Inscription d'un patient par son médecin
Précision : Aux fins du paiement des mesures
prévues à l'entente particulière, l'intervention clinique incluant
l'examen ou la consultation est considérée comme étant un examen.
- Comment inscrire un patient à titre de médecin de famille?
- Est-ce qu'une infirmière ou candidate infirmière praticienne
spécialisée en soins de première ligne (IPS-SPL - CIPS-SPL)
peut inscrire un patient auprès d'un médecin partenaire?
- Est-ce qu’un médecin pratiquant hors Québec et
ayant adhéré au régime d’assurance maladie (6-XXXXX-X)
peut inscrire ses patients du Québec dont il assure le suivi régulier?
- Y a-t-il obligation d’inscrire la clientèle dont vous
assurez le suivi à titre de médecin de famille?
- Que puis-je faire si un patient refuse de signer son formulaire d’inscription?
- Comment informer la Régie de l’inscription d’un
patient?
- Y a-t-il un délai à respecter pour transmettre une inscription
à la Régie?
- Comment modifier une inscription de patient à la Régie?
Et dans quelles situations?
- Est-il possible de demander à la Régie un changement
massif de lieu de suivi habituel…?
- Que faut-il savoir quand nous obtenons un numéro de cabinet
spécifique pour la facturation?
- Quand dois-je aviser la Régie d’un changement de lieu
habituel de suivi?
- Comment éviter des rejets de facturation quand je change de
lieu de suivi habituel d’un patient?
- Quand rétablir une inscription?
- Comment rétablir une inscription?
1. Comment inscrire un patient à titre de médecin
de famille?
Vous pouvez vérifier si un patient est déjà inscrit auprès
d'un médecin de famille avant de procéder à son inscription,
et ce, au moyen de la transaction Patient inscrit de l'application en ligne
Inscription de la clientèle des professionnels de la santé.
Faire remplir et signer le
Formulaire d’inscription auprès d’un médecin de famille
n° 4096 (n°
4101 pour la version anglaise). Au même moment, remettre au patient
le ou les documents d’informations complémentaires appropriés
à sa situation :
Note 1 : Le nouveau formulaire no
4096 remplace tous les formulaires d’inscription antérieurs :
Attention!
Dorénavant, vous
ne devez plus utiliser tous ces anciens formulaires pour de nouvelles inscriptions.
S’il vous en reste des copies, prière de les détruire.
Note 2 : Les inscriptions faites avec les anciens formulaires d’inscription
GMF ou hors GMF demeurent valides. Vous n’avez pas à faire
remplir et signer de nouveaux formulaires dans ces cas. Toutefois,
dans le cas des patients inscrits hors GMF avec les anciens formulaires
nos 4093, ou 3889 avant le 1er janvier 2009, (soit respectivement
nos 4097 ou 3901 en version anglaise), si désiré, vous
pouvez leur faire signer un consentement à l’accès à
des renseignements personnels et à leur transmission, lors d’une
visite ultérieure. À cette fin, vous pouvez utiliser la section 6
du nouveau formulaire no 4096 ou l’équivalent. En effet,
cette formule de consentement peut s’avérer utile dans le cadre de
votre pratique et elle ne figurait pas aux anciens formulaires d’inscription
utilisés hors GMF.
Note 3 : Remettre une copie du formulaire au patient et conserver
l’original au dossier du patient. Lorsque requis, la Régie peut demander
au médecin de fournir une copie du formulaire d'inscription signé
par le patient et lui-même. Ne jamais transmettre de formulaires no
4096 en format PAPIER à la Régie. Voir la question
6, au besoin, pour savoir comment informer la Régie de l’inscription
d’un patient.
Éléments à surveiller :
-
La date de signature du formulaire par la personne assurée
correspond normalement à celle de l’examen ou de la thérapie
donnant effet à l’inscription. Elle ne doit jamais être postérieure
à la date de début d’inscription. Cependant,
il peut arriver qu’elle soit antérieure à la date de début
d’inscription. C’est le cas, par exemple, si le délai de 90 jours
pour transmettre l’information à la Régie n’a pas été
respecté. Il faut alors attendre de revoir le patient à l’occasion
d’un examen ou d’une thérapie pour pouvoir transmettre l’inscription
à la Régie (la date d’inscription doit alors correspondre à
la date de la nouvelle visite mais il n’est pas nécessaire de refaire
signer le formulaire par le patient).
