Attribution d'un compte administratif
Compte administratif individuel
Le compte administratif individuel sert principalement à distinguer la facturation pour chacun des différents lieux de pratique d’un dispensateur.
Ainsi, le dispensateur qui exerce dans des cliniques différentes peut demander à ce qu’un paiement et un état de compte distinct soient produits pour chaque lieu de pratique.
Pour ce faire, il doit remplir la partie 3 du formulaire Demande d'un compte administratif (4197).
Dès qu’un dispensateur ne désire plus utiliser un compte administratif individuel, il doit en aviser la RAMQ et demander la fermeture de ce compte. Il évite ainsi de payer des frais annuels de gestion qui s’appliquent dès le troisième compte administratif et qui sont prélevés sur le compte du dispensateur, et ce, même s’il n’a pas été utilisé.
Le dispensateur qui ne désire plus utiliser un compte administratif individuel doit en aviser la RAMQ sans tarder (consulter la section Fin d'utilisation d'un compte).
Compte administratif collectif
Si plusieurs dispensateurs exerçant leurs activités en groupe désirent obtenir un numéro de compte administratif collectif pour identifier leur facturation (ouverture d’un nouveau compte administratif collectif), ils doivent remplir et signer la partie 1 du formulaire Demande d'un compte administratif (4197). Un seul formulaire est nécessaire pour l’ensemble des dispensateurs.
Même si la société ne compte qu’un seul actionnaire, celui-ci doit remplir la partie 1 du formulaire 4197 (compte collectif).
Les dispensateurs qui exercent leur profession au sein d’une société en nom collectif à responsabilité limitée ou d’une société par actions doivent préalablement y être autorisés par leur Ordre professionnel.
La RAMQ attribuera un seul numéro de compte administratif pour tout le groupe. Lors de sa facturation, le compte de facturation dans lequel les montants seront versés doit être sélectionné.
Sans mandat de tiers paiement
De cette façon, chacun des dispensateurs recevra un état de compte et un paiement distincts pour ses activités à l’intérieur du groupe. Le paiement sera fait à l’ordre du dispensateur et sera acheminé par la poste à l’adresse du compte administratif. Un dispensateur peut faire déposer son paiement dans son compte bancaire personnel pourvu qu’il n’existe pas de mandat de tiers paiement pour le compte administratif. Ceux qui désirent alors bénéficier du virement bancaire doivent remplir et signer le formulaire 2914.
Avec mandat de tiers paiement
Dans le cas où tous les utilisateurs du compte désirent que leur paiement soit déposé dans un même compte bancaire, identifié au nom du groupe, ils doivent tous remplir et signer le formulaire Mandat du dispensateur de services assurés autorisant la Régie à faire le paiement de ses services à l'ordre d'un tiers (4195) en plus de celui pour le virement bancaire (formulaire 2914). Vous retrouverez tous les détails à la section Autorisation de paiement.
En l’absence d’autorisation au virement bancaire, le paiement est fait par chèque au nom du compte administratif et posté à l’adresse du compte.
Par la suite, chaque dispensateur qui s’ajoutera au groupe (compte administratif collectif existant) devra remplir la partie 2 du formulaire Demande d'un compte administratif (4197).
Le dispensateur qui ne désire plus utiliser le compte administratif collectif auquel il était associé doit en aviser la RAMQ sans tarder (consulter la section
Fin d'utilisation d'un compte).
Responsabilité professionnelle
Il est important de mentionner que le dispensateur qui utilise un compte administratif individuel ou collectif, demeure responsable des services médicaux facturés en son nom sous ce numéro de compte administratif.
Le dispensateur inscrit au service en ligne Mon dossier recevra un avis dans sa Messagerie sécurisée lorsque des frais seront exigibles et qu'ils n'auront pas pu être prélevés sur ses honoraires. Il connaîtra aussi le numéro de compte administratif, le montant dû à la RAMQ ainsi que les modalités de paiement pour le compte concerné.