Grâce au programme de procréation médicalement assistée (PMA), une femme et, le cas échéant, son partenaire peuvent être couverts, sous certaines conditions
, par l’assurance maladie dans leur projet d’avoir un enfant. S’ils le sont, vous devez nous facturer vos services.
Si vous travaillez pour un centre de procréation assistée (CPA) autorisé à participer au programme de PMA, vous pouvez effectuer certaines tâches liées à ce programme.
Préadmissibilité
Avant de créer un projet de procréation assistée, vous pouvez effectuer quelques démarches préalables.
Avant de recevoir les patients, vous pouvez vérifier s’ils ont déjà participé à un projet de PMA dans le cadre de l’actuel programme de PMA.
Vous pourrez ainsi établir rapidement si un médecin peut leur proposer de participer au programme. En effet, chacun a droit à un seul projet dans ce programme.
Pour vérifier si un projet existe déjà pour l’un ou l’autre des patients, vous devez :
- accéder à Procréation médicalement assistée – Gestion de l’admissibilité;
- dans le menu Procréation médicalement assistée, cliquer sur Rechercher un projet;
- inscrire le numéro d’assurance maladie de l’un des patients dans le champ à cette fin;
- cliquer sur Rechercher un projet.
Faites ensuite la même recherche avec le numéro d’assurance maladie de l’autre patient, le cas échéant.
Vous pouvez faire cette vérification en tout temps.
Avant de recevoir les patients, vous pouvez aussi vérifier s’ils sont préadmissibles au programme de PMA. Cette préadmissibilité repose sur 3 critères :
- l’âge de chaque patient;
- sa couverture par le régime d’assurance maladie du Québec;
- l’absence de tout projet déjà existant à son nom dans le cadre de ce programme.
Dans Procréation médicalement assistée – Gestion de l’admissibilité, vous pouvez vérifier la préadmissibilité d’un patient à la fois. Pour cela, vous devez :
- dans le menu Procréation médicalement assistée, cliquer sur Vérifier la préadmissibilité;
- inscrire le numéro d’assurance maladie du patient dans le champ à cette fin;
- cliquer sur Vérifier la préadmissibilité.
Le service en ligne vous indiquera si, oui ou non, le patient est préadmissible. Si la réponse est non, il vous donnera la raison du refus.
Avant que le médecin commence tout projet, vous devez vérifier si le ou les patients sont préadmissibles.
Tenue du projet
Une fois la préadmissibilité vérifiée, vous pouvez collaborer avec le médecin au projet de procréation assistée. En son nom, vous pouvez aussi effectuer différentes démarches dans notre service en ligne au cours de celui-ci.
À la demande du médecin, vous pouvez créer en son nom le projet de procréation médicalement assistée dans notre service en ligne. Vous vérifierez ainsi si le ou les patients sont bien admissibles au programme de PMA. En effet, même s’ils sont chacun préadmissibles au programme, ils peuvent ne pas y être admissibles ensemble. C’est notamment le cas si aucun patient en couple n’a un diagnostic d'infertilité, entre autres critères d'admissibilité.
Pour créer un projet au nom du médecin dans Procréation médicalement assistée – Gestion de l’admissibilité, vous devez :
- modifier votre contexte de dispensation pour le nom du médecin;
- dans le menu Procréation médicalement assistée, cliquer sur Créer un projet;
- cliquer sur le bouton Ajouter un participant;
- sous Rôle, s’assurer que la case Membre est cochée (elle l’est normalement par défaut);
- inscrire le numéro d’assurance maladie du patient dans le champ à cette fin;
- cliquer sur Rechercher le participant.
Répétez ensuite cette démarche pour ajouter le conjoint, lorsque requis.
Si nécessaire, vous pouvez ensuite :
- modifier les conditions médicales des patients;
- rectifier le sexe inscrit à leur dossier par leur sexe biologique.
Une fois fait, cliquez sur le bouton Inscrire le projet pour créer le projet dans le service en ligne.
