Inscription d'un patient par son
médecin
- Comment inscrire un
patient à titre de médecin de famille?
- Est-ce qu'une infirmière
ou candidate infirmière praticienne spécialisée en soins
de première ligne (IPS-SPL - CIPS-SPL) peut
inscrire un patient auprès d'un
médecin partenaire?
- Est-ce qu’un médecin pratiquant
hors Québec et ayant adhéré au
régime d’assurance maladie (6-XXXXX-X)
peut inscrire ses patients du Québec
dont il assure le suivi régulier?
- Y a-t-il obligation d’inscrire la
clientèle dont vous assurez le suivi
à titre de médecin de famille?
- Que puis-je faire si un patient
refuse de signer son formulaire d’inscription?
- Comment informer la Régie de
l’inscription d’un patient?
- Y a-t-il un délai à respecter
pour transmettre une inscription à
la Régie?
- Comment modifier une inscription
de patient à la Régie? Et dans
quelles situations?
- Est-il possible de demander à la
Régie un changement massif de lieu
de suivi habituel…?
- Que faut-il
savoir quand nous
obtenons un numéro de cabinet
spécifique pour la facturation?
- Quand dois-je aviser la Régie
d’un changement de lieu habituel de suivi?
- Comment éviter des rejets de
facturation quand je change de lieu
de suivi habituel d’un patient?
- Quand rétablir une inscription?
- Comment rétablir une inscription?
-
Comment inscrire un patient
à titre de médecin de famille?
Vous pouvez vérifier si un
patient est déjà inscrit auprès
d'un médecin de famille avant de
procéder à son inscription, et
ce, au moyen de la transaction
Patient inscrit de
l'application en ligne
Inscription de la clientèle des
professionnels de la santé.
Faire remplir et signer le
Formulaire d’inscription auprès
d’un médecin de famille n° 4096
(n° 4101 pour la version
anglaise). Au même moment,
remettre au patient le ou les
documents d’informations
complémentaires appropriés à sa
situation :
Note 1 : Le nouveau
formulaire no
4096 remplace tous les
formulaires d’inscription
antérieurs :
Attention! Dorénavant, vous ne devez
plus utiliser tous ces anciens
formulaires pour de nouvelles
inscriptions. S’il vous en reste
des copies, prière de les
détruire.
Note 2 : Les inscriptions faites
avec les
anciens formulaires
d’inscription GMF ou hors GMF
demeurent valides.
Vous n’avez pas à faire
remplir et signer de nouveaux
formulaires dans ces cas.
Toutefois, dans le cas des
patients inscrits hors GMF
avec les anciens formulaires nos
4093, ou 3889 avant le 1er
janvier 2009, (soit
respectivement nos 4097 ou 3901
en version anglaise), si désiré,
vous pouvez leur faire signer
un consentement à l’accès à des
renseignements personnels et à
leur transmission, lors
d’une visite ultérieure. À cette
fin, vous pouvez utiliser la
section 6 du nouveau formulaire
no 4096 ou l’équivalent. En
effet, cette formule de
consentement peut s’avérer utile
dans le cadre de votre pratique
et elle ne figurait pas aux
anciens formulaires
d’inscription utilisés hors GMF. Note 3 : Remettre une
copie du formulaire au patient
et conserver l’original au
dossier. Ne jamais
transmettre de formulaires no
4096 en format PAPIER à la
Régie. Voir la question
6,
au besoin, pour savoir comment
informer la Régie de
l’inscription d’un patient.
Éléments à surveiller :
- La date de signature du
formulaire par la personne
assurée correspond normalement à
celle de l’examen ou de la
thérapie donnant effet à
l’inscription. Elle ne doit
jamais être postérieure à la
date de début d’inscription.
Cependant, il peut arriver
qu’elle soit antérieure à la
date de début d’inscription.
C’est le cas, par exemple, si le
délai de 90 jours pour
transmettre l’information à la
Régie n’a pas été respecté. Il
faut alors attendre de revoir le
patient à l’occasion d’un examen
ou d’une thérapie pour pouvoir
transmettre l’inscription à la
Régie (la date d’inscription
doit alors correspondre à la
date de la nouvelle visite mais
il n’est pas nécessaire de
refaire signer le formulaire par
le patient).
- La date de début de
l’inscription (ou date de
prise d’effet) doit
correspondre à la date de
l’examen ou de la thérapie
donnant effet à cette
inscription et ouvrant le droit
au paiement du ou des forfaits
qui y sont liés.
