Offrez-vous des services de facturation à un ou des professionnels de la santé? Connaissez-vous bien vos rôles et responsabilités auprès d’eux et de nous?
Vos rôles et responsabilités auprès de votre client
Lorsqu’un professionnel de la santé vous confie sa facturation, soyez attentif aux éléments suivants qui sont sous votre responsabilité.
Conformité de votre contrat
Vous devez signer un contrat avec votre client.
Écrit, ce contrat doit stipuler, entre autres que vous serez rémunéré pour vos services sur une base autre qu’à commission ou à pourcentage sur le montant des honoraires exigibles ou payés par la RAMQ.
En tout temps, votre client peut autoriser un ou plusieurs de vos employés à signer ses factures, entre autres tâches. Toutefois, votre client ne peut pas désigner votre agence comme signataire.
Compréhension de l’entente de rémunération de votre client
Vous devez connaître et comprendre les modalités décrites à l’entente de rémunération de votre client. Vous trouverez les documents de référence à ce sujet dans les onglets Manuels et guides de la section Web réservée à la profession de votre client.
Restez à l’affût des changements apportés à l’entente de rémunération de votre client en consultant ses infolettres. Vous pouvez les consulter dans la section Web réservée à la profession de votre client. Vous pouvez également vous abonner aux fils RSS afin d’être informé des infolettres transmises à votre client.
Communication avec vos clients de vos besoins pour la facturation
Assurez-vous de bien informer votre client des documents et informations dont vous avez besoin pour faire une facturation adéquate.
Transmission adéquate de la facturation de votre client
Transmettez-nous les factures ou les demandes de paiement de votre client conformément aux services qu’il a rendus.
Vérification de la facturation de votre client
Vous devez vérifier la facturation que vous nous avez transmise pour votre client en utilisant ses états de compte.
Veuillez transmettre à nouveau toute demande de paiement ou facture qui ne figure pas aux états de compte de votre client dans un délai de 45 jours.
Sachez que même si nous transmettons les états de compte de votre client dans votre logiciel de facturation, nous les lui transmettons également dans sa messagerie sécurisée. Toutefois, bien que ces 2 états de compte contiennent sensiblement la même information, ils peuvent toutefois différer dans leur présentation.
Pour la facturation selon le mode de rémunération à l’acte, nous vous fournissons aussi le fichier d’explication du calcul.
Sécurité et confidentialité des renseignements de votre client
Garantissez à votre client la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou recevez concernant sa facturation.
Vos rôles et responsabilités auprès de nous
Lorsqu’un professionnel de la santé vous confie sa facturation, soyez également attentif aux éléments suivants qui sont sous votre responsabilité.
Transmission conforme de la facturation de votre client
Transmettez-nous des factures ou des demandes de paiement complètes et exactes, dans les délais prescrits, avec un logiciel de facturation conforme que nous avons reconnu.
Votre développeur de logiciels pourra vous aider à utiliser son logiciel pour :
- nous transmettre la facturation de votre client;
- récupérer divers fichiers (exemples : les états de compte et les fichiers d’erreurs ou de recevabilité).
Vous pouvez également consulter le Guide des échanges entre les agences de facturation et la Régie de l’assurance maladie du Québec pour les détails sur la transmission en différé des factures ou des demandes de paiement.
Maintien des coordonnées de votre dossier
Avisez-nous de tout changement administratif, technique (exemple : le changement de votre logiciel de facturation) ou de coordonnées.
Sachez que nous avons sur notre site Web la liste des noms des agences de facturation commerciales. Seuls sont dans cette liste les noms des agences l’ayant demandé dans leur demande d’inscription à la RAMQ.
Utilisation des moyens en place pour poser vos questions
Veuillez utiliser les moyens de communication mis en place pour nous poser vos questions.
Nous vous invitons à utiliser notre formulaire de courriel sécurisé pour toutes vos questions liées à la facturation (exemples : prime d’éloignement, demande d’explications). Toutefois, vous pouvez nous téléphoner pour les raisons suivantes :
- nous poser une question de nature générale (compte administratif, accréditation, mot de passe pour nos services en ligne);
- vérifier si nous avons bien traité un avis de service;
- faire confirmer le traitement d’une désignation.