Une fois que le service en ligne aura établi si le ou les patients sont admissibles, vous devrez obtenir leur engagement, puis le confirmer dans notre service en ligne. Dès que le ou les engagements seront confirmés, vous pourrez ajouter des services au projet.
Si le service en ligne vous avertit qu'un des patients a déjà été refusé dans le passé, vous pouvez vérifier si le patient visé est maintenant admissible. Si oui, vous pourrez confirmer l'inscription du projet.
Modifier les conditions médicales
Une fois l’information du patient affichée à l’écran, vous pouvez modifier ses conditions médicales, si nécessaire. Pour cela, veuillez :
- cliquer sur Modifier dans l’information du patient;
- sous Condition médicale, cocher la case appropriée parmi les suivantes :
- Infertilité,
- Incapacité à se reproduire,
- Stérilisation volontaire;
- cliquer sur Ajouter le participant pour enregistrer les modifications.
Rectifier le sexe au dossier
Une fois l’information du patient affichée à l’écran, vous pouvez modifier le sexe indiqué au dossier par le sexe biologique du patient, si nécessaire. Pour cela, veuillez :
- cliquer sur Modifier dans l’information du patient;
- sous Sexe biologique, cocher Féminin ou Masculin;
- cliquer sur Ajouter le participant pour enregistrer les modifications.
Pourquoi corriger le sexe au dossier du patient?
Dans notre service en ligne, le sexe indiqué au dossier peut être celui auquel le patient s’associe, et non celui qu’il avait à la naissance. Ainsi, si l’un des patients est trans et qu’il n’a pas été opéré, il pourrait être admissible au programme de PMA. Il pourra alors obtenir les services propres à son sexe biologique.
Vous devez créer le projet avant que le médecin donne un service à l’un des patients.
Quand vous créez un projet, un message informatif peut s’afficher pour vous aviser qu’un patient a un historique de refus. Vous pouvez consulter cet historique pour prendre connaissance de la raison du refus.
Si la situation est réglée ou concernait un ancien conjoint, vous pouvez inscrire le projet. Pour cela, cliquez sur le bouton Inscrire le projet dans le message informatif.
Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton Ne pas inscrire le projet. Cochez ensuite la raison pour laquelle vous avez décidé de ne pas inscrire le projet.
Si le ou les patients sont déclarés admissibles, vous devez obtenir leur engagement envers le programme.
De plus, chaque patient s’engage à aviser son médecin :
- de tout changement à sa situation;
- de toute naissance grâce au programme de PMA.
Une fois leur engagement obtenu, vous devrez le confirmer dans le projet pour terminer sa création.
Vous devez obtenir l'engagement de chaque patient, qu'il soit seul ou en couple. Pour cela, vous devez :
- remettre à chacun le formulaire Engagement – Services de procréation médicalement assistée (4494);
- lui demander de le remplir, puis de le signer et de le dater;
- signer et dater le formulaire;
- le déposer dans le dossier du patient.
Chaque patient doit remplir son propre formulaire.
Vous devez obtenir l’engagement du ou des patients avant que le médecin leur rende tout service de procréation médicalement assistée. Dans ce but, vous pouvez leur remettre le formulaire d’engagement lors d’une visite ou avant leur 1er service.
Le médecin peut offrir des services de procréation médicalement assistée à son ou ses patients dès qu’ils vous ont remis leur formulaire d’engagement.
Pendant la création du projet, vous devez confirmer l’engagement du ou des patients.
Pour cela, dans Procréation médicalement assistée – Gestion de l’admissibilité, vous devez :
- cliquer sur le bouton Inscrire le projet;
- dans la fenêtre Confirmer l’engagement, sélectionner la date où le patient a signé son formulaire sous Date de la signature de l’engagement;
- cliquer sur Confirmer l’engagement.
Contraintes sur la date à inscrire
Sous Date de la signature de l’engagement, vous pouvez sélectionner une date avant ou après celle où vous avez créé le projet. Toutefois, veuillez inscrire le 17 décembre 2021 si le formulaire a été signé le 16 décembre 2021 ou avant. En effet, vous ne pouvez pas saisir une date qui serait antérieure à l’implantation de notre service en ligne.