-
La date de début de l’inscription (ou date de prise
d’effet) doit correspondre à la date de l’examen
ou de la thérapie donnant effet à cette inscription et ouvrant le
droit au paiement du ou des forfaits qui y sont liés.
-
Le code d’établissement indiqué pour le lieu
de suivi habituel doit être un code valide.
Exemple : Vous devez inscrire un patient le 1er
juin 2010 dans un cabinet où vous facturez avec un code de localité
mais qui est en démarche pour être accrédité « clinique
réseau ». Vous devez utiliser le code de localité (6XXXX)
comme lieu de suivi au 1er juin 2010. Lorsque votre clinique réseau
est accréditée, vous recevez un code de cabinet (5XXXX)
dont la date de prise d’effet est le 16 juin 2010. Les inscriptions faites
à compter de cette date doivent inclure ce code de cabinet. De plus, le lieu
de suivi des inscriptions effectuées antérieurement et encore en vigueur
doit être changé auprès de la Régie pour y inscrire le
code du cabinet avec une date de début au 16 juin 2010.
Si vous faites la modification via les services en ligne, vous devez choisir l’option
Nouveau lieu de suivi en prenant soin d’indiquer la date de début
du nouveau code de cabinet (16 juin 2010). Dans ce cas, il n’y a pas d’obligation
d’avoir effectué un examen ou une thérapie du patient à
la date indiquée pour le changement.
Note : Dorénavant, lors d’une accréditation
en GMF, il n’est plus obligatoire de faire signer un nouveau formulaire d’inscription
aux patients déjà inscrits auprès d’un médecin
de famille qui devient membre du nouveau GMF. Toutefois, l’inscription
antérieure doit être modifiée dans le délai prescrit,
soit avec :
-
l’application en ligne Inscription de la clientèle des professionnels
de la santé (dans ce cas, l’utilisateur qui avait déjà
accès à l’application pour la clientèle hors GMF doit
obtenir un accès à l’application pour la clientèle GMF)
-
une lettre de demande de changement massif précisant la date de prise d’effet
du changement, le nom du GMF et le site GMF concerné; transmettre au service
suivant (par la poste ou par télécopieur) :
Service de l'admissibilité et du paiement
Régie de l'assurance maladie du Québec
Case postale 500
Québec (Québec) G1K 7B4
|
418 646-8110
|
- L’inscription d’un patient dont le suivi
se fait uniquement à domicile doit être faite avec un code
de localité sauf si le médecin de famille du patient a une pratique
en lien avec l’une de ces trois situations :
-
si le médecin est membre d’un GMF, l’inscription
doit toujours se faire avec un code de site du GMF, car le forfait annuel de prise
en charge et de suivi en GMF (08875) ne peut être payé
pour une inscription faite avec un code de localité;
-
si le médecin de famille fait partie d’un groupe de pratique
avec d’autres médecins, dans un cabinet par exemple, il doit inscrire
tout patient vulnérable suivi à domicile avec le numéro du
cabinet comme lieu de suivi habituel. Ceci permettra à un autre médecin
de son groupe qui le remplacerait temporairement auprès de ce patient de
pouvoir bénéficier du forfait de responsabilité s'appliquant
à chaque examen ou thérapie;
-
si le médecin pratique en CLSC ou en UMF, il doit également
inscrire toute sa clientèle avec le numéro du CLSC ou de l’UMF
(soit 4XXX1) dans le cas d’une UMF-CH
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2. Est-ce qu’une infirmière ou candidate infirmière
praticienne spécialisée en soins de première ligne (IPS-SPL
- CIPS-SPL) peut inscrire un patient auprès d'un médecin partenaire?
Depuis le 1er octobre 2010, aux fins des conditions d’application
du forfait d’inscription générale, l’infirmière
praticienne spécialisée en soins de première ligne
(IPS-SPL) ou la candidate infirmière (CIPS-SPL) peut, avec le consentement
du médecin de famille partenaire, procéder à l’inscription
générale d’un patient au nom de ce médecin lors d’un
examen ou d’une thérapie qu’elle a réalisé.