- Le code d’établissement
indiqué pour le lieu de suivi
habituel doit être un code
valide.
Exemple : Vous devez
inscrire un patient le 1er juin
2010 dans un cabinet où vous
facturez avec un code de
localité mais qui est en
démarche pour être accrédité « clinique réseau ». Vous devez
utiliser le code de localité
(6XXXX) comme lieu de suivi
au 1er juin 2010. Lorsque votre
clinique réseau est accréditée,
vous recevez un code de cabinet
(5XXXX) dont la date de
prise d’effet est le 16 juin
2010. Les inscriptions faites à
compter de cette date doivent
inclure ce code de cabinet. De
plus, le lieu de suivi des
inscriptions effectuées
antérieurement et encore en
vigueur doit être changé auprès
de la Régie pour y inscrire le
code du cabinet avec une date de
début au 16 juin 2010.
Si vous faites la modification
via les services en ligne, vous
devez choisir l’option Nouveau
lieu de suivi en prenant soin
d’indiquer la date de début du
nouveau code de cabinet (16 juin
2010). Dans ce cas, il n’y a pas
d’obligation d’avoir effectué un
examen ou une thérapie du
patient à la date indiquée pour
le changement.
Note : Dorénavant, lors
d’une accréditation en GMF, il
n’est plus obligatoire de faire
signer un nouveau formulaire
d’inscription aux patients déjà
inscrits auprès d’un médecin de
famille qui devient membre du
nouveau GMF. Toutefois,
l’inscription antérieure doit
être modifiée dans le délai
prescrit, soit avec :
-
l’application en ligne
Inscription de la clientèle
des professionnels de la
santé (dans ce cas,
l’utilisateur qui avait déjà
accès à l’application pour la
clientèle hors GMF doit
obtenir un accès à
l’application pour la
clientèle GMF)
-
une lettre de demande de
changement massif précisant la
date de prise d’effet du
changement, le nom du GMF et
le site GMF concerné;
transmettre au service suivant
(par la poste ou par
télécopieur) :
Service de l’admissibilité et
du paiement
Case postale 500
Québec (Québec) G1K 7B4
Télécopieur : 418 646-8110
- L’inscription d’un patient
dont le suivi se fait
uniquement à domicile doit
être faite avec un code de
localité sauf si le médecin de
famille du patient a une
pratique en lien avec l’une de
ces trois situations :
-
si le médecin est
membre d’un GMF,
l’inscription doit toujours se
faire avec un code de site du
GMF, car le forfait annuel de
prise en charge et de suivi en
GMF (08875) ne peut être payé
pour une inscription faite
avec un code de localité;
-
si le médecin de famille
fait partie d’un groupe de
pratique avec d’autres
médecins, dans un cabinet par
exemple, il doit inscrire tout
patient vulnérable suivi à
domicile avec le numéro du
cabinet comme lieu de suivi
habituel. Ceci permettra à un
autre médecin de son groupe
qui le remplacerait
temporairement auprès de ce
patient de pouvoir bénéficier
du forfait de responsabilité à
l’examen;
-
si le médecin pratique en
CLSC ou en UMF, il doit
également inscrire toute sa
clientèle avec le numéro du
CLSC ou de l’UMF (soit 4XXX1)
dans le cas d’une UMF-CH.
Haut de la
page
-
Est-ce qu’une
infirmière ou candidate
infirmière praticienne
spécialisée en soins de
première ligne (IPS-SPL - CIPS-SPL) peut inscrire un
patient auprès d'un médecin
partenaire?
Depuis le 1er
octobre 2010, aux fins des
conditions d’application du
forfait d’inscription
générale, l’infirmière
praticienne spécialisée en
soins de première ligne
(IPS-SPL) ou la candidate
infirmière (CIPS-SPL) peut,
avec le consentement du
médecin de famille
partenaire, procéder à
l’inscription générale d’un
patient au nom de ce médecin
lors d’un examen ou d’une
thérapie qu’elle a réalisé.
Toutefois, le
formulaire no 4096
doit être signé par le
médecin partenaire, et
ce, avant d'être mis au
dossier du patient. Le patient est inscrit au
nom du médecin partenaire et
le forfait lui est versé
annuellement selon les
dispositions de l’Entente
particulière relative aux
services de médecine de
famille, de prise en charge
et de suivi de la clientèle.