Une fois que vous avez confirmé l’engagement de tous les patients qui participent à un projet, vous aurez accès à 2 nouveaux onglets :
- Services;
- Historique des demandes.
L’information sur le ou les patients demeurera visible dans un 3e onglet du projet, intitulé Participants. Cet onglet vous servira à :
Onglet Services
Dans l’onglet Services, vous pouvez :
Vous pouvez aussi y consulter l’un ou l’autre des services que le médecin a inscrits pour ces patients. Vous y verrez aussi le statut du service, qui peut être autorisé, annulé ou rendu.
Onglet Historique des demandes
Dans l’onglet Historique des demandes, vous aurez une meilleure vue d’ensemble des demandes d’autorisation que vous avez soumises pour ce projet. Vous y verrez aussi leur statut (acceptée ou refusée).
Avant de rendre un service à un patient ou à un donneur, le médecin doit le faire autoriser dans notre service en ligne. Vous vous assurez ainsi :
- que le patient a bien droit au service;
- que nous le paierons ce service.
Vous pouvez faire cette démarche pour lui, en son nom.
Si le service est autorisé, il obtiendra automatiquement un numéro d’autorisation, qui est propre à chaque service autorisé. Il devra l'inscrire dans sa facture.
Si le service est refusé, le service en ligne vous donnera la raison du refus.
Aucune condition n’est à remplir.
Dois-je confirmer qu'un service est rendu avant d’en faire autoriser un autre?
Non, vous n’avez pas besoin d’attendre : vous pouvez nous demander de vous autoriser plusieurs services en même temps. Notre service en ligne vous permet de les ajouter au projet sans y confirmer si le médecin a rendu un service.
Cependant, prenez soin d’y annuler tout service que le médecin n'a pas rendu après l’avoir fait autoriser.
Et pour les embryons?
Dans le cas d’un transfert d’embryons, vous pouvez nous demander un seul service à la fois.
Pour faire autoriser un service au nom d'un médecin dans Procréation médicalement assistée – Gestion de l’admissibilité, vous devez :
- modifier votre contexte de dispensation pour le nom du médecin;
- accéder à l’onglet Services;
- cliquer sur Autoriser un service;
- dans le menu déroulant Participants, sélectionner le patient ou le donneur qui recevra le service;
- cliquer sur le bouton du parcours voulu (insémination artificielle, fécondation in vitro, transfert d’embryons congelés);
- sous Début de la période d’autorisation, sélectionner la date voulue;
- sous Services, cocher le ou les services à autoriser;
- cliquer sur le bouton Soumettre la demande.
Quelle date inscrire?
Pour la période d’autorisation, vous pouvez inscrire la date du jour ou une date antérieure. Si vous optez pour une date antérieure, vous devez respecter 2 contraintes :
- vous pouvez reculer de maximum 90 jours à partir de la date du jour;
- si l’engagement date de moins de 90 jours, vous devez considérer la date où il a été signé comme limite dans le temps.
Ainsi, si un couple s’est engagé au programme il y a 15 jours, vous pouvez reculer de seulement 15 jours.
Vous avez 90 jours pour faire autoriser un service à partir de la date du jour.
Si le service est autorisé, notre service en ligne accorde automatiquement une période d’autorisation au médecin. Celle-ci peut varier selon différents facteurs, par exemple l’âge de la patiente.
Pour connaître la période de validité, veuillez consulter le service dans notre service en ligne.
Une fois le service autorisé, le médecin peut le rendre. Sinon, prenez soin de l’annuler dans le service en ligne.
Pour annuler un service, vous devez ne pas avoir modifié son statut pour Rendu.
Vous pouvez annuler un service en tout temps.
Une fois le service rendu par le médecin, vous devez le confirmer dans notre service en ligne. Vous lui assurez ainsi d’avoir une meilleure vue d’ensemble du projet.