Toutefois, le formulaire no 4096 doit être signé
par le médecin partenaire, et ce, avant d'être mis
au dossier du patient. Le patient est inscrit au nom du médecin partenaire
et le forfait lui est versé annuellement selon les dispositions de l’Entente
particulière relative aux services de médecine de famille, de prise
en charge et de suivi de la clientèle.
Exception : L’IPS-SPL ou la CIPS-SPL ne peut pas inscrire
un patient présentant une condition de vulnérabilité (au sens
du paragraphe 6.01 B) de l’E.P. – Services de médecine de famille,
de prise en charge et de suivi de la clientèle). L’inscription de ce
patient se fait uniquement lors d’un examen ou d’une
thérapie du patient effectué par le médecin de famille partenaire.
Pour plus de détails, veuillez consulter la rubrique
Partenariat avec une infirmière praticienne spécialisée.
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3. Est-ce qu’un médecin pratiquant hors Québec
et ayant adhéré au régime d’assurance maladie (6-XXXXX-X)
peut inscrire ses patients du Québec dont il assure le suivi régulier?
Oui, ce médecin peut bénéficier de certains
forfaits prévus à l'Entente particulière relative aux services
de médecine de famille, de prise en charge et de suivi de la clientèle,
seulement s'il a inscrit le patient à l'occasion d'un
examen ou d'une thérapie effectué auprès de celui-ci.
Sous réserve du respect des dispositions de l'entente particulière,
le médecin peut bénéficier des forfaits suivants :
-
Le forfait annuel d'inscription générale (article 4.00, aucune facturation
nécessaire, versé par la Régie);
-
Le forfait annuel de prise en charge (paragraphe 6.01, aucune facturation nécessaire,
versé par la Régie);
-
Le forfait de responsabilité de la clientèle vulnérable inscrite
(paragraphe 6.02, facturation selon les modalités prévues);
-
La rémunération prévue pour les discussions de cas
du paragraphe 6.03 en autant que la discussion soit tenue avec des professionnels
du Québec (facturation selon les modalités prévues);
-
Le supplément à l'examen périodique d'un enfant âgé
de 0 à 5 ans (article 8.00, facturation selon les modalités prévues).
Toutefois, il n'a pas droit aux mesures suivantes :
-
Mesures relatives à la pratique de groupe (paragraphe 6.02 D);
-
Mesure concernant l'organisation des services sur le territoire d'un CSSS (article
9.00 A);
-
Mesure concernant le coordonnateur médical local (article 9.00 B);
-
Mesure concernant le congé en établissement (article 9.00 C);
- Compensation pour les frais de cabinet (article 14.00).
Note : Le médecin pratiquant hors Québec ayant
adhéré au régime québécois doit également
respecter les obligations visées aux articles 10.00, 11.00 et 12.00.
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4. Y a-t-il obligation d’inscrire la clientèle dont
vous assurez le suivi régulier à titre de médecin de famille?
Non, il n’y a aucune obligation d’inscrire la clientèle
si ce n’est de pouvoir bénéficier des divers forfaits payables
lorsque vous assurez le suivi de patients inscrits. Par ailleurs, vous ne pouvez
obliger un de vos patients habituels à signer un formulaire
d’inscription, ni refuser de le voir pour ce motif.
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5. Que puis-je faire si un patient refuse de signer un formulaire
d’inscription?
Vous ne pouvez inscrire un patient qui refuse de signer un formulaire
d’inscription, ni facturer les différents forfaits
liés à la prise en charge et au suivi de la clientèle dans
les E.P. - GMF et Services de médecine de famille, de prise en
charge et de suivi de la clientèle. Toutefois, dans le cas
d’un patient présentant un problème de santé mentale
qui n’est pas en mesure de signer son formulaire d’inscription, vous
pouvez procéder comme suit :
-
s’il n’est pas accompagné lors de sa visite, vous devez annoter
votre formulaire d’inscription en conséquence pour justifier l’absence
de signature;
-
s’il est accompagné, vous pouvez faire signer la section 5 du Formulaire
d’inscription auprès d’un médecin de famille no
4096 par son accompagnateur.
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6. Comment informer la Régie de l’inscription d’un
patient?
