Compte administratif individuel
Dans cette page
Nous pouvons répartir l’information de votre facturation personnelle par activités professionnelles ou par lieu de pratique. Pour cela, vous devez nous demander un ou plusieurs comptes administratifs individuels. Un tel compte est un numéro qui vous sert à établir sur quel état de compte paraîtra votre facture.
Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi nous demander un compte administratif collectif.
Votre compte administratif individuel contient des éléments qui lui sont propres :
- Mode de paiement
- Adresse de correspondance, qui peut être différente de celle de votre compte de finances personnelles et de vos autres comptes administratifs
- État de compte
- Façon de transmettre votre facturation (exemple : par une agence de facturation ou par les services en ligne)
- Personnes autorisées à signer vos documents liés à sa facturation
Ces éléments peuvent être différents d’un compte à l’autre.
Responsabilité professionnelle
En tout temps, vous êtes responsable des services que vous nous facturez. Ainsi, utiliser un compte administratif individuel ne modifie pas votre responsabilité professionnelle.
Ouvrir un compte administratif individuel
Vous pouvez ouvrir un compte administratif individuel par le service en ligne Mon dossier ou par formulaire.
Êtes-vous le seul actionnaire de votre société par actions?
Si vous êtes le seul actionnaire de votre société par actions, vous ne pouvez pas ouvrir un compte administratif individuel. Vous devez plutôt ouvrir un compte administratif collectif.
Démarche par nos services en ligne
Voici la démarche pour ouvrir un compte administratif individuel dans Mon dossier
:
- Sélectionnez l’onglet Comptes de facturation
- Cliquez sur Ajouter dans la section Administratifs individuels
- Sélectionnez votre mode de paiement (virement automatique ou chèque)
- Choisissez la façon dont vous nous transmettrez votre facturation. Si vous ne faites pas affaire avec une agence, choisissez Je ne m’accrédite pas pour le moment
- Choisissez le mode de réception de vos états de compte et s’il y a lieu, inscrivez les coordonnées liées à ce mode
- Saisissez la date de début d’utilisation du compte dans la case Date d’entrée en vigueur
- Cliquez sur Enregistrer
Vous recevrez alors un numéro de compte administratif. Il s’affichera dans Mon dossier quand l’ouverture de votre compte vous sera confirmée. Si vous facturez à l’acte, vous ne pourrez l’utiliser que le lendemain à partir de 8 h.
Vous seul pouvez utiliser ce numéro.
Démarche par formulaire
Répondez à quelques questions pour créer un formulaire sur mesure pour ouvrir un compte administratif individuel.
Dans ce formulaire, vous devez :
- Choisir votre mode de paiement (virement automatique ou chèque)
- Déterminer la façon dont vous nous transmettrez votre facturation (exemples : faire affaire avec une agence ou utiliser les services en ligne)
- Indiquer si vous autorisez une ou des personnes à signer des documents liés à votre facturation
Une fois que vous aurez rempli et signer ce formulaire, transmettez-le-nous par télécopieur au 418 646-8110 ou par la poste à l’adresse suivante :
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Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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Nous traiterons votre formulaire dans un délai de 4 à 6 semaines. Vous recevrez alors un numéro de compte administratif. Nous vous le confirmerons par lettre à l'adresse de correspondance de votre compte administratif individuel. Vous seul pouvez utiliser ce numéro de compte.
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Choisir les factures qui seront comptabilisées dans votre compte administratif individuel
Si vous désirez que vos factures soient comptabilisées dans votre compte administratif individuel, vous devez nous l’indiquer lors de votre facturation.
Si vous avez plus d’un compte administratif, vous pouvez décider quelle facture sera comptabilisée dans chacun.
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Modifier votre compte administratif individuel
Vous pouvez modifier des éléments de votre compte administratif individuel par Mon dossier ou par formulaire.
Une demande effectuée par nos services en ligne est habituellement traitée instantanément alors que le traitement par formulaire peut prendre entre 4 à 6 semaines.
