Introduction
La facturation informatisée est le moyen le
plus efficace pour transmettre vos demandes de paiement
à la Régie de l’assurance maladie
du Québec. Les médecins, les
dentistes ainsi que les optométristes peuvent
opter pour ce type de facturation qu’ils soient
rémunérés à l’acte,
à honoraires fixes, à honoraires
forfaitaires ou à la rémunération
mixte.
La facturation informatisée vous permet de
transmettre de façon tout à fait
sécuritaire vos demandes de paiement à la
Régie, ainsi que de recevoir fichiers d'erreurs
et fichiers d'états de compte.
Deux possibilités s'offrent à
vous :
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Avantages de la facturation
informatisée
Rapidité
L’envoi de fichiers électroniques par
Internet, plutôt que la mise à la poste de
demandes de paiement papier, accélère le
paiement des honoraires d'environ dix jours. Le retour
des fichiers d'erreurs, par Internet également,
vous donne la possibilité de corriger rapidement
les demandes inexactes.
Qualité
Grâce à des logiciels qui peuvent
détecter certains types d’erreurs avant la
transmission à la Régie, la facturation est
améliorée et le nombre de refacturation
est significativement réduit.
Intégrité
Comme les données que traite la Régie sont
celles qui lui sont transmises, il n’y a aucun
risque d’erreurs de transcription ou de
saisie.
Sécurité
Opter pour le mode de transmission par Internet permet
non seulement d’éliminer les risques de
courrier perdu ou endommagé, mais aussi de
recevoir une confirmation immédiate de
réception des données.
Efficacité
Finie la nécessité de signer chaque
demande de paiement! Désormais, une seule
signature apposée sur le document de facturation
imprimé lors de la transmission suffit. Qui plus
est, la conciliation automatique des états de
compte facilite le suivi comptable.
Économie applicable à la
facturation des
médecins omnipraticiens et
spécialistes
La facturation
informatisée évite d’avoir à
payer des frais de 0,50 $ exigés pour le
traitement de chaque demande de paiement papier.
La Régie incite tous les professionnels de la
santé à choisir la facturation
informatisée dès qu’ils
débutent. Les nouveaux médecins qui
l’adopteront au cours de leur première
année de pratique pourront se faire rembourser
les frais exigés pour le traitement
antérieur de chacune de leurs demandes de
paiement papier.
Pour informatiser votre facturation, vous
n’avez qu’à cliquer sur l’une
des situations décrites ci-après et
à suivre les étapes requises.
Informatisation de votre facturation personnelle ou
de votre facturation de groupe (no de compte
administratif individuel ou collectif) à
effectuer
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Facturation par vous-même ou par
votre personnel administratif
PARTICULARITÉS
Si vous avez déjà informatisé
une partie de votre facturation, la Régie vous a
attribué un numéro d’agence
(privée) de traitement de données.
Veuillez donc inscrire ce numéro aux endroits
indiqués sur les formulaires
énumérés ci-dessous.
Si vous désirez informatiser votre
facturation en utilisant un numéro de compte
administratif individuel ou collectif que vous
connaissez, vous n’avez qu’à
inscrire ce numéro aux endroits indiqués
sur les formulaires énumérés
ci-dessous.
Si vous voulez obtenir en même temps que votre
demande de facturation informatisée un
numéro de compte administratif individuel ou
collectif, veuillez remplir le formulaire Demande d’un compte
administratif et avis de pratique en groupe n° 3006 et le joindre aux formulaires
obligatoires ci-dessous.
Pour tout savoir sur les comptes administratifs, veuillez vous
référer à notre rubrique Compte
administratif.
ÉTAPES À SUIVRE
Vous trouverez ci-dessous un résumé
des étapes à suivre. Pour avoir plus
d'information, veuillez vous référer au
Manuel des
agences.
Premièrement, vous devez choisir un logiciel
de facturation reconnu par la Régie.
Cliquez ici pour consulter la
liste des développeurs de logiciels inscrits
dans nos fichiers.
Deuxièmement, vous devez remplir certains
formulaires :
Formulaires obligatoires
Description du
système informatisé n° 2102 : Ce
formulaire fournit à la Régie des
renseignements sur le développeur de
logiciels retenu ainsi que des détails
techniques relatifs à
l’ordinateur utilisé. Un
numéro vous sera attribué pour
transmettre vos demandes de paiement.
Demande
d'accréditation et renseignements pour
facturation informatisée n° 2404 : Ce formulaire
fournit les renseignements nécessaires pour vous enregistrer en
tant qu’agence (privée) de traitement de données. La signature
de ce formulaire vous engage solennellement à respecter le
Règlement sur les formulaires et les relevés d’honoraires des
demandes de paiement.
Important : S’il s’agit
d’une pratique de groupe (numéro de
compte administratif collectif), tous les
professionnels qui utilisent ce numéro
doivent signer le formulaire.
Formulaires facultatifs
Troisièmement, vous devez
expédier les formulaires de l’une ou l’autre des manières qui
suivent :
-
Par la poste
à :
Régie de
l'assurance maladie du Québec
Case postale 500
Québec, Québec G1K 7B4
-
Par télécopie au
numéro :
418 646-8110
Dès réception des formulaires, la Régie traitera votre dossier et fournira à votre
développeur de logiciels les renseignements
nécessaires : numéro d’agence,
identifiant, mot de passe, etc. Par la suite, ce
dernier entrera en contact avec vous pour vous aider,
au besoin, à faire les essais requis.