En GMF : Obligation d'utiliser les applications
en ligne Inscription de la clientèle des professionnels de la santé
(formulaire no 4096 Internet) ou B2B.
Hors GMF : Possibilité de profiter
des avantages des applications en ligne Inscription de la clientèle des professionnels
de la santé ou B2B.
OU
Transmettre les informations d’inscription du patient sur une demande de paiement
no 1200 papier ou informatique (pour la description des codes à
utiliser pour l’inscription, voir l’avis administratif pour la clientèle
générale au paragraphe 4.03 de l’E.P.
- Services de médecine de famille, de prise en charge et de suivi de la clientèle
(no 40) ou celui pour la clientèle vulnérable au paragraphe
5.02).
Éléments à surveiller :
-
Lors de la transmission de l’inscription à la Régie, il faut
indiquer la date de début figurant au formulaire (généralement
la date de signature du formulaire) et non pas la date de la journée où
l’inscription est transmise à la Régie.
Note : Voir la question 7 pour les règles à
suivre en cas de dépassement du délai de transmission de l’inscription
à la Régie.
-
Nombre de codes de vulnérabilité pouvant être
confirmés à la Régie pour un même patient? Trois
au maximum.
-
Mise en garde pour l’inscription au moyen des formulaires Internet :
Pour inscrire un patient ne présentant pas de problème de santé
lié à une condition de vulnérabilité, ne
rien écrire dans la section Codes de vulnérabilité (ni
code de vulnérabilité, ni date).
-
Mise en garde pour l’inscription avec la demande de paiement no 1200 :
Pour un patient ne présentant pas de problème de santé
correspondant à une condition de vulnérabilité,
inscription avec le code :
- 99800 pour un patient âgé de moins de 70 ans
- 99509 pour un patient de 70 ans ou plus
Attention! Quand un patient inscrit avec un code 99800
ou 99509 commence à présenter un problème
de santé correspondant à une condition de vulnérabilité
prévue à l’E.P. - Services de médecine de famille,
de prise en charge et de suivi de la clientèle, vous devez transmettre une
modification d’inscription à la Régie (voir
la question 8).
-
Ne pas oublier d’aviser la Régie des changements relatifs à
l’inscription d’un de vos patients (voir la question 8
relative à la modification d’inscription et la question 13 relative
au rétablissement d’inscription).
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7. Y a-t-il un délai à respecter pour transmettre
une inscription à la Régie?
Les données d’inscription doivent être reçues par la Régie
dans un délai de 90 jours de la date de l’examen ou de la thérapie
donnant effet à l’inscription sinon l’inscription sera refusée.
Dans ce cas, l'inscription pourra être transmise uniquement lors de la prochaine
visite du patient comportant un examen ou une thérapie (pas
besoin de faire à nouveau signer le formulaire d’inscription par le
patient). La date de cette nouvelle visite devient alors la date de début
d’inscription à indiquer. La Régie n’accordera pas
de dérogation dans ces cas.
Toutefois, un nouveau GMF peut s’adresser au Centre d’assistance
aux professionnels pour obtenir une prolongation de ce délai lorsque l’implantation
des outils informatiques GMF tarde ou lors de l’arrivée d’un
nouveau médecin dans le GMF (soit, deux situations pouvant entraîner
l’incapacité de respecter ce délai pour transmettre en ligne
les nouvelles inscriptions de la clientèle).
Attention! Dans ce cas, le médecin responsable
du GMF doit formuler sa demande à l'adresse qui suit, et ce, dans un délai
de 90 jours à partir de la date de la lettre transmise par la Régie
pour confirmer :
-
l’accréditation du GMF et le ou les numéros de cabinet ou d’établissement
visés, ou
-
l’arrivée d’un médecin comme membre du GMF.
Centre d'assistance aux professionnels :
Québec : 418 643-8210
Montréal : 514 873-3480
Ailleurs au Québec : 1 800 463-4776
Par courriel sécurisé
Télécopieur : 418 646-9251
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8. Comment modifier une inscription de patient à la Régie?
Et dans quelles situations?