Exception :
L’IPS-SPL ou la CIPS-SPL
ne peut pas inscrire un
patient présentant une
condition de vulnérabilité
(au sens du paragraphe
6.01 B) de l’E.P. –
Services de médecine de
famille, de prise
en charge et de suivi de la
clientèle). L’inscription
de ce patient se fait
uniquement lors d’un
examen ou d’une thérapie
du patient effectué par le
médecin de famille
partenaire.
Pour plus de détails,
veuillez consulter la
rubrique
Partenariat entre
l’infirmière praticienne
spécialisée et le ou les
médecins partenaires.
Haut de la
page
-
Est-ce qu’un médecin
pratiquant hors Québec et
ayant adhéré au régime
d’assurance maladie
(6-XXXXX-X) peut inscrire ses
patients du Québec dont il
assure le suivi régulier?
Oui, ce
médecin peut bénéficier de
certains forfaits prévus à
l'Entente
particulière relative aux
services de médecine de
famille, de prise en charge
et de suivi de la clientèle,
seulement s'il a inscrit
le patient à l'occasion
d'un examen ou d'une
thérapie effectué en cabinet
auprès de celui-ci. Sous
réserve du respect des
dispositions de l'entente
particulière, le médecin
peut bénéficier des forfaits
suivants :
-
Le forfait annuel
d'inscription générale
(art. 4.00, aucune
facturation nécessaire,
versé par la Régie);
-
Le forfait annuel de prise
en charge (paragr. 6.01,
aucune facturation
nécessaire, versé par la
Régie);
-
Le forfait de
responsabilité de la
clientèle vulnérable
inscrite (paragr. 6.02,
facturation selon les
modalités prévues);
-
La rémunération prévue
pour les discussions de
cas du paragraphe 6.03 en
autant que la discussion
soit tenue avec des
professionnels du Québec
(facturation selon les
modalités prévues);
-
Le supplément à l'examen
périodique d'un enfant âgé
de 0 à 5 ans (art. 8.00,
facturation selon les
modalités prévues).
Toutefois, il n'a pas droit
aux mesures suivantes :
-
Mesures relatives à la
pratique de groupe (paragr.
6.02 D);
-
Mesure concernant
l'organisation des
services sur le territoire
d'un CSSS (art. 9.00 A);
-
Mesure concernant le
coordonnateur médical
local (art. 9.00 B);
-
Mesure concernant le congé
en établissement (art.
9.00 C).
Note :
Le médecin
pratiquant hors
Québec ayant adhéré
au régime québécois
doit également
respecter les
obligations visées
aux articles 10.00,
11.00 et 12.00.
Haut de la
page
-
Y a-t-il obligation
d’inscrire la clientèle dont
vous assurez le suivi
régulier à titre de médecin
de famille?
Non, il n’y a aucune
obligation d’inscrire la
clientèle si ce n’est de
pouvoir bénéficier des
divers forfaits payables
lorsque vous assurez le
suivi de patients inscrits.
Par ailleurs, vous ne pouvez
obliger un de vos patients
habituels à signer un
formulaire d’inscription, ni
refuser de le voir pour ce
motif.
Haut de la
page
-
Que puis-je faire si un
patient refuse de signer un
formulaire d’inscription?
Vous ne pouvez inscrire un
patient qui refuse de signer
un formulaire d’inscription,
ni facturer les différents
forfaits liés à la prise en
charge et au suivi de la
clientèle dans les E.P. - GMF
et Services de médecine de
famille, de prise en charge et
de suivi de la clientèle.
Toutefois, dans le cas
d’un patient présentant
un problème de santé mentale
qui n’est pas en mesure de
signer son formulaire
d’inscription, vous pouvez
procéder comme suit :
-
s’il n’est pas
accompagné lors de sa
visite, vous devez annoter
votre formulaire
d’inscription en
conséquence pour justifier
l’absence de signature;
-
s’il est accompagné,
vous pouvez faire signer
la section 5 du
Formulaire d’inscription
auprès d’un médecin de
famille no
4096 par son
accompagnateur.
Haut de la
page
-
Comment informer la
Régie de l’inscription d’un patient?
En GMF :
Obligation d'utiliser
les applications en ligne
Inscription de la clientèle
des professionnels de la
santé (formulaire no 4096
Internet) ou B2B.
Hors GMF :
Possibilité de profiter
des avantages des
applications en ligne Inscription
de la clientèle des
professionnels de la santé
ou B2B.
