Quand et comment refacturer?
Quand refacturer?
La refacturation demeure toujours l’option à privilégier, lorsque possible. En effet, son processus de traitement permet un règlement beaucoup plus rapide.
La refacturation est requise dans les cas suivants :
- Lorsque, sur une même demande de paiement, chacun des services pour lesquels vous devez corriger, modifier ou ajouter des renseignements par rapport à ceux inscrits sur la demande de paiement initiale a fait l’objet d’un paiement modifié à 0 $. Ces situations figurent à l’état de compte avec un des codes « TRA » suivants :
- 02 – demande payée avec modification (si aucun montant payé pour la demande ou pour une ligne de service donnée);
- 10 – paiement rectifié après prépaiement (si aucun montant payé pour la demande ou pour une ligne de service donnée).
- Lorsque votre demande de paiement est annulée et que vous devez corriger, modifier ou ajouter des renseignements par rapport à ceux inscrits sur la demande de paiement initiale après avoir pris connaissance du message explicatif justifiant son annulation. Les annulations sont signifiées par les codes « TRA » suivants :
- 04 – demande annulée;
- 11 – paiement annulé après prépaiement.
Comment refacturer?
Notez que seuls les services ayant fait l’objet d'un refus doivent être refacturés.
Sur votre nouvelle demande, vous devez prendre soin de corriger ou modifier les renseignements inscrits sur la demande de paiement initiale après avoir pris connaissance du message explicatif justifiant son annulation ou son refus.
Veuillez inscrire les informations complémentaires pertinentes sur votre nouvelle demande et joindre les pièces justificatives requises, s’il y a lieu.
Rappel : Vous devez produire votre demande de paiement en format papier lorsque des pièces justificatives doivent être jointes.
Veuillez transmettre le tout dans le même envoi (demande et pièces jointes) et inscrire sur chaque document joint votre numéro de professionnel de même que le numéro de la demande de paiement ou de remboursement à laquelle il est lié.
En plus des données usuelles pour votre facturation, vous devez inscrire les éléments suivants sur votre nouvelle demande de paiement :
- Dans la case C.S. : la lettre « B ».
- Dans la case DIAGNOSTIC PRINCIPAL ET RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES : le numéro de la demande de paiement refusée et la date de l’état de compte où la demande de paiement a été annulée ou refusée.
- Attention de bien inscrire la date du service rendu et non pas la date du jour où vous effectuez votre refacturation. Si vous éprouvez des difficultés à ce sujet avec votre logiciel de facturation, contactez votre développeur.
Pour refacturer, vous disposez toujours de 90 jours à partir de la date de l'état de compte sur lequel figure le refus de votre demande de paiement.
Si en raison de circonstances exceptionnelles, vous n’avez pas été en mesure de respecter ce délai, veuillez vous adresser au Centre d'assistance aux professionnels.