En GMF : Obligation d'utiliser l'application
Internet Inscription de la clientèle des professionnels de la santé
ou l'application B2B
Hors GMF : Possibilité de profiter
des avantages des applications en ligne Inscription de la clientèle des professionnels
de la santé ou B2B
OU
Transmettre une copie du formulaire de modification no 4094 (par
la poste ou par télécopieur) au service suivant :
Service de l'admissibilité et du paiement
Régie de l'assurance maladie du Québec
Case postale 500
Québec (Québec) G1K 7B4
|
|
418 646-8110
|
Hors GMF à GMF ou GMF à Hors GMF :
Un médecin qui modifie sa pratique (GMF à hors GMF
ou l’inverse) et qui conserve sa clientèle
peut demander un changement massif de lieu de suivi de sa clientèle par lettre.
Cette lettre doit préciser la date du changement, le GMF ou le site précis
concerné. Elle peut être transmise par la poste ou par télécopieur
au service de l’admissibilité et du paiement dont les coordonnées
figurent plus haut.
Précision : Une inscription faite avec une demande
de paiement no 1200 peut être modifiée avec les applications
d’inscription Internet dès que le médecin de famille ou la personne
qu’il a autorisée a obtenu les accès requis.
Nouveauté avec le formulaire unique pour l’inscription de la clientèle :
Lorsqu’un médecin de famille devient membre d’un GMF,
il n’a pas à réinscrire ses patients déjà inscrits.
Par ailleurs, nous vous invitons à profiter de l’occasion pour remettre
à vos patients le formulaire Renseignements sur les groupes de médecine
de famille no 4095 et à les inviter à
signer une formule de Consentement à l’accès ou à la
transmission de renseignements personnels (section 6 du nouveau formulaire
d’inscription no 4096 ou l’équivalent).
Éléments à surveiller :
-
Ne jamais faire de demande de révision pour effectuer une modification
d’inscription.
-
Aucune modification d'inscription n'est possible avec la demande de paiement no 1200.
-
La modification d’une inscription doit être reçue par la Régie
dans un délai de 90 jours de la date de l’examen ou de la thérapie
donnant effet à cette modification (exemple : ajout d’un code
de vulnérabilité). Si vous dépassez ce délai, la modification
sera refusée. Vous devrez attendre le prochain examen ou la prochaine thérapie
de votre patient avant de pouvoir soumettre à nouveau cette modification.
La date d’inscription devra correspondre à la date de ce dernier examen
ou cette dernière thérapie.
Note : Pour le changement de lieu de suivi de la clientèle,
il n’y a pas d’obligation d’avoir effectué un examen ou
une thérapie du patient à la date indiquée pour le changement,
mais le délai de 90 jours pour la réception de la demande de changement
doit être respecté.
Ne pas confondre modification d'inscription et rétablissement d'inscription.
Le formulaire no 4055 est réservé au rétablissement
d'inscription. Pour plus de détails, voir les questions 13 et 14.
Autres précisions et mises en garde pour le COMMENT
En ligne
Pour modifier le lieu de suivi habituel, vous avez deux options
différentes :
- Option « correction » pour corriger un lieu de suivi
en erreur
(l’information transmise initialement comportait une erreur)
- Option « nouveau lieu de suivi » pour indiquer la date de début
du
nouveau lieu de suivi habituel (nouveau lieu physique, ou attribution
d’un code de cabinet, ou transformation d’une inscription hors GMF
à GMF ou l’inverse)
Pour mettre fin à une inscription, il est important d’inscrire
la date de fin
et la raison, et non pas de « supprimer » l’inscription (car cela
aurait pour effet
d’éliminer toute trace de cette inscription et de générer,
le cas échéant, une
récupération de tout forfait payé antérieurement en
regard de cette inscription).
Avec le formulaire no 4094
Pour modifier le lieu de suivi habituel, vous avez deux options
différentes :
- Option « correction » pour corriger un lieu de suivi
en erreur
(l’information transmise initialement comportait une erreur)
- Option « changement de lieu de suivi » pour indiquer la
date de
début du nouveau lieu de suivi habituel (nouveau site ou nouvelle
caractéristique du site telle l’attribution d’un numéro
de cabinet).
Exemple : patient ABCD inscrit au lieu de suivi 6XXXX
le 14 septembre 2008, fin au 31 juillet 2010 puis au
5XXXX à partir du 1er août 2010.