Vous pouvez confirmer un service jusqu’à ce que nous traitions la facture du médecin qui l'a rendu. À ce moment, notre système de facturation modifiera automatiquement le statut du service dans le dossier de ses patients.
Puis-je laisser votre système gérer ses services?
Même si notre système de facturation peut modifier le statut des services que le médecin nous facture, nous vous recommandons de gérer vous-même leur statut. Ainsi, vous suivrez mieux le projet de ses patients.
Gestion du projet
Selon la nature du projet, vous pouvez y apporter certaines modifications, par exemple ajouter une donneuse d’ovules ou des embryons. Vous les ferez au nom du médecin.
Si nécessaire, au nom du médecin, vous pouvez modifier l’information d’un patient pendant le projet de procréation assistée. En effet, vous pouvez changer :
- les conditions médicales;
- le sexe biologique;
- la date de l’engagement.
Vous pouvez modifier l’information d’un patient en tout temps.
Vous pouvez ajouter un membre dans un projet nouvellement créé.
Vous effectuerez cette action au nom du médecin.
Vous pouvez ajouter un membre dans un projet si ce dernier ne contient qu’un seul membre et qu’aucun service ne lui a été autorisé ou rendu.
Pour ajouter un membre à un projet dans Procréation médicalement assistée – Gestion de l’admissibilité, vous devez :
- modifier votre contexte de dispensation pour le nom du médecin;
- dans le menu Procréation médicalement assistée, cliquer sur Rechercher un projet;
- inscrire le numéro d’assurance maladie du membre qui est dans le projet où vous voulez ajouter un nouveau membre dans le champ à cette fin;
- cliquer sur le bouton Rechercher un projet;
- déterminer le projet où vous voulez ajouter le membre et cliquer sur le bouton Consulter le projet;
- cliquer sur le bouton Ajouter un participant;
- sous Rôle, cocher la case Membre;
- inscrire le numéro d’assurance maladie du nouveau membre dans le champ à cette fin;
- cliquer sur le bouton Rechercher le participant;
- inscrire les conditions médicales du patient et, s’il y a lieu, rectifier le sexe inscrit à leur dossier par leur sexe biologique;
- cliquer sur le bouton Ajouter le membre.
Vous pouvez ajouter un membre en tout temps. Toutefois, consultez les conditions qui s’appliquent.
Dès que vous avez créé le projet de procréation assistée, vous pouvez y ajouter un ou plusieurs donneurs. Ces derniers peuvent fournir du sperme ou des ovules.
Vous pouvez ajouter autant de donneurs que nécessaire : leur nombre n’est pas limité.
Vous effectuerez cette action au nom du médecin.
Une fois le projet créé, vous pouvez ajouter un donneur en tout temps.
Vous pouvez supprimer un donneur de sperme ou d’ovules dans un projet. Ce pourrait être le cas, par exemple, où vous avez ajouté un donneur dans un projet par erreur alors qu’il aurait dû être membre dans ce projet.
Vous effectuerez cette action au nom du médecin.
Vous pouvez supprimer un donneur à condition qu’il :
- n’a pas de service autorisé ou rendu dans le projet;
- n’a pas été sélectionné comme donneur d’un service à un membre dans le projet.
Vous pouvez supprimer un donneur en tout temps. Toutefois, consultez les conditions qui s’appliquent.
Si le médecin choisit la fécondation in vitro (FIV) ou le transfert d’embryons congelés pour sa patiente, vous pouvez ajouter des embryons au projet et suivre leur utilisation. Selon le parcours choisi, ces embryons peuvent être déjà existants ou non.
Dans Procréation médicalement assistée – Gestion de l’admissibilité, vous pouvez ajouter des embryons ou suivre leur utilisation au nom du médecin. Pour cela, vous devez effectuer une démarche différente selon votre situation.