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Facturation par une agence
commerciale de traitement de données
PARTICULARITÉS
Si vous désirez informatiser votre
facturation en utilisant un numéro de compte
administratif individuel ou collectif que vous
connaissez, vous n’avez qu’à
inscrire ce numéro aux endroits indiqués
sur les formulaires énumérés
ci-dessous.
Si vous voulez obtenir en même temps que votre
demande de facturation informatisée un
numéro de compte administratif individuel ou
collectif, veuillez remplir le formulaire Demande d’un compte
administratif et avis de pratique en groupe n° 3006 et le joindre aux formulaires
obligatoires ci-dessous.
Note : L’agence commerciale de
traitement de données retenue peut vous aider
à informatiser votre facturation.
ÉTAPES À SUIVRE
Premièrement, vous devez choisir une
agence commerciale de traitement de données reconnue par la Régie.
Cliquez ici pour consulter la
liste des agences commerciales de traitement de
données inscrites dans nos fichiers.
Deuxièmement, vous devez remplir certains
formulaires :
Formulaires obligatoires
Demande
d’accréditation et renseignements pour
facturation informatisée n° 2404 : Ce formulaire permet d’inscrire les
coordonnées de l’agence commerciale
qui sera autorisée à transmettre vos
demandes de paiement ainsi que divers
renseignements à la Régie. La signature de ce
formulaire vous engage solennellement à
respecter le Règlement sur les formulaires
et les relevés d’honoraires.
Important : Pour informatiser la facturation
à l’aide d’un numéro de
compte administratif collectif (pratique en
groupe), tous les professionnels qui utilisent ce
numéro doivent signer le formulaire.
-
Mandat
agence de traitement de données n° 2788 : Ce formulaire permet
d’autoriser l’agence commerciale
retenue à transmettre, en votre nom, les
demandes de paiement à la Régie.
Important : Pour informatiser la facturation
à l’aide d’un numéro de
compte administratif collectif (pratique en
groupe), tous les professionnels qui utilisent ce
numéro doivent signer le formulaire.
Formulaires facultatifs
Troisièmement, vous devez
expédier les formulaires de l’une ou l’autre des manières qui
suivent :
Par la poste
à :
Régie de l’assurance maladie du
Québec
Case postale 500
Québec, Québec G1K 7B4
Par
télécopie au
numéro : 418 646-8110
Important : Si vous avez rempli le formulaire
autorisant la Régie à faire le paiement à
un tiers (no 3004) vous devez acheminer
l'original par la poste.
Dès réception des formulaires, la Régie
traitera votre dossier et vous confirmera par
écrit tous les renseignements nécessaires
à la transmission de vos demandes de paiement,
soit le numéro de l’agence
commerciale de traitement de données retenue et
la date à laquelle vous pourrez utiliser les
services de cette agence.
Note : S’il s’agit de
l’informatisation de la facturation d’une
pratique de groupe (numéro de compte
administratif collectif), chaque professionnel recevra
une lettre de confirmation.
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Facturation informatisée -
Qui appeler en cas de besoin?
ORDINATEUR, IMPRIMANTE
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formulaires
aide pour corriger les erreurs
décelées dans l’application des
ententes
-
aide à la compréhension des
données inscrites sur les états
de compte
-
information sur la demande
d’informatisation d’un
professionnel dans une agence existante
-
demandes pour un produit de la
« Documentation informatisée ».
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RENSEIGNEMENTS TECHNIQUES
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Aide-mémoire
-
N’oubliez pas de signer le document de
facturation contenant la liste des demandes de
paiement transmises.
-
Le réseau Internet peut être
utilisé en tout temps. Toutefois, TIP-I
peut parfois être fermé pour
maintenance le soir ou la fin de semaine.
Note : L'assistance
téléphonique est offerte du lundi
au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30. Aucune
assistance n'est offerte les jours
fériés.
-
Les demandes de paiement acheminées
par télécommunication sont
payées entre 11 et 25 jours après
leur réception.
-
Le « Suivi des échanges »
de TIP-I vous permet de vérifier la
réception de votre envoi dès que
vous expédiez un fichier de demandes de
paiement.
-
Un rapport d'erreur contenant les demandes
de paiement non acceptables est disponible le
lendemain d'un envoi complété
avant 18 h. (Message explicatif 907 à
l'état de compte)
-
Le rapport d'erreurs de règlement des
demandes de paiement en erreurs ou
annulées après validation est
généralement disponible tous les
lundis et mercredis de chaque semaine. (Message
explicatif 997 à l'état de compte)
-
L'état de compte est disponible le
jour même de l'émission d'un
chèque.
-
Une fois produits, les rapports et les
états de compte sont disponibles pendant
au moins six mois après leur date
d’émission. Pour réactiver
un rapport ou un état de compte plus
anciens, communiquez avec le Centre d'appels
aux professionnels.
-
Votre code d’accès est suspendu
après 35 jours de non-utilisation. Pour
le réactiver, communiquez avec le Centre
d'information et d'assistance aux professionnels.
-
Votre mot de passe est expiré
après 90 jours. Vous pouvez le modifier
en ligne. En cas de mot de passe oublié,
veuillez communiquez avec le Centre d'information et
d'assistance
aux professionnels.
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