Autres précisions et mises en garde relatives aux SITUATIONS
Modification requise, OU NON, selon certaines situations rencontrées
|
Situations rencontrées / Explications
|
Oui / Non
|
|
|
|
Changement de lieu de suivi
|
Votre cabinet obtient un numéro de cabinet
pour la facturation
|
Oui
|
|
Vous changez de site dans un GMF
|
Oui
|
|
Vous changez de GMF
|
Oui
|
Vous passez d'une pratique GMF à une
pratique hors GMF (ou l'inverse)
|
Oui
|
|
Vous facturez avec un code de localité et votre cabinet déménage dans la même localité
|
Non
|
|
Vous facturerez avec un code de localité et votre cabinet déménage dans la localité voisine
|
Oui
|
|
Voir précisions aux questions 9 et 11.
|
| |
|
Changement au niveau de la condition de vulnérabilité
|
|
Patient avec ou sans condition de vulnérabilité liée à
la santé qui atteint 70 ans ou plus
-
La Régie le classera, à partir de son NAM, dans la catégorie
de vulnérabilité liée à l’âge appropriée.
Le versement du forfait annuel de clientèle vulnérable sera automatiquement
ajusté en conséquence.
|
Non
|
|
Enfant qui atteint 64 mois
|
Non
|
|
Enfant de 0 à 63 mois qui devient vulnérable
|
Oui
|
|
Patient non vulnérable qui commence à présenter une ou des
conditions de vulnérabilité
|
Oui
|
|
Patient vulnérable qui commence à présenter une nouvelle condition
de vulnérabilité liée à la santé (jusqu’à
un maximum de trois)
|
Oui
|
|
Patient vulnérable en raison de l’âge qui commence à présenter
une situation de vulnérabilité
|
Oui
|
|
Voir précisions aux questions 9 et 11.
|
| |
|
Bébé inscrit sans NAM, comme patient pris en charge,
qui obtient son NAM
|
|
La Régie ajuste automatiquement le dossier d’inscription lorsque le
bébé obtient son NAM dans la mesure où elle
peut repérer le dossier d’inscription initial à partir de la
demande d’inscription du bébé au régime d’assurance
maladie.
Lors de l’inscription d’un bébé sans NAM, il est donc
important de transmettre les bonnes informations quant à l’identité
de l’enfant et à celle de la mère (ou à défaut
celle du père), soit des informations conformes à celles transmises
pour l’octroi de son NAM. Pour plus de détails, voir l'Infolettre
n° 116 du 21 octobre 2009.
|
Non
|
| |
|
Patient dont le NAM change à la suite à une modification de son identité
|
|
La Régie fait quotidiennement un couplage de fichiers lui permettant de mettre
à jour ces données nominatives. Il est cependant important que
vous inscriviez le nouveau NAM de ce patient dans son dossier lors de sa prochaine
visite et sur vos demandes de paiement.
Toutefois, si un problème survenait à ce niveau, n’hésitez
pas à contacter notre équipe de support technique aux services en
ligne – Internet pour nous le signaler :
Québec : 418 643-8210*
Montréal : 514 873-3480*
Ailleurs au Québec : 1 800 463-4776*
* Après identification, faites le 1 pour les services en ligne.
|
Non
|
| |
|
Inscription transmise avec une demande de paiement n° 1200
|
Patient inscrit avec un code 99800 qui atteint 70 ans ou plus sans
présenter de problème de santé lié à un code
de vulnérabilité :
-
La Régie le classera, à partir de son NAM, dans la catégorie
de vulnérabilité liée à l’âge appropriée.
Le versement du forfait annuel de clientèle vulnérable sera automatiquement
ajusté en conséquence.
|
Non
|
|
Patient inscrit avec un code 99800 (moins de 70 ans) ou 99509 (70 ans ou plus)
qui commence à présenter des problèmes de santé correspondant
à un ou plusieurs codes de vulnérabilité :
|
Oui
|
|
Enfant inscrit avec le code 99508 (avant le 1er janvier 2009 et dont l’inscription était toujours valide à
cette date) qui commence à présenter une situation de
vulnérabilité alors qu’il fait toujours partie de la clientèle
pédiatrique (0 à 63 mois) visée par le supplément à
l’examen pédiatrique d’un enfant âgé de 0 à
5 ans (code d’acte 08877) :
|
Oui
|
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9. Est-il possible de demander à la Régie de faire
un changement massif de lieu de suivi habituel quand un médecin travaille
dans un cabinet qui obtient un numéro de cabinet spécifique ou lorsqu’il
conserve sa clientèle même s’il change de lieu de pratique?