Ajouter des embryons dans un cycle de FIV
Pour ajouter des embryons que le médecin vient de produire, vous devez :
- modifier votre contexte de dispensation pour le nom du médecin;
- accéder à l’onglet Services;
- cliquer sur Ajouter le nombre d’embryons;
- sous Nombre d’embryons créés, inscrire le nombre d’embryons à ajouter;
- dans le menu déroulant sous Provenance des gamètes masculins, préciser la provenance du sperme (p. ex. le conjoint, un donneur);
- cliquer sur Continuer pour enregistrer vos modifications.
Ajouter des embryons déjà existants (transfert d’embryons congelés)
Pour ajouter des embryons congelés qui ont été produits en dehors du programme de PMA, vous devez :
- modifier votre contexte de dispensation pour le nom du médecin;
- accéder à l’onglet Services;
- cliquer sur Ajouter le nombre d’embryons;
- sous Nombre d’embryons créés, inscrire le nombre d’embryons à ajouter;
- cocher la case Pour service résiduaire;
- cliquer sur Continuer pour enregistrer vos modifications.
Suivre l’utilisation des embryons
Dans le projet, vous devez indiquer le nombre d’embryons que le médecin a transférés et ceux inutilisables. Pour cela, vous devez :
- modifier votre contexte de dispensation pour le nom du médecin;
- accéder à l’onglet Services;
- cliquer sur Gérer;
- dans la fenêtre Gérer les embryons inutilisables, sélectionner 1 ou 2, selon le nombre d’embryons inutilisables;
- cliquer sur Enregistrer.
Corriger le nombre d’embryons transférés ou inutilisables
Pour corriger le nombre d’embryons inutilisables, vous devez :
- modifier votre contexte de dispensation pour le nom du médecin;
- dans la fenêtre Gérer les embryons inutilisables, cliquer sur Supprimer sous Historique des embryons inutilisables;
- cliquer sur Enregistrer.
Dans le service en ligne, vous pouvez :
- ajouter des embryons une seule fois dans un projet;
- y indiquer le nombre d’embryons inutilisables en tout temps.
Certaines conditions viennent toutefois limiter vos actions, comme l’âge de la patiente et le nombre de cycles de FIV autorisés.
Lorsqu’un patient vous informe de la naissance de son bébé, vous devez le déclarer dans le parcours d’insémination artificielle de votre patient. Cette déclaration permettra à votre patient de commencer un nouveau parcours en insémination artificielle.
Vous effectuerez cette action au nom du médecin.
Vous pouvez déclarer une naissance à condition qu’au moins un service d’insémination artificielle ait été rendu dans le parcours Insémination artificielle de votre patient.
Pour déclarer une naissance vivante au nom du médecin dans Procréation médicalement assistée – Gestion de l’admissibilité, vous devez :
- modifier votre contexte de dispensation pour le nom du médecin;
- accéder à l’onglet Services;
- ouvrir le parcours Insémination artificielle;
- cliquer sur le bouton Déclarer une naissance vivante;
- sous Date de naissance, sélectionner la date voulue;
- cliquer sur le bouton Déclarer une naissance vivante.
Naissances multiples
En cas de naissance multiple, vous devez saisir une seule date de naissance.
Vous pouvez déclarer une naissance vivante en tout temps dans un parcours pourvu qu’au moins un service d’insémination artificielle ait été rendu.
C’est immédiat.
Prenez soin de préciser dans notre service en ligne :
- le lieu où le médecin a dispensé ses services;
- la personne au nom de qui vous y inscrivez de l’information (un médecin ou vous-même).
Pour cela, dans Procréation médicalement assistée – Gestion de l’admissibilité, vous devez :
- ouvrir la bande déroulante où est inscrit votre nom;
- cliquer sur Changer le contexte de dispensation;
- dans le menu déroulant sous Lieu de dispensation, sélectionner le CPA voulu;
- dans le menu déroulant sous Personne pour laquelle vous désirez faire les actions, sélectionner votre nom ou celui du médecin désiré;
- cliquer sur Continuer.
Communiquez avec nous pour obtenir de l’assistance avec le service en ligne. C’est notamment le cas si :
- vous avez confirmé par erreur un service;
- vous voulez corriger le nombre d’embryons.