OU
Transmettre les informations
d’inscription du patient
sur une demande de
paiement no 1200
papier ou informatique
(pour la description des
codes à utiliser pour
l’inscription, voir l’avis
administratif pour la
clientèle générale au
paragraphe 4.03
de l’E.P. -
Services de médecine de
famille, de prise en
charge et de suivi de la
clientèle (no
40) ou celui pour la
clientèle vulnérable au
paragraphe
5.02).
Éléments à
surveiller :
-
Lors de la
transmission de
l’inscription à la
Régie, il faut indiquer
la date de début
figurant au formulaire
(généralement la date de
signature du formulaire) et
non pas la date de la
journée où l’inscription
est transmise à la
Régie.
Note :
Voir la
question 7
pour les règles à suivre
en cas de dépassement du
délai de transmission de
l’inscription à la
Régie.
-
Nombre de codes de
vulnérabilité pouvant
être confirmés à la
Régie pour un même patient?
Trois au
maximum.
-
Mise en garde pour
l’inscription au moyen des
formulaires Internet :
Pour inscrire un
patient ne présentant
pas de problème de
santé lié à une
condition de
vulnérabilité, ne rien
écrire dans la section
Codes de vulnérabilité
(ni code de
vulnérabilité, ni
date).
-
Mise en garde
pour l’inscription
avec la demande de
paiement no
1200 :
Pour un patient ne
présentant pas de
problème de santé
correspondant à une
condition de
vulnérabilité,
inscription avec le
code :
- 99800 pour un
patient âgé de moins
de 70 ans
- 99509 pour un
patient de 70 ans ou
plus
Attention! Quand un patient
inscrit avec un code
99800 ou 99509
commence à présenter
un problème de santé
correspondant à une
condition de
vulnérabilité prévue à
l’E.P. - Services de
médecine de famille, de prise en
charge et de suivi de la
clientèle,
vous devez transmettre
une modification
d’inscription à la
Régie (voir la
question 8).
-
Ne pas oublier
d’aviser la Régie des
changements relatifs à
l’inscription d’un de
vos patients (voir la
question 8 relative à
la modification
d’inscription et la
question 13 relative au
rétablissement
d’inscription).
Haut
de la page
-
Y a-t-il un délai
à respecter pour
transmettre une
inscription à la Régie?
Les données
d’inscription doivent
être reçues par la
Régie dans un délai de
90 jours de la date de
l’examen ou de la
thérapie donnant effet
à l’inscription sinon
l’inscription sera
refusée. Dans ce cas,
l'inscription pourra
être transmise
uniquement lors de la
prochaine visite du
patient comportant un
examen ou une
thérapie (pas besoin
de faire à nouveau
signer le formulaire
d’inscription par le
patient). La date de
cette nouvelle visite
devient alors la date
de début d’inscription à
indiquer. La Régie
n’accordera pas de
dérogation dans ces
cas.
Toutefois, un nouveau GMF peut s’adresser au
Centre d’information
et d’assistance aux
professionnels pour
obtenir une
prolongation de ce
délai lorsque
l’implantation des
outils informatiques GMF tarde ou
lors de l’arrivée d’un
nouveau médecin dans
le GMF (soit, deux situations
pouvant entraîner
l’incapacité de
respecter ce délai
pour transmettre en
ligne les nouvelles
inscriptions de la
clientèle).
Attention! Dans ce
cas, le médecin
responsable du GMF
doit formuler sa
demande à l'adresse
qui suit, et ce, dans un délai
de 90 jours à partir
de la date de la
lettre transmise par
la Régie pour
confirmer :
-
l’accréditation du GMF
et le ou les numéros
de cabinet ou
d’établissement visés,
ou
-
l’arrivée d’un médecin
comme membre du GMF.
Centre d'assistance aux
professionnels :
Québec :
418 643-8210
Montréal :
514 873-3480
Ailleurs au Québec :
1 800 463-4776
Par courriel sécurisé
Télécopieur : 418
646-9251
Haut
de la page
-
Comment modifier
une inscription de
patient à la Régie? Et
dans quelles
situations?