Oui, en utilisant le formulaire no 4094 pour le médecin
hors GMF ou par lettre pour le médecin en GMF. La demande doit spécifier
l’ancien lieu de suivi, le nouveau lieu et la date de prise d’effet
du changement. Elle peut viser l’ensemble de vos patients ou une partie seulement.
Dans ce dernier cas, vous devez fournir la liste des patients visés avec
leur NAM.
Note : Le changement de lieu de suivi est
inutile lorsque le médecin change pour une clinique où l'inscription
est faite avec le même code de localité que celui de la clinique qu'il
vient de quitter.
Important : La Régie ne peut pas faire de changement
massif de toute la clientèle si le médecin :
-
Pratique dans deux cabinets où il utilise le même
code de localité (patients inscrits avec 6XXX1 dans les deux cas) et
-
Modifie sa pratique pour un seul de ces deux cabinets, soit parce
que
-
Le cabinet obtient un numéro de cabinet spécifique, GMF ou hors GMF1
(patients à inscrire avec 54XXX, 55XXX ou 57XXX);
-
Il va travailler dans un autre cabinet où l’inscription doit se faire
avec un autre code de localité (6XXX2).
Dans ces cas, la Régie ne peut pas déterminer quels sont les patients
visés parce qu’elle ne peut pas les relier à une clinique précise.
Il revient alors au médecin d’identifier les patients dont le lieu
de suivi doit être modifié, et d’en transmettre la liste à
la Régie.
1 Hors GMF, un cabinet peut obtenir de la Régie un numéro
de cabinet spécifique pour la facturation dans les deux situations suivantes :
création d’une clinique réseau ou instauration d’une pratique
de groupe au sens de l’ E.P. - Services de médecine de famille,
de prise en charge et de suivi de la clientèle.
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10. Que faut-il savoir quand nous obtenons un numéro de
cabinet spécifique pour la facturation?
Lorsqu’une clinique obtient un numéro de cabinet spécifique
(pour permettre la pratique de groupe au sens de l'E.P. - Services de
médecine de famille, de prise en charge et de suivi de la clientèle
ou en raison d'une accréditation en GMF ou en clinique réseau),
tous les médecins omnipraticiens doivent utiliser ce numéro de cabinet
spécifique pour facturer tous les services qui y sont rendus,
et ce, qu’ils aient adhéré ou non aux E.P. - GMF ou
Clinique réseau ou à la pratique de groupe. Par contre,
les médecins spécialistes ou les professionnels de la santé
autres que des omnipraticiens qui travaillent dans la même clinique doivent
continuer à utiliser le code de localité pour leur facturation.
Haut de la page
11. Quand dois-je aviser la Régie d’un changement
de lieu habituel de suivi?
Vous devez modifier vos inscriptions de clientèle auprès de la Régie
lorsque :
-
Le lieu habituel de suivi où vous exercez obtient un nouveau numéro
de facturation notamment, lorsque la Régie attribue un numéro de facturation
spécifique à votre cabinet parce qu’il devient GMF, clinique
réseau ou aux fins du suivi de la pratique de groupe. Il en est de même
si vous changez de site de suivi de votre clientèle au sein du même
GMF (délai de modification de 90 jours).
-
Vous changez votre lieu de suivi habituel, d'un ou de plusieurs de vos patients,
pour un nouveau lieu de suivi dont le code de facturation est différent du
premier. Exemples :
-
Votre cabinet déménage dans une localité voisine où
vous devez utiliser un nouveau code de localité pour votre
facturation.
-
Vous changez de GMF.
-
Vous aviez inscrit un patient en GMF, vous quittez le GMF et votre patient maintient
son inscription auprès de vous dans votre nouveau lieu de pratique. Dans
ce cas, le médecin qui quitte le GMF dispose de 30 jours
à compter de la date de son départ du GMF, pour informer la Régie
du changement de lieu de suivi de tout patient qui demeure inscrit auprès
de lui.