Demande par service en ligne
Par Mon dossier, vous pouvez :
Pour modifier le mode de paiement de vos honoraires, dans Mon dossier, vous devez :
- dans l’onglet Comptes de facturation, cliquer sur le nom du compte administratif à modifier (exemple : votre nom) dans l’encadré Administratifs individuels;
- accéder à la section Coordonnées de paiement;
- cliquer sur le bouton Modifier;
- sélectionner le mode de paiement voulu;
- si vous optez pour le virement bancaire, inscrire le numéro de votre compte bancaire;
- enregistrer vos changements.
Quand vous sélectionnerez un mode de paiement, vous verrez s’afficher la date du prochain versement selon le mode de paiement. Prenez-la en note.
Pour remplacer votre compte bancaire ou pour nous aviser de votre nouvelle institution financière, dans Mon dossier, vous devez :
- cliquer sur Comptes de facturation;
- sous Administratif individuel, sélectionner le compte à modifier;
- dans la section Coordonnées de paiement, cliquer sur Modifier;
- sélectionner Virement bancaire;
- dans la section Compte bancaire, sélectionner Nouveau compte, puis la succursale de votre institution financière;
- dans le champ Numéro de compte, inscrire le numéro de votre nouveau compte bancaire;
- indiquer la date où le changement entrera en vigueur;
- cocher les 3 cases requises;
- cliquer sur Enregistrer.
Prise d’effet
Mon dossier affiche habituellement la date où vous seront versés vos prochains honoraires.
Ainsi, prévoyez environ 2 semaines avant de recevoir vos paiements dans votre nouveau compte bancaire.
Avant cette date, nous verserons vos paiements dans votre ancien compte.
Si vous recevez vos honoraires par chèque, vous pouvez modifier l’adresse où nous vous le postons. Pour cela, dans Mon dossier, vous devez :
- cliquer sur Comptes de facturation;
- sous Administratif individuel, cliquer sur le compte voulu;
- dans la section Coordonnées de paiement, cliquer sur Modifier;
- sélectionner Chèque;
- sous Adresse,
- a. soit cliquer sur Ajouter une adresse pour indiquer une nouvelle adresse postale,
-
b. soit cocher l’adresse voulue si elle est déjà inscrite à votre dossier;
- cocher la case appropriée pour nous autoriser à vous payer par chèque;
- indiquer la date où le changement entrera en vigueur;
- cliquer sur Enregistrer.
Pour modifier la façon vous transmettez votre facturation, dans Mon dossier, vous devez :
- dans l’onglet Comptes de facturation, cliquer sur le numéro du compte visé dans l’encadré Administratifs individuels;
- cliquer sur le bouton Modifier de la section Coordonnées d’état de compte;
- faire l’une des actions suivantes :
- a. soit sélectionner l’agence de facturation avec laquelle vous faites affaire,
-
b. soit sélectionner le numéro ou le nom du développeur de votre logiciel de facturation,
-
c. soit cocher que vous n’utiliserez ni l’un ni l’autre;
- sélectionner le mode de réception de l’état de compte voulu, le cas échéant, soit Télécommunication ou Messagerie sécurisée (poste lorsqu’applicable).
Même si vous choisissez la Télécommunication comme mode de réception, vous recevrez votre état de compte également dans votre messagerie sécurisée.
Pour modifier le mode de réception de votre état de compte, dans Mon dossier
, vous devez :
- dans l’onglet Comptes de facturation, cliquer sur le numéro du compte visé dans l’encadré Administratifs individuels;
- cliquer sur le bouton Modifier de la section Coordonnées d’état de compte;
- faire l’une des actions suivantes :
- a. soit sélectionner l’agence de facturation avec laquelle vous faites affaire,
-
b. soit sélectionner le numéro ou le nom du développeur de votre logiciel de facturation,
-
c. soit cocher que vous n’utiliserez ni l’un ni l’autre;
- sélectionner le mode de réception de l’état de compte voulu, soit Télécommunication ou Messagerie sécurisée (poste lorsqu’applicable).
Même si vous choisissez la Télécommunication comme mode de réception, vous recevrez votre état de compte également dans votre messagerie sécurisée.
Votre état de compte est toujours transmis dans votre messagerie sécurisée. Toutefois, dans certains cas, vous pourriez aussi le recevoir par la poste. Nous avons donc besoin d’une adresse de réception de votre état de compte à jour.
