bancaire où nous versons la rémunération des membres de votre regroupement? Pour cela, vous devez nous en aviser.
Pour changer le compte bancaire de votre regroupement, vous devez :
- remplir le formulaire Autorisation de paiement par virement bancaire (2914);
- sous Identité du demandeur, inscrire :
- le nom de votre compte administratif collectif,
- son numéro,
- les coordonnées de votre regroupement;
- cocher Facturation en utilisant le ou les numéros de compte administratif suivants;
- sous Autorisation, vos associés et vous devez :
- inscrire votre nom en majuscules,
- indiquer votre numéro de professionnel,
- signer et dater le formulaire;
- y joindre un spécimen de chèque du compte bancaire de votre regroupement ou faire remplir la Section réservée à l’établissement financier par son institution financière;
- nous transmettre le tout par télécopieur au 418 646-8110 ou par la poste à l’adresse suivante :
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Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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Assurez-vous de donner le nom exact de votre regroupement à son compte bancaire.
Que dois-je faire si le compte de mon regroupement a été fraudé?
Si le compte bancaire de votre regroupement a été fraudé, communiquez immédiatement avec votre institution financière. Elle pourra peut-être bloquer la transaction frauduleuse.
Suivez soigneusement ses recommandations.
Si vous devez remplacer votre compte bancaire, avisez-nous du changement par formulaire. Suivez la démarche pour remplacer votre compte bancaire que nous venons de vous donner.
Avisez-nous dès que possible.
Nous traiterons votre demande dans un délai de 4 à 6 semaines. Sujet à changement, ce délai débute dès que nous avons reçu votre demande.
Les membres de votre regroupement versent-ils leurs honoraires par virement automatique dans le compte bancaire de votre regroupement? Si oui, avisez-nous si vous le changez d’institution financière.
Pour changer d’institution financière, vous devez :
- remplir le formulaire Autorisation de paiement par virement bancaire (2914);
- sous Identité du demandeur, inscrire :
- le nom de votre compte administratif collectif,
- son numéro,
- les coordonnées de votre regroupement;
- cocher Facturation en utilisant le ou les numéros de compte administratif suivants;
- sous Autorisation, vos associés et vous devez :
- inscrire votre nom en majuscules,
- indiquer votre numéro de professionnel,
- signer et dater le formulaire;
- y joindre un spécimen de chèque du compte bancaire de votre regroupement ou faire remplir Section réservée à l’établissement financier par son institution financière;
- nous transmettre le tout par télécopieur au 418 646-8110 ou par la poste à l’adresse suivante :
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Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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Assurez-vous de donner le nom exact de votre regroupement à son compte bancaire.
Avisez-nous dès que possible.
Nous traiterons votre demande dans un délai de 4 à 6 semaines. Sujet à changement, ce délai débute dès que nous avons reçu votre demande.
Est-ce que votre regroupement reçoit ses honoraires par chèque? Si oui, vous pouvez modifier l’adresse où lui est posté son chèque.
Pour nous demander le changement d’adresse de paiement d’un compte administratif collectif, vous devez être membre du regroupement qui le détient.
Vous pouvez aussi confier cette tâche à un mandataire autorisé. Ce dernier peut être un membre de votre personnel administratif ou de votre agence de facturation.
Pour changer l’adresse de paiement d’un compte administratif collectif, vous devez :
- rédiger une lettre dans laquelle vous préciserez :
- la nouvelle adresse de paiement,
- la date où le changement entre en vigueur,
- le nom et le numéro du compte administratif visé;
- signer la lettre et la faire signer par tous les professionnels inscrits à ce compte collectif;
- nous la transmettre par lettre par télécopieur au 418 646-8110 ou par la poste à l’adresse suivante :
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Service de l’admissibilité, du paiement et de la révision
Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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Vous ne pouvez pas faire ce changement d’adresse dans Mon dossier.
Et si je suis un actionnaire seul?
Vous pouvez avoir un compte administratif même si vous êtes le seul actionnaire de votre société. Pour changer votre adresse de paiement, informez-nous de votre nouvelle adresse de paiement par la messagerie sécurisée.
Avisez-nous dès que possible.
Nous traiterons votre demande dans un délai de 4 à 6 semaines. Sujet à changement, ce délai débute dès que nous avons reçu votre demande.
Techniquement, vous ne pouvez pas fermer un compte administratif collectif. Vous pouvez seulement vous en retirer.
Votre compte sera considéré comme fermé quand il n’aura plus d’utilisateur. Même fermé, il sera encore visible dans votre dossier, où vous verrez ses dates de début et de fin. Il sera aussi accessible dans Mon dossier.
Demande par Mon dossier
De façon individuelle, vous pouvez vous retirer d’un compte administratif collectif.
Demande par lettre
Vous pouvez nous demander par lettre le retrait de tous les utilisateurs du compte. Pour cela, prenez soin :
- d’y inscrire le nom et le numéro du compte que vous voulez fermer;
- d’y préciser la date de fin d’utilisation que vous souhaitez;
- de la faire signer par tous les utilisateurs du compte administratif collectif.
Veuillez nous transmettre votre lettre par télécopieur au 418 646-8110 ou par la poste à l’adresse suivante :
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Service de l’admissibilité, du paiement et de la révision
Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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Et s’il reste des utilisateurs dans le compte?
Si vous faites votre demande par lettre, nous aviserons l’administrateur du compte s’il reste des utilisateurs. À ce moment, il peut nous confirmer par lettre s’il veut les retirer de ce compte.
C’est gratuit.
Et les frais de gestion?
Avez-vous 3 comptes ou plus? Même si vous en fermez un en cours d’année, vous devez quand même payer les frais de gestion de ce compte pour toute l’année. En effet, ils sont annuels.
Nous traiterons votre demande dans un délai de 4 à 6 semaines. Sujet à changement, ce délai débute dès que nous avons reçu votre demande.
Pour vérifier si nous sommes en train de traiter votre demande, consultez notre Tableau des dates de traitement des demandes.
Responsabilité professionnelle
En tout temps, vous êtes responsable des services que vous nous facturez. Ainsi, utiliser un compte administratif collectif ne modifie pas votre responsabilité professionnelle.