Responsabilités des employeurs et des assureurs
L'information présentée dans cette page s'adresse uniquement aux employeurs offrant un régime privé à leurs employés qui doivent assumer, en totalité ou en partie, la prime correspondant à la couverture des médicaments.
Certaines informations s'adressent aussi aux assureurs ainsi qu'aux autres preneurs de contrat.
Le prélèvement de la prime par les employeurs offrant une assurance collective
En vertu de la Loi sur l'assurance médicaments, vous devez, depuis le 1er janvier 2007, prélever le montant de la prime Prime
La prime est le montant que doit payer une personne à la Régie de l'assurance maladie du Québec ou à son assureur privé pour bénéficier d'une couverture d'assurance médicaments. lié à cette assurance sur la rémunération que vous versez à chacun de vos employés admissibles et remettre les sommes ainsi prélevées à l'assureur ou à l'administrateur du régime.
Seul l'employé vous ayant démontré qu'il est couvert par un autre régime privé d'assurance médicaments peut être exempté de ce prélèvement.
Notez que, lorsque l'employé est obligé d'adhérer au régime privé que vous offrez parce qu'il s'agit d'une condition d'emploi, il ne peut pas être exempté du prélèvement.
Une vérification auprès de votre personnel
Un employé peut être exempté du prélèvement à la source de la prime liée à l'assurance médicaments s'il vous démontre qu'il est couvert par un autre régime privé. Pour ce faire, il doit vous fournir un des documents suivants :
- une photocopie de sa carte d'assurance collective;
- un formulaire rempli par l'employeur de son conjoint ou une lettre rédigée par cet employeur sur le papier en-tête de l'entreprise ou de l'organisme;
- une lettre ou un certificat de l'association ou de l'ordre professionnels dont il est membre;
- un document signé dans lequel il déclare être couvert par un autre régime privé.
La Régie vous recommande fortement de conserver cette preuve. Elle vous permettra, si cela est nécessaire, de prouver que votre employé bénéficiait d'une autre assurance et que vous pouviez, par conséquent, le dispenser du prélèvement. Par le fait même, vous serez en mesure de démontrer que vous avez rempli votre obligation en tant qu'employeur.
Des contrôles périodiques
Il se peut que des employés vous aient fourni une preuve leur permettant de ne pas s'inscrire à l'assurance médicaments que vous offrez. Toutefois, il peut arriver qu'un employé non couvert par votre assurance médicaments doive y adhérer en raison d'un changement de situation.
C'est le cas si l'un des membres de votre personnel :
- cesse d'être couvert par l'assurance de son conjoint Conjoint
On considère comme conjoints 2 personnes (de sexe opposé ou de même sexe) qui correspondent à l'une ou l'autre de ces situations: (1) sont mariées ou unies civilement, (2) font vie commune depuis 12 mois (toute rupture de moins de 90 jours n'interrompt pas la période de 12 mois), (3) font vie commune (peu importe la durée de l'union) et qui ont un enfant ensemble (biologique ou adoptif)., à cause de son décès, d'une séparation ou parce qu'il a perdu son emploi;
- cesse d'être membre du syndicat, de l'association de salariés ou de l'ordre ou de l'association professionnels qui lui offrait une assurance médicaments.
L'employé est alors tenu d'être couvert par votre assurance à compter du jour où il perd sa protection.
La Régie vous suggère de remettre à vos employés non inscrits le document qu'elle a préparé. Vous pourriez le leur donner chaque année, par exemple, au moment où vous renouvelez votre contrat d'assurance. Vous vérifieriez ainsi si vos employés devraient adhérer à l'assurance médicaments que vous offrez.
Souvenez-vous que...
Vous êtes tenu de prélever le montant de la prime sur la rémunération de tous les employés admissibles qui n'ont pas démontré qu'ils sont couverts par un autre régime privé d'assurance médicaments. La Loi sur l'assurance médicaments prévoit que des amendes allant de 1 000 $ à 10 000 $ pourront être imposées aux employeurs qui ne respecteront pas cette obligation.
Pour vous aider : des documents à imprimer
La Régie met à votre disposition un document d'information, que vous pouvez imprimer et distribuer à vos employés qui ne sont actuellement pas couverts par votre assurance médicaments. Vous pourriez le remettre, par exemple, à vos employés qui ont refusé d'adhérer à votre assurance sans prouver qu'ils sont couverts par un autre régime. La Régie vous invite également à utiliser ce document lors de l'embauche d'un nouvel employé.
Vous avez aussi la possibilité d'imprimer un formulaire destiné aux employés couverts par un contrat d'assurance collective ou d'avantages sociaux autre que celui que vous offrez. Ce formulaire d'exemption du prélèvement de la prime est tiré de l'Info assurance médicaments, un document électronique qui présente la position de la Régie sur différents sujets liés à la Loi sur l'assurance médicaments.