En GMF :
Obligation d'utiliser
l'application Internet
Inscription de la
clientèle des professionnels
de la santé ou
l'application B2B
Hors GMF :
Possibilité de
profiter des avantages
des applications en
ligne Inscription
de la clientèle des
professionnels de la
santé ou B2B
OU
Transmettre une copie
du formulaire de
modification
no 4094 (par la
poste ou par
télécopieur) au
service suivant :
Service de
l’admissibilité et
du paiement
Case postale 500
Québec (Québec) G1K
7B4
Télécopieur : 418
646-8110
Hors
GMF à GMF ou GMF à
Hors GMF : Un
médecin qui modifie sa
pratique (GMF à
hors GMF ou
l’inverse) et
qui conserve sa
clientèle peut
demander un changement
massif de lieu de
suivi de sa clientèle
par lettre. Cette
lettre doit préciser
la date du changement,
le GMF ou le site
précis concerné. Elle
peut être transmise
par la poste ou par
télécopieur au service
de l’admissibilité et
du paiement dont les
coordonnées figurent
plus haut.
Précision : Une
inscription faite avec
une demande de
paiement no 1200 peut
être modifiée avec les
applications
d’inscription Internet
dès que le médecin de
famille ou la personne
qu’il a autorisée a
obtenu les accès
requis.
Nouveauté avec le
formulaire unique pour
l’inscription de la
clientèle : Lorsqu’un
médecin de famille
devient membre d’un GMF, il n’a pas à
réinscrire ses
patients déjà
inscrits. Par
ailleurs, nous vous
invitons à profiter de
l’occasion pour
remettre à vos
patients le formulaire
Renseignements sur
les groupes de
médecine de famille
no
4095
et à les inviter à
signer une formule de
Consentement à l’accès
ou à la transmission
de renseignements
personnels (section 6
du nouveau formulaire
d’inscription no 4096
ou l’équivalent).
Éléments à
surveiller :
-
Ne jamais
faire de demande
de révision pour
effectuer une
modification
d’inscription.
-
Aucune
modification
d'inscription
n'est possible
avec la demande de
paiement no
1200.
-
La modification
d’une inscription
doit être reçue
par la Régie dans
un délai de 90
jours de la date
de l’examen ou de
la thérapie
donnant effet à
cette modification
(exemple : ajout
d’un code de
vulnérabilité). Si
vous dépassez ce
délai, la
modification sera
refusée. Vous
devrez attendre le
prochain examen ou
la prochaine
thérapie de votre
patient avant de
pouvoir soumettre
à nouveau cette
modification. La
date d’inscription
devra correspondre
à la date de ce
dernier examen ou
cette dernière
thérapie.
Note :
Pour le changement
de lieu de suivi
de la clientèle,
il n’y a pas
d’obligation
d’avoir effectué
un examen ou une
thérapie du
patient à la date
indiquée pour le
changement, mais
le délai de 90
jours pour la
réception de la
demande de
changement doit
être respecté.
Ne pas
confondre
modification
d'inscription et
rétablissement
d'inscription. Le
formulaire no 4055
est réservé au
rétablissement
d'inscription.
Pour plus de
détails, voir les
questions 13 et
14.
Autres
précisions et
mises en garde
pour le
COMMENT
| En ligne |
Pour modifier le lieu de suivi habituel, vous avez deux
options différentes :
- Option « correction » pour corriger un lieu de suivi
en erreur
(l’information transmise initialement
comportait une erreur)
- Option « nouveau lieu de suivi » pour indiquer la
date de début du
nouveau lieu de suivi habituel
(nouveau lieu physique, ou attribution
d’un code de
cabinet, ou transformation d’une inscription hors GMF
à GMF ou l’inverse)
Pour mettre fin à une inscription, il est important
d’inscrire la date de fin
et la raison, et non pas de «
supprimer » l’inscription (car cela aurait pour effet
d’éliminer toute trace de cette inscription et de
générer, le cas échéant, une
récupération de tout
forfait payé antérieurement en regard de cette
inscription).
|
|
Avec le formulaire no 4094 |
Pour modifier le lieu de suivi habituel, vous
avez deux options différentes :
- Option « correction » pour corriger un lieu
de suivi en erreur
(l’information transmise initialement comportait une erreur)
- Option « changement de lieu de suivi » pour
indiquer la date de
début du nouveau lieu de suivi habituel (nouveau
site ou nouvelle
caractéristique du site telle l’attribution d’un
numéro de cabinet).
