Prévenir les erreurs
Le secteur responsable du traitement des demandes de paiement et celui de la révision observent certaines erreurs fréquentes qui pourraient être évitées en portant attention à des éléments bien précis lors de la facturation initiale de vos services.
Pour prévenir ces erreurs et pour éviter de devoir refacturer ou demander une révision, nous attirons votre attention sur un certain nombre de ces situations.
Demandes de paiement CSST
Précisez la date de l'accident ou de l'événement. Elle est obligatoire et l'inscription d'une autre date, comme celle de la date de visite par exemple, entraîne un refus de paiement. La présence de la lettre « S » dans la case C.S. est également essentielle.
Date du service
Vérifiez la date du service. Des dates des services erronées génèrent des coupures inutiles. Par exemple, lorsque différents professionnels (rôle 1, 2 et 4) prodiguent des soins simultanés, il est important d'indiquer la même date de service.
Modificateurs
Des modificateurs absents ou erronés génèrent de nombreuses coupures notamment dans le cas des actes inclus. Veuillez surveiller que le modificateur est compatible :
- avec le lieu où le service est dispensé (clinique réseau, urgence d'un établissement visé par l'Entente particulière relative à la garde sur place, etc.);
- avec l'heure où le service est rendu.
Calcul des honoraires
Portez attention à tout ce qui vient influencer le taux de rémunération.
Exemples :
- La majoration dans les territoires désignés insuffisamment pourvus de professionnels de la santé :
Pour les médecins spécialistes, il peut y avoir une variation de ce taux, entre autres, selon le territoire géographique où les services sont rendus (annexe 19 de l'Accord-cadre des médecins spécialistes).
Pour les médecins omnipraticiens, il peut y avoir une variation de ce taux selon :
- le territoire géographique et le lieu où les services sont rendus (cabinet ou établissement, au sens des annexes XII et XII-A de l'entente des médecins omnipraticiens);
- vos années de pratique.
- La majoration ou réduction selon certaines situations d'entente (préambule général, lettres d'entente, etc.).
- Lorsque deux majorations (ou plus) s'appliquent à vos services, vous devez, à moins d'indication contraire dans vos manuels, les appliquer successivement (donc, ne pas additionner les pourcentages avant d'effectuer votre multiplication).
Exemple
Majorations à faire de 10 % en vertu d'une lettre d'entente ET de 20 % en vertu de la rémunération différente :
Bonne façon : 100 $ X 110 % X 120 % = 132 $
Mauvaise façon : 100 $ X 130 % = 130 $
Numéro d'établissement
Vérifiez la validité du numéro d'établissement.
Exemples :
- Le numéro est actif à la date des services;
- Le suffixe correspondant au lieu de dispensation des services.
Numéro de professionnel
Il est important de toujours inscrire les sept chiffres de votre numéro de professionnel sur vos demandes de paiement en format papier.
Mode de rémunération
Vérifiez s'il y a une situation d'entente qui prévoit un mode de rémunération exclusif dans l'établissement (ou dans le service) où les services sont rendus.
Exemples :
- La rémunération exclusive à tarif horaire ou à honoraires fixes dans l'Entente particulière relative à la gériatrie en CHSLD;
- La facturation de forfaits qui remplacent la facturation de tous les services individuels rendus.
Frais de déplacement avec voiture personnelle
Vous devez inscrire le code postal des lieux de départ et d'arrivée dans la case RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES (demande de paiement no 1215) ou dans la case DIAGNOSTIC PRINCIPAL ET RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES (demande de paiement no 1200). Pour les services de laboratoire en établissements, veuillez inscrire les codes postaux sur les lignes disponibles sur la demande de paiement no 1606.
Autres modes de facturation que l'acte
- Utilisez le ou les bons codes d'activité (doivent comporter six positions), correspondant aux services rendus dans le cadre de votre nomination dans l'établissement;
- Le numéro d'établissement utilisé (et son suffixe) doit correspondre à celui présent à votre avis de nomination;
- Faites contresigner votre demande de paiement par le responsable de l'établissement.
Particularités à souligner pour la facturation informatisée
La facturation informatisée permet d’accéder à des rapports d’erreurs (de prévalidation ou