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Introduction
La facturation informatisée est le moyen le plus efficace pour transmettre
vos demandes de paiement à la Régie de l’assurance maladie du
Québec. Les médecins, les dentistes ainsi que les optométristes
peuvent opter pour ce type de facturation qu’ils soient rémunérés
à l’acte, à honoraires fixes, à honoraires forfaitaires
ou à la rémunération mixte.
La facturation informatisée vous permet de transmettre de façon tout
à fait sécuritaire vos demandes de paiement à la Régie,
ainsi que de recevoir fichiers d'erreurs et fichiers d'états de compte.
Deux possibilités s'offrent à vous :
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Avantages de la facturation informatisée
Rapidité
L’envoi de fichiers électroniques par Internet, plutôt que la
mise à la poste de demandes de paiement papier, accélère le
paiement des honoraires d'environ dix jours. Le retour des fichiers d'erreurs, par
Internet également, vous donne la possibilité de corriger rapidement
les demandes inexactes.
Qualité
Grâce à des logiciels qui peuvent détecter certains types d’erreurs
avant la transmission à la Régie, la facturation est améliorée
et le nombre de refacturation est significativement réduit.
Intégrité
Comme les données que traite la Régie sont celles qui lui sont transmises,
il n’y a aucun risque d’erreurs de transcription ou de saisie.
Sécurité
Opter pour le mode de transmission par Internet permet non seulement d’éliminer
les risques de courrier perdu ou endommagé, mais aussi de recevoir une confirmation
immédiate de réception des données.
Efficacité
Finie la nécessité de signer chaque demande de paiement! Désormais,
une seule signature apposée sur le document de facturation imprimé
lors de la transmission suffit. Qui plus est, la conciliation automatique des états
de compte facilite le suivi comptable.
Économie applicable à la facturation des médecins omnipraticiens
et spécialistes
La facturation informatisée évite d’avoir à payer des
frais de 0,50 $ exigés pour le traitement de chaque demande de paiement
papier.
La Régie incite tous les professionnels de la santé à choisir
la facturation informatisée dès qu’ils débutent. Les
nouveaux médecins qui l’adopteront au cours de leur première
année de pratique pourront se faire rembourser les frais exigés pour
le traitement antérieur de chacune de leurs demandes de paiement papier.
Pour informatiser votre facturation, vous n’avez qu’à cliquer
sur l’une des situations décrites ci-après et à suivre
les étapes requises.
Informatisation de votre facturation personnelle ou de votre facturation de groupe
(no de compte administratif individuel ou collectif) à effectuer
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Facturation par vous-même ou par votre personnel administratif
PARTICULARITÉS
Si vous avez déjà informatisé une partie de votre facturation,
la Régie vous a attribué un numéro d’agence (privée)
de traitement de données. Veuillez donc inscrire ce numéro aux endroits
indiqués sur les formulaires énumérés ci-dessous.
Si vous désirez informatiser votre facturation en utilisant un numéro
de compte administratif individuel ou collectif que vous connaissez, vous n’avez
qu’à inscrire ce numéro aux endroits indiqués sur les
formulaires énumérés ci-dessous.
Si vous voulez obtenir en même temps que votre demande de facturation informatisée
un numéro de compte administratif individuel ou collectif, veuillez remplir
le formulaire
Demande d’un compte administratif et avis de pratique en groupe n° 3006
et le joindre aux formulaires obligatoires ci-dessous.
Pour tout savoir sur les comptes administratifs, veuillez vous référer
à notre rubrique Compte administratif.
ÉTAPES À SUIVRE
Vous trouverez ci-dessous un résumé des étapes à suivre.
Pour avoir plus d'information, veuillez vous référer au
Manuel des agences.
Premièrement, vous devez choisir un logiciel de facturation
reconnu par la Régie.
Consulter la liste des développeurs de logiciels inscrits.
Deuxièmement, vous devez remplir certains formulaires :
Formulaires obligatoires
- Description
du système informatisé n° 2102 : Ce formulaire fournit
à la Régie des renseignements sur le développeur de logiciels
retenu ainsi que des détails techniques relatifs à l’ordinateur
utilisé. Un numéro vous sera attribué pour transmettre vos
demandes de paiement.
-
Demande d'accréditation
et renseignements pour facturation informatisée n° 2404 :
Ce formulaire fournit les renseignements nécessaires pour vous enregistrer
en tant qu’agence (privée) de traitement de données. La signature
de ce formulaire vous engage solennellement à respecter le Règlement
sur les formulaires et les relevés d’honoraires des demandes de paiement.
Important : S’il s’agit d’une
pratique de groupe (numéro de compte administratif collectif), tous les professionnels
qui utilisent ce numéro doivent signer le formulaire.
Formulaires facultatifs
Troisièmement, vous devez expédier les formulaires
de l’une ou l’autre des manières qui suivent :
Dès réception des formulaires, la Régie traitera votre dossier
et fournira à votre développeur de logiciels les renseignements nécessaires :
numéro d’agence, identifiant, mot de passe, etc. Par la suite, ce dernier
entrera en contact avec vous pour vous aider, au besoin, à faire les essais
requis.