Exemple : patient ABCD inscrit au lieu de suivi 6XXXX
le 14 septembre 2008, fin au 31 juillet 2010 puis au
5XXXX à partir du 1er août 2010.
|
Autres précisions et mises en garde relatives aux SITUATIONS
Modification requise,
OU NON, selon
certaines situations
rencontrées
| Situations rencontrée / Explications |
oui |
non |
1. Changement de lieu de suivi
- Votre cabinet obtient un numéro de cabinet
pour la
facturation
- Vous changez de site dans un GMF
- Vous changez de GMF
- Vous passez d'une pratique GMF à une
pratique hors GMF (ou l'inverse)
- Vous facturez avec un code de localité
et votre
cabinet déménage :
- dans la même localité
- dans la localité voisine
Voir précisions aux questions 9 et 11.
|
X
X
X
X
X
|
X
|
2. Changement au niveau de la condition de
vulnérabilité
- Patient avec ou sans condition de vulnérabilité liée
à la santé qui atteint 70 ans ou plus
-
La Régie le classera, à partir de son NAM, dans la
catégorie de vulnérabilité liée à l’âge appropriée. Le
versement du forfait annuel de clientèle vulnérable
sera automatiquement ajusté en conséquence.
- Enfant qui atteint 64 mois
- Enfant de 0 à 63 mois qui devient vulnérable
- Patient non vulnérable qui commence à présenter une
ou des conditions de vulnérabilité
- Patient vulnérable qui commence à présenter une
nouvelle condition de vulnérabilité liée à la santé
(jusqu’à un maximum de trois)
- Patient vulnérable en raison de l’âge qui commence à
présenter une situation de vulnérabilité
Voir précisions aux questions
9 et 11.
|
X
X
X
X
|
X
X
|
3. Bébé inscrit sans NAM, comme patient pris
en charge, qui obtient son NAM
-
La Régie ajuste automatiquement le dossier
d’inscription lorsque le bébé obtient son NAM dans la
mesure où elle peut repérer le dossier d’inscription
initial à partir de la demande d’inscription du bébé au
régime d’assurance maladie.
Lors de l’inscription d’un bébé sans NAM, il est donc
important de transmettre les bonnes informations quant à
l’identité de l’enfant et à celle de la mère (ou à défaut
celle du père), soit des informations conformes à celles
transmises pour l’octroi de son NAM. Pour plus de détails,
voir l'Infolettre
n°
116 du 21 octobre 2009.
|
|
X |
4. Patient dont le NAM change suite à une
modification de son identité
-
La Régie fait quotidiennement un couplage de fichiers
lui permettant de mettre à jour ces données nominatives.
Il est cependant important que vous inscriviez le
nouveau NAM de ce patient dans son dossier lors de sa
prochaine visite et sur vos demandes de paiement.
Toutefois, si un problème survenait à ce niveau, n’hésitez
pas à contacter notre équipe de support technique aux
services en ligne – Internet pour nous le signaler :
Québec :
418 643-8210*
Montréal :
514 873-3480*
Ailleurs au Québec :
1 800 463-4776*
* Après identification, faites le 1 pour les services en
ligne.
|
|
X |
5. Inscription transmise avec une
demande de paiement n° 1200
- Patient inscrit avec un code 99800 qui atteint
70 ans ou plus sans présenter de problème de santé lié à
un code de vulnérabilité :
-
La Régie le classera, à partir de son NAM, dans la
catégorie de vulnérabilité liée à l’âge appropriée. Le
versement du forfait annuel de clientèle vulnérable sera
automatiquement ajusté en conséquence.
- Patient inscrit avec un code 99800 (moins de 70
ans) ou 99509 (70 ans ou plus) qui commence à
présenter des problèmes de santé correspondant à un ou
plusieurs codes de vulnérabilité :
-
Enfant inscrit avec le code 99508
(avant le 1er
janvier 2009 et dont l’inscription était toujours valide à
cette date) qui commence à présenter une situation de
vulnérabilité alors qu’il fait toujours partie de la
clientèle pédiatrique (0 à 63 mois) visée par le supplément
à l’examen pédiatrique d’un enfant âgé de 0 à 5 ans (code
d’acte 08877) :
|
X
X
|
X |
Haut de la
page
-
Est-il
possible de
demander à la
Régie de faire
un changement
massif de lieu
de suivi
habituel quand
un médecin
travaille dans
un cabinet qui
obtient un
numéro de
cabinet
spécifique ou
lorsqu’il
conserve sa
clientèle même
s’il change de
lieu de pratique?