Référence : paragraphe 4.04, 3e alinéa de l’
E.P. - Services de médecine de famille, de prise en charge et de
suivi de la clientèle.
Vous n’avez pas à nous aviser quand vous changez d’un
cabinet à un autre et que la facturation se fait dans les deux endroits
avec le même code de localité.
Rappels : Le paragraphe 4.04 de l’ E.P. - Services
de médecine de famille, de prise en charge et de suivi de la clientèle
précise que vous pouvez faire un seul changement de lieu de suivi habituel
par année civile pour un patient. Ce changement peut avoir pour effet de
modifier, à compter de la date du changement de lieu, le
montant de certains forfaits payables en vertu de l’E.P. - Services
de médecine de famille, de prise en charge et de suivi de la clientèle
(forfait annuel ou forfait de responsabilité s'appliquant à chaque
examen ou thérapie pour la clientèle vulnérable, suppléments
à l’examen pour le suivi de grossesse ou supplément à
l’examen périodique d’un enfant âgé de 0 à
5 ans).
Dans le cas du calcul du forfait annuel pour l’inscription générale,
l’entente particulière précise que l’impact monétaire
de ce changement sera alors considéré avoir été
en vigueur pour toute l’année.
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12. Comment éviter des rejets de facturation quand je change
le lieu de suivi habituel d’un patient?
Il faut faire attention de respecter la date de prise d’effet indiquée
pour le changement de lieu de suivi. Les services rendus dans ce lieu et les forfaits
réclamés à partir de la date de début du changement
de lieu de suivi doivent être facturés avec le nouveau
code de lieu de suivi. Ceux rendus ou réclamés à une date
antérieure doivent être facturés ou refacturés
le cas échéant avec le code du lieu de suivi antérieur.
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13. Quand rétablir une inscription?
Le rétablissement d’une inscription est justifié quand vous
êtes d'avis que l'inscription auprès d'un autre médecin d'un
de vos patients inscrits, ne reflète pas une prise en charge effective
par cet autre médecin.
Le médecin qui inscrit un patient déjà inscrit
auprès d'un autre médecin de famille donne son consentement à
ce que son nom comme médecin de famille de ce patient ainsi que le lieu d'inscription,
soient transmis au premier médecin qui a, préalablement, inscrit ce
patient.
Vous disposez d’un maximum de 6 mois pour rétablir
votre inscription auprès de la Régie. Ce délai de 6 mois débute
à compter de la date de transmission par la Régie du rapport vous
informant de la date de fin d’inscription de ce patient auprès de vous.
Par exemple, si vous recevez votre rapport le 1er février 2012,
la Régie doit avoir reçu le formulaire requis avant
le 1er août 2012.
Pour savoir comment rétablir une inscription, voir la question
suivante.
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14. Comment rétablir une inscription?
En remplissant le
formulaire n° 4055 ou la version anglaise
formulaire n° 4059. Une fois rempli, ce formulaire doit être
signé par le médecin de famille et son patient (ou
le représentant de ce dernier, le cas échéant). Ne pas utiliser
le formulaire de modification no 4094, ni réinscrire le patient
avec un nouveau formulaire d’identification du médecin de famille.
Une copie du formulaire no 4055 doit être conservée
au dossier médical du patient. Le formulaire no 4055 signé
et daté peut être posté ou transmis par télécopieur
à la Régie au Service de l’admissibilité
et du paiement dont les coordonnées sont les suivantes :
Service de l'admissibilité et du paiement
Régie de l'assurance maladie du Québec
Case postale 500
Québec (Québec) G1K 7B4
|
|
418 646-8110
|
Ne pas utiliser le formulaire de rétablissement d’une inscription
lorsque vous voulez réinscrire un ancien patient dont l’inscription
avait volontairement été fermée à la suite d'une prise
en charge réelle par un autre médecin (en raison d’un déménagement
par exemple). Dans ce cas, un nouveau formulaire d’inscription auprès
d'un médecin de famille (formulaire
n° 4096 ou version anglaise
formulaire n° 4101) doit être rempli et signé
par le patient et le médecin, et cette nouvelle inscription doit être
transmise à la Régie. Le délai de 90 jours pour la réception
à la Régie s’applique également dans ce cas.
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