Pour la modifier, dans Mon dossier, vous devez :
- cliquer sur l’onglet Comptes de facturation;
- cliquer sur votre numéro de compte administratif individuel dans l’encadré Administratifs individuels;
- cliquer sur le bouton Modifier de la section Coordonnées d’état de compte;
- modifier vos coordonnées;
- cliquer sur Enregistrer.
Demande par formulaire
Répondez à quelques questions pour créer un formulaire sur mesure pour modifier votre compte administratif individuel.
Par ce formulaire, pour votre compte administratif individuel, vous pouvez :
- Modifier son compte bancaire ou son institution financière
- Modifier son mode de paiement (exemple : adhérer au virement automatique)
- Modifier la façon de transmettre sa facturation (exemples : faire affaire avec une agence ou la changer)
- Modifier le mode de réception de ses états de compte (exemple : vous désirez que votre agence ne reçoive plus vos états de compte)
- Modifier son adresse de correspondance
- Modifier la date de début de son utilisation
- Autoriser des personnes à signer des documents liés à sa facturation
- Révoquer des personnes autorisées à signer des documents liés à sa facturation
Une fois que vous aurez rempli et signer ce formulaire, transmettez-le-nous par télécopieur au 418 646-8110 ou par la poste à l’adresse suivante :
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Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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Si votre demande concerne une des modifications suivantes, nous vous confirmerons son traitement par lettre :
- Façon de transmettre sa facturation
- Mode de réception de ses états de compte
- Autorisation des personnes à signer des documents liés à sa facturation
- Révocation des personnes autorisées à signer des documents liés à sa facturation
Cette lettre vous sera transmise à l’adresse de correspondance de votre compte administratif individuel. Pour les autres demandes de modification, consultez Mon dossier pour vérifier si elles ont été traitées.
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Fermer votre compte administratif individuel
Vous pouvez fermer votre compte administratif individuel par Mon dossier ou par formulaire.
Une demande effectuée par nos services en ligne est traitée la journée même alors que le traitement par formulaire peut prendre entre 4 à 6 semaines.
Demande par service en ligne
Voici la démarche pour fermer votre compte administratif individuel dans Mon dossier
:
- Sélectionnez l’onglet Comptes de facturation
- Cliquez sur le numéro du compte que vous désirez fermer
- Cliquez sur Fermer le compte et saisissez la date à laquelle le compte doit être fermé
Par défaut, la date du jour s’affichera. Vous pouvez la remplacer par une nouvelle.
Demande par formulaire
Pour nous demander de fermer votre compte administratif individuel,vous devez modifier votre compte administratif individuel et choisir Fermer le compte.
Une fois que vous aurez rempli et signer ce formulaire, transmettez-le-nous par télécopieur au 418 646-8110 ou par la poste à l’adresse suivante :
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Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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Nous vous confirmerons par lettre ou courriel que votre demande a été traitée. Cette lettre vous sera transmise à l’adresse de correspondance de votre compte administratif individuel ou dans votre messagerie sécurisée, selon vos préférences de correspondance.
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Connaître les frais d’utilisation d’un compte administratif
L’ouverture et l’utilisation de vos 2 premiers comptes administratifs (individuel ou collectif) sont gratuits. Des frais sont exigibles à partir du 3e compte administratif.
Frais pour utiliser plus de 2 comptes administratifs
Pour ouvrir tout compte supplémentaire, vous devez payer 69,50 $ si vous avez déjà 2 comptes administratifs (individuels ou collectifs). Ces frais sont exigibles immédiatement.
De plus, des frais de gestion annuels s’appliquent à partir du 3e compte. Ces frais sont de 69,50 $. Indexés au 1er janvier, ils sont exigibles à la date anniversaire de l’ouverture du compte. Nous les prélèverons même si vous n’utilisez pas votre compte.
Si vous avez 3 comptes administratifs et que vous en fermez un en cours d’année, vous devez quand même payer les frais de gestion de ce compte pour toute l’année. En effet, ces frais sont annuels.
Prélèvement des frais
Nous déduirons ces frais de vos honoraires.
Toutefois, si vos honoraires sont insuffisants, nous vous transmettrons un avis dans votre messagerie sécurisée. Cet avis vous précisera :
- le numéro du compte administratif visé;
- le montant dû;
- les modalités de paiement.
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Voir aussi