Association d’un pharmacien propriétaire ou ajout d’actionnaires
Vos responsabilités
Lors de l’association d’un ou plusieurs pharmaciens propriétaires ou de l’ajout d’actionnaires, ceux-ci doivent remplir une déclaration sous serment de cette transaction d’association. Une fois signée, la copie originale de cette déclaration doit être envoyée au secrétaire de l'Ordre des pharmaciens du Québec (OPQ) par lettre recommandée ou certifiée. Celle-ci doit être accompagnée d’une copie du titre, du bail signé ou du titre de propriété par tous les pharmaciens propriétaires ou les actionnaires en mentionnant leur nom, prénom, qualité et lieu de résidence, la date d’entrée en vigueur de la transaction et l’adresse de la pharmacie.
Le délai pour expédier cette déclaration est de 30 jours (Loi sur la pharmacie, RLRQ, chapitre P-10).
Si le délai de la transaction doit être retardé ou devancé, l’Ordre doit en être informé le plus tôt possible.
Par la suite, l’Ordre transmet à la Régie l’information sur la nouvelle transaction d’association. C’est à ce moment que la Régie procède à son inscription, lui attribue un numéro et envoie aux pharmaciens propriétaires associés ou actionnaires, par courrier recommandé, le code d’identification de pharmacie ainsi que le mot de passe. Ces renseignements permettent à la pharmacie de transmettre des transactions grâce à la communication interactive avec la Régie.
Dans la situation de l’ajout ou du retrait d’actionnaire et qu’il y a continuité, cela n’entraîne pas de changement de numéro de pharmacie, ni de nouveau code d’identification et mot de passe.
Un des pharmaciens propriétaires du groupe d’associés ou d’actionnaires doit donner le code d’identification et le mot de passe de la pharmacie au développeur de logiciel. Ces renseignements doivent être expédiés dans les plus brefs délais afin qu’ils soient intégrés au logiciel de facturation des pharmaciens propriétaires associés ou actionnaires.
Votre engagement à la Régie
Pour confirmer son engagement à exercer sa profession dans le cadre du régime institué par la Loi sur l’assurance maladie (RLRQ, chapitre A-29), les pharmaciens propriétaires associés ou actionnaires ont l’obligation si ce n’est déjà fait, de remplir et de signer (signature originale seulement) le formulaire Demande d'inscription du professionnel de la santé (3003).
Même s’ils sont inscrits à l’OPQ et à l’AQPP, les pharmaciens propriétaires associés ou actionnaires doivent remplir le formulaire 3003.
Le paiement par virement bancaire
Aux fins de paiement, les pharmaciens propriétaires associés ou actionnaires doivent remplir le formulaire Autorisation de paiement par virement bancaire (2914) à chaque fois que survient un changement dans le nom des associés ou des actionnaires. Les règles régissant ce type de paiement sont les suivantes :
- le formulaire doit obligatoirement être signé par les pharmaciens propriétaires associés ou actionnaires;
- un spécimen de chèque (portant la mention « Annulé ») doit y être joint.
Sur ce spécimen, le titulaire du compte bancaire doit porter exactement le même nom que celui sous lequel la raison sociale de la pharmacie est inscrite à la Régie.
Si un spécimen de chèque personnalisé ne peut être fourni (nom de la raison sociale imprimée), la « Section à remplir par l’institution financière » du formulaire 2914 doit être remplie.
Le paiement des relevés d’honoraires ou des demandes de paiement provenant du ou des pharmaciens propriétaires ou de la société de pharmaciens peut être viré à un compte portant exactement le même nom que celui sous lequel il est inscrit à la Régie sous « Raison sociale pharmacie ».
Les comptes de pharmacies à numéro ne sont pas acceptés.
Le paiement par chèque
La raison sociale de la pharmacie qui n’est pas inscrite au virement bancaire reçoit par la poste le paiement par chèque.
La communication interactive
Lors d’une association de pharmaciens propriétaires, pour utiliser la communication interactive et facturer par ce moyen, les pharmaciens propriétaires associés ou actionnaires ont l’obligation de remplir et de signer de nouveau le formulaire Demande d’autorisation de transmettre un relevé d’honoraires ou une demande de paiement au moyen d’un support informatique ou par télécommunication (3622).
Le formulaire 3622 doit être rempli, signé et expédié à chaque fois que survient un changement dans les noms des associés ou des actionnaires.
La communication interactive permet aux pharmaciens propriétaires associés ou actionnaires, par l'intermédiaire de leur système informatique, d'envoyer les demandes de paiement et les demandes d'annulation à la Régie. Elle permet de recevoir, au cours de la même communication, une réponse accompagnée de tous les renseignements pertinents sur :
- le paiement (montant du médicament payé, montant du service payé, montant total payé);
- les contributions de la personne assurée (franchise à payer, coassurance à payer, plafond);
- dans le cas d’un refus de paiement, le code et le texte du message d’erreur.
Pour accéder au système de communication en mode interactif de la Régie, les pharmaciens propriétaires associés ou actionnaires doivent se servir d'un logiciel de facturation reconnu par celle-ci.
Consultez la liste des développeurs de logiciels reconnus par la Régie.
La documentation offerte par la Régie
Manuels
Le Manuel des pharmaciens vise à renseigner les pharmaciens sur les modalités d’application du régime public d’assurance médicaments pour les personnes assurées par la Régie. À cet égard, il contient notamment, le texte de l’Entente intervenue entre le ministre de la Santé et des Services sociaux et l’AQPP ainsi que des renseignements d’ordre administratif. Lorsque le texte du manuel est amendé ou modifié, une mise à jour électronique est effectuée sur le site Web.
La Liste des médicaments et le répertoire des Codes des médicaments d’exception sont aussi disponibles en version électronique.
Formulaires
La liste des formulaires est disponible dans l'onglet Formulaires.
Le Centre de support aux pharmaciens
Pour tout autre renseignement, le Centre de support aux pharmaciens est à votre disposition les lundis, mardis, jeudis et vendredis, entre 8 h 30 et 17 h, et les mercredis, entre 9 h 30 et 17 h, à l’exception des jours fériés, aux numéros de téléphone suivants :
Québec :
 |
418 643-9025 |
Ailleurs au Québec, en Ontario et au Nouveau-Brunswick :
|
1 888 883-7427 (PHAR)
|
Horaire des jours fériés ouverts et fermés