Votre employé est couvert par le régime public?
Il doit souscrire à votre assurance et annuler son inscription au régime public. Il peut se désinscrire du régime public en ligne
, si sa situation familiale et son âge le permettent, ou il peut communiquer avec la Régie.
À partir du moment où une personne est admissible à un régime privé, elle cesse d'avoir droit au régime public d'assurance médicaments. Par conséquent, une lettre confirmant l'inscription au régime public ne permet pas à un employé d'être exempté du prélèvement de la prime sur sa rémunération.
Quels employés devez-vous couvrir?
En tant qu'employeur, vous n'êtes pas tenu de couvrir tous les employés de votre organisation. Vous pouvez prévoir des critères d'admissibilité avec l'assureur Assureur (de personnes)
Personne morale qui est titulaire d'un permis délivré par l'Autorité des marchés financiers l'autorisant à pratiquer l'assurance de personnes au Québec et qui assume, en contrepartie d'une prime à payer, les conséquences financières découlant d'un ou de plusieurs risques spécifiés dans le contrat signé entre les parties. et, par exemple, choisir d'exclure les employés à temps partiel. Toutefois, selon la Loi sur l'assurance médicaments, vous ne pouvez refuser de couvrir une personne en raison du risque qu'elle représente vu son âge, son sexe ou son état de santé.
La couverture du conjoint et des enfants
Votre employé est tenu de faire bénéficier ses enfants Enfant
Un enfant est une personne agée de moins de 18 ans ou de 18 à 25 ans (inclusivement) qui étudie à temps plein dans un établissement d'enseignement reconnu par le Ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport, qui est sans conjoint et qui est domicilié chez ses parents. Attention, une personne âgée de 18 ans ou plus, sans conjoint, atteinte d'une déficience fonctionnelle survenue avant ses 18 ans et ne recevant aucune prestation d'aide financière de dernier recours, domiciliée chez une personne qui exercerait l'autorité parentale si elle était mineure est également traitée de la même façon qu'un enfant. et son conjoint Conjoint
On considère comme conjoints 2 personnes (de sexe opposé ou de même sexe) qui correspondent à l'une ou l'autre de ces situations: (1) sont mariées ou unies civilement, (2) font vie commune depuis 12 mois (toute rupture de moins de 90 jours n'interrompt pas la période de 12 mois), (3) font vie commune (peu importe la durée de l'union) et qui ont un enfant ensemble (biologique ou adoptif). de la couverture offerte, à moins que ce dernier soit couvert par un autre régime d'assurance médicaments privé. Votre régime doit donc les couvrir.
Cependant, certaines de ces personnes ne sont pas admissibles à votre régime d'assurance médicaments parce qu'elles ne répondent pas à la définition d'enfant ou de conjoint. On peut, par exemple, penser :
- à l'enfant qui a entre 18 et 25 ans et qui n'étudie pas à temps plein;
- à l'enfant qui a plus de 25 ans;
- au conjoint qui ne vit pas avec l'employé, ou qui ne fait pas vie commune avec lui depuis au moins 12 mois s'il n'a pas d'enfant avec lui.
Si vous avez des doutes quant à l'admissibilité d'une personne au régime que vous offrez (par exemple, l'enfant ou le conjoint de votre employé, ou un travailleur étranger) vous pouvez vérifier avec l'assureur.
Que doit faire l'employé qui attend d'être couvert?
Il arrive qu'un assureur prévoie une période d'attente débutant à la date d'embauche. Il se peut donc que l'employé ne puisse bénéficier de la couverture offerte avant d'avoir travaillé pendant une durée déterminée.
Si votre employé n'est pas admissible à un autre régime privé d'assurance médicaments pendant la période d'attente, il doit s'inscrire au régime public. Pour ce faire, il doit communiquer avec la Régie.
Info assurance médicaments
La Régie de l'assurance maladie du Québec invite les assureurs, les employeurs ainsi que les autres preneurs de contrat à consulter l'Info assurance médicaments, où elle présente sa position sur différents sujets liés à la Loi sur l'assurance médicaments.
Publications à commander
On peut aussi commander par Internet, en utilisant un bon de commande, plusieurs dépliants sur l'assurance médicaments.
Quels médicaments devez-vous couvrir?
Les régimes privés sont obligés d'offrir une couverture de base. Celle-ci correspond à la protection qu'offre la Régie de l'assurance maladie du Québec aux personnes assurées par le régime public. Ainsi, tous les assureurs privés doivent couvrir au moins les médicaments qui se trouvent dans la Liste des médicaments.