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Aux fins d'administration de leur facturation, les professionnels de la santé qui exercent au sein d'une société accréditée par le Collège des médecins du Québec (CMQ) ou par leur ordre professionnel peuvent demander à la Régie de leur assigner un numéro de compte administratif, dit collectif.
Ce compte administratif, au nom de la société, permet aux professionnels de distinguer les activités professionnelles accomplies au sein de cette société de celles exercées en dehors de ce cadre.
Afin de vous prévaloir d'un tel compte administratif collectif, vous devez remplir certaines obligations auprès de la Régie. Pour ce faire, suivez la démarche indiquée ci-dessous.
- Avez-vous reçu l'autorisation du Collège des médecins du Québec (CMQ) ou de votre ordre professionnel?
Oui. Passez à l'étape suivante.
Non. Vous devez auparavant demander au CMQ ou à votre ordre professionnel l'autorisation d'exercer vos activités professionnelles au sein d'une société, selon le règlement sur l'exercice de votre profession en société.
- Voulez-vous recevoir des paiements au nom de la société?
Si oui, tous les professionnels voulant utiliser un numéro de compte administratif au nom de la société pour leurs factures à la Régie doivent ouvrir un compte administratif collectif auprès de la Régie en remplissant et signant le formulaire Demande d'un compte administratif et avis de pratique en groupe ou en société (3006). Remplir la partie 1 du formulaire.
Vous assurer que le nom de la société inscrit sur ce formulaire soit le même que celui autorisé par le CMQ ou votre ordre.
Ce nouveau numéro de compte doit être inscrit sur toutes les factures attribuées à la Société.
Il est important de mentionner que le professionnel qui utilise un compte administratif collectif, demeure responsable des services médicaux facturés en son nom sous ce numéro de compte administratif.
Un compte administratif collectif déjà existant ne peut être converti au nom de la nouvelle société par actions. Cependant, il est possible de modifier le nom d’un compte administratif collectif existant pour une société en nom collectif à responsabilité limitée (SENCRL). Il faut alors que tous les professionnels membres du compte administratif déjà existant soient associés dans la nouvelle société (SENCRL).
- En plus d'ouvrir un compte administratif, vous devez autoriser la Régie à faire le paiement des honoraires à l'ordre d'un tiers (société).
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Tous les professionnels qui ont signé le formulaire 3006 pour l'ouverture d'un compte administratif collectif doivent remplir et signer le formulaire Mandat du professionnel de la santé autorisant la Régie à faire le paiement de ses honoraires à l'ordre d'un tiers (3004). Ce mandat permettra à la Régie d'effectuer les paiements à l'ordre de la société.
Les coordonnées de paiement et d’état de compte d’un compte administratif étant uniques, tous les membres de la société désirant se prévaloir d’un même compte administratif pour leur facturation doivent opter pour un même mode de paiement et de retour d’état de compte. Il peut y avoir plusieurs comptes administratifs collectifs différents pour une même société. Chaque membre demeure libre d'adhérer à celui qui lui convient.
En l’absence d’un mandat de tiers paiement, les professionnels de la société recevront leurs honoraires à leur nom personnel, à l’adresse de la société ou directement à leur compte bancaire personnel si une telle demande a été faite.
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Virement bancaire :
Si vous souhaitez en plus un virement au compte bancaire de la société, veuillez remplir le formulaire Autorisation de paiement par virement bancaire (2914).
- Voulez-vous aussi autoriser un tiers à signer vos relevés d'honoraires ou vos factures?
Si oui, un responsable de la société doit remplir le formulaire Mandat des professionnels de la santé autorisant un tiers à signer leurs relevés d'honoraires ou leurs demandes de paiement (3005) et le faire signer par les deux parties (mandants et mandataires).
Si non, chaque professionnel est tenu de signer ses relevés d'honoraires et ses factures.
- Voulez-vous utiliser la facturation informatisée (agence)?
- Un responsable de la société doit demander une accréditation de facturation informatisée auprès de la Régie en remplissant le formulaire Demande d'accréditation et renseignements pour facturation informatisée (2404) et en la faisant signer par les membres de la société.
- Dans le cas d'une nouvelle agence de facturation non enregistrée auprès de la Régie, veuillez aussi remplir le formulaire Inscription à la facturation informatisée – Agence de facturation (3988).
- Finalement, s'il s'agit d'une agence commerciale de facturation, tous les professionnels de la société (les mandants) doivent autoriser le mandataire (agence) en remplissant le formulaire Mandat - Agence commerciale de traitement de données (2788) et faire parvenir le tout à la Régie.
Dans un compte administratif donné, la facturation informatisée doit être effectuée par une seule agence de facturation. Si des agences de facturation différentes sont nécessaires, un compte administratif différent doit être demandé pour chacune. Si vous voulez changer d’agence, il faut fermer le lien avec celle déjà inscrite et en autoriser une nouvelle en utilisant le formulaire 2404.
Pour plus de détails sur la facturation informatisée, consulter la rubrique Modes de facturation.