Oui, en
utilisant le
formulaire no
4094 pour le
médecin hors GMF
ou par lettre
pour le médecin
en GMF.
La demande doit
spécifier
l’ancien lieu de
suivi, le
nouveau lieu et
la date de prise
d’effet du
changement. Elle
peut viser
l’ensemble de
vos patients ou
une partie
seulement. Dans
ce dernier cas,
vous devez
fournir la liste
des patients
visés avec leur NAM.
Note : Le
changement de
lieu de suivi
est inutile
lorsque le
médecin change
pour une
clinique où
l'inscription
est faite avec
le même code de
localité que
celui de la
clinique qu'il
vient de
quitter.
Important : La
Régie ne peut
pas faire de
changement
massif de toute
la clientèle si
le médecin :
-
Pratique dans
deux cabinets
où il utilise
le même code
de localité
(patients
inscrits avec
6XXX1 dans les
deux cas) et
-
Modifie sa
pratique pour
un seul
de ces deux
cabinets, soit
parce que
-
Le
cabinet
obtient un
numéro de
cabinet
spécifique, GMF ou hors GMF1
(patients à
inscrire avec
54XXX,
55XXX ou 57XXX);
-
Il va
travailler
dans un autre
cabinet où
l’inscription
doit se faire
avec un autre
code de
localité
(6XXX2).
Dans
ces cas, la
Régie ne peut
pas déterminer
quels sont les
patients visés
parce qu’elle
ne peut pas
les relier à
une clinique
précise. Il
revient alors
au médecin
d’identifier
les patients
dont le lieu
de suivi doit
être modifié,
et d’en
transmettre la
liste à la
Régie.
1 Hors GMF,
un cabinet
peut obtenir de
la Régie un
numéro de
cabinet spécifique
pour la
facturation dans les deux
situations suivantes : création
d’une clinique réseau ou
instauration d’une pratique de
groupe au sens de l’E.P. -
Services de
médecine de
famille, de prise en
charge et de suivi de la clientèle.
Haut de la page
-
Que faut-il
savoir quand nous obtenons un
numéro de cabinet spécifique
pour la facturation?
Lorsqu’une clinique obtient un
numéro de cabinet spécifique (pour
permettre la pratique de groupe au
sens de l'E.P. - Services
de médecine de famille, de prise en charge
et de suivi de la clientèle ou
en raison d'une accréditation en GMF
ou en clinique réseau), tous les
médecins omnipraticiens doivent
utiliser ce numéro de cabinet
spécifique pour facturer tous les
services qui y sont rendus, et ce,
qu’ils aient adhéré ou non aux E.P. - GMF ou
Clinique réseau ou à la
pratique de groupe. Par contre, les
médecins spécialistes ou les
professionnels de la santé autres
que des omnipraticiens qui
travaillent dans la même clinique
doivent continuer à utiliser le code
de localité pour leur facturation.
Haut de la page
-
Quand dois-je aviser la Régie
d’un changement de lieu habituel de suivi?
Vous devez modifier vos
inscriptions de clientèle auprès
de la Régie lorsque :
-
Le lieu habituel de suivi
où vous exercez obtient un nouveau
numéro de facturation notamment,
lorsque la Régie attribue un numéro
de facturation spécifique à votre
cabinet parce qu’il devient GMF, clinique-réseau ou aux fins du suivi
de la pratique de groupe. Il en est
de même si vous changez de site de
suivi de votre clientèle au sein du
même GMF (délai de modification de
90 jours).
-
Vous changez votre lieu de
suivi habituel, d'un ou de plusieurs
de vos patients, pour un nouveau
lieu de suivi dont le code de
facturation est différent du
premier. Exemples :
-
Votre cabinet déménage
dans une localité voisine où
vous devez utiliser un nouveau
code de localité pour votre
facturation.
-
Vous changez de GMF.
-
Vous
aviez inscrit un patient en GMF,
vous quittez le GMF et votre patient
maintient son inscription auprès de
vous dans votre nouveau lieu de
pratique. Dans ce cas, le médecin
qui quitte le GMF dispose de 30
jours à compter de la date de son
départ du GMF, pour informer la
Régie du changement de lieu de suivi
de tout patient qui demeure inscrit
auprès de lui.
Référence :
paragraphe 4.04, 3e alinéa de l’E.P. - Services
de médecine de famille, de
prise en charge et de suivi de
la clientèle.
Vous n’avez pas à nous
aviser quand vous changez d’un
cabinet à un autre et que la
facturation se fait dans les deux
endroits avec le même code de
localité.
Rappels : Le
paragraphe 4.04 de l’E.P. - Services
de médecine de famille, de
prise en charge et de suivi de
la clientèle précise que vous
pouvez faire un seul changement de
lieu de suivi habituel par année
civile pour un patient. Ce
changement peut avoir pour effet de
modifier, à compter de la date du
changement de lieu, le montant de
certains forfaits payables en vertu
de l’E.P. - Services
de médecine de famille, de
prise en charge et de suivi de
la clientèle
(forfait annuel ou forfait de
responsabilité à l’examen pour la
clientèle vulnérable, suppléments à
l’examen pour le suivi de grossesse
ou supplément à l’examen périodique
d’un enfant âgé de 0 à 5 ans).
Dans le cas du calcul du forfait
annuel pour l’inscription générale,
l’entente particulière précise que
l’impact monétaire de ce changement
sera alors considéré avoir été en
vigueur pour toute l’année.
Haut de la page
-
Comment éviter des rejets de
facturation quand je change le lieu
de suivi habituel d’un patient?
Il faut faire attention de respecter
la date de prise d’effet indiquée
pour le changement de lieu de suivi.
Les services rendus dans ce lieu et
les forfaits réclamés à partir de la
date de début du changement de lieu de suivi
doivent être facturés avec le
nouveau code de lieu de suivi. Ceux
rendus ou réclamés à une date
antérieure doivent être facturés ou
refacturés le cas échéant avec le
code du lieu de suivi antérieur.
Haut de la
page
-
Quand rétablir une inscription?
Le rétablissement d’une inscription
est requis quand votre inscription
d’un patient a pris fin à la suite
d'une
inscription erronée de ce patient
par un autre médecin de famille. Il
y a inscription erronée quand vous
avez toujours continué d’être le
médecin de famille du patient, même
si celui-ci a consulté
occasionnellement un ou d’autres
médecins. Vous disposez d’un
maximum de 12 mois
pour rétablir votre
inscription auprès de la
Régie. Ce délai de douze mois
débute à compter de la
date de transmission par la Régie du
rapport vous informant de la date de
fin d’inscription de ce patient
auprès de vous. Par exemple, si vous
recevez votre rapport le 1er
janvier 2010, la Régie doit
avoir reçu le formulaire
requis avant le 1er janvier
2011. Pour le « Comment?
», voir la question suivante.
Haut de la
page
-
Comment rétablir une
inscription?
En remplissant le
formulaire n°
4055 ou la version anglaise
formulaire n° 4059. Une fois rempli, ce formulaire doit être
signé par le médecin de famille et
son patient (ou le représentant de
ce dernier, le cas échéant). Ne pas
utiliser le formulaire de
modification no 4094, ni réinscrire le patient avec un
nouveau formulaire d’identification
du médecin de famille.
Une copie du
formulaire no 4055 doit être
conservée au dossier médical du
patient. Le formulaire signé
et daté peut être posté ou
transmis par télécopieur à la
Régie au Service de l’admissibilité et du
paiement dont les coordonnées sont
les suivantes :
Service de l’admissibilité et du
paiement
Case postale 500
Québec (Québec) G1K 7B4
Télécopieur : 418 646-8110
Depuis le 1er janvier
2011, en plus de transmettre à la Régie le formulaire no 4055, vous devrez
transmettre une copie du formulaire d'inscription signé par le patient
(ou son représentant, le cas échéant) lors de son inscription initiale. Le
formulaire d'inscription est le formulaire no 4096 (no 4101 en version
anglaise) ou une version antérieure de ce formulaire (voir la note 1 de la
question 1).
Ne pas utiliser le formulaire de
rétablissement d’une inscription
lorsque vous voulez
réinscrire un ancien patient dont
l’inscription avait volontairement
été fermée à la suite d'une prise en
charge réelle par un autre médecin
(en raison d’un déménagement par
exemple). Dans ce cas, un nouveau
formulaire d’inscription auprès d'un
médecin de famille (formulaire
n° 4096 ou version anglaise
formulaire n° 4101)
doit être rempli et signé par le
patient et le médecin, et cette
nouvelle inscription doit être
transmise à la Régie. Le délai de 90
jours pour la réception à la Régie
s’applique également dans ce cas.
Haut de la
page
|
|