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Facturation par une agence commerciale de traitement de données
PARTICULARITÉS
Si vous désirez informatiser votre facturation en utilisant un numéro
de compte administratif individuel ou collectif que vous connaissez, vous n’avez
qu’à inscrire ce numéro aux endroits indiqués sur les
formulaires énumérés ci-dessous.
Si vous voulez obtenir en même temps que votre demande de facturation informatisée
un numéro de compte administratif individuel ou collectif, veuillez remplir
le formulaire
Demande d’un compte administratif et avis de pratique en groupe n° 3006
et le joindre aux formulaires obligatoires ci-dessous.
Note : L’agence commerciale de traitement de données
retenue peut vous aider à informatiser votre facturation.
ÉTAPES À SUIVRE
Premièrement, vous devez choisir une
agence commerciale de traitement de données reconnue par la Régie.
Deuxièmement, vous devez remplir certains formulaires :
Formulaires obligatoires
-
Demande d’accréditation
et renseignements pour facturation informatisée n° 2404 :
Ce formulaire permet d’inscrire les coordonnées de l’agence commerciale
qui sera autorisée à transmettre vos demandes de paiement ainsi que
divers renseignements à la Régie. La signature de ce formulaire vous
engage solennellement à respecter le Règlement sur les formulaires
et les relevés d’honoraires.
Important : Pour informatiser la facturation
à l’aide d’un numéro de compte administratif collectif
(pratique en groupe), tous les professionnels qui utilisent ce numéro doivent
signer le formulaire.
-
Mandat agence
de traitement de données n° 2788 : Ce formulaire permet
d’autoriser l’agence commerciale retenue à transmettre, en votre
nom, les demandes de paiement à la Régie.
Important : Pour informatiser la facturation
à l’aide d’un numéro de compte administratif collectif
(pratique en groupe), tous les professionnels qui utilisent ce numéro doivent
signer le formulaire.
Formulaires facultatifs
Troisièmement, vous devez expédier les formulaires
de l’une ou l’autre des manières qui suivent :
-
Par la poste à :
Régie de l’assurance maladie du Québec
Case postale 500
Québec (Québec) G1K 7B4
-
Par télécopie au numéro : 418 646-8110
Important : Si vous avez rempli le formulaire
autorisant la Régie à faire le paiement à un tiers (no 3004)
vous devez acheminer l'original par la poste.
Dès réception des formulaires, la Régie traitera votre dossier
et vous confirmera par écrit tous les renseignements nécessaires à
la transmission de vos demandes de paiement, soit le numéro de l’agence
commerciale de traitement de données retenue et la date à laquelle
vous pourrez utiliser les services de cette agence.
Note : S’il s’agit de l’informatisation
de la facturation d’une pratique de groupe (numéro de compte administratif
collectif), chaque professionnel recevra une lettre de confirmation.
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Facturation informatisée - Qui appeler en cas de besoin?
ORDINATEUR, IMPRIMANTE
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fonctionnement
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utilisation
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LOGICIELS
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aide pour corriger les erreurs décelées dans l’application des
ententes
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aide à la compréhension des données inscrites sur les états
de compte
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information sur la demande d’informatisation d’un professionnel dans
une agence existante
-
demandes pour un produit de la « Documentation informatisée ».
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RENSEIGNEMENTS TECHNIQUES
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Aide-mémoire
- N’oubliez pas de signer le document de facturation contenant la liste des
demandes de paiement transmises.
- Le réseau Internet peut être utilisé en tout temps. Toutefois,
TIP-I peut parfois être fermé pour maintenance le soir ou la fin de
semaine.
Note : L'assistance téléphonique est offerte du lundi au
vendredi de 8 h 30 à 16 h 30. Aucune assistance n'est
offerte les jours fériés.
- Les demandes de paiement acheminées par télécommunication sont
payées entre 11 et 25 jours après leur réception.
- Le « Suivi des échanges » de TIP-I vous permet de vérifier
la réception de votre envoi dès que vous expédiez un fichier
de demandes de paiement.
- Un rapport d'erreur contenant les demandes de paiement non acceptables est disponible
le lendemain d'un envoi complété avant 18 h. (Message explicatif
907 à l'état de compte)
- Le rapport d'erreurs de règlement des demandes de paiement en erreurs ou
annulées après validation est généralement disponible
tous les lundis et mercredis de chaque semaine. (Message explicatif 997
à l'état de compte)
- L'état de compte est disponible le jour même de l'émission d'un
chèque.
- Une fois produits, les rapports et les états de compte sont disponibles pendant
au moins six mois après leur date d’émission. Pour réactiver
un rapport ou un état de compte plus anciens, communiquez avec le Centre
d'assistance aux professionnels.
- Votre code d’accès est suspendu après 35 jours de non-utilisation.
Pour le réactiver, communiquez avec le Centre d'assistance aux professionnels.
- Votre mot de passe est expiré après 90 jours. Vous pouvez le modifier
en ligne. En cas de mot de passe oublié, veuillez communiquez avec le Centre
d'assistance aux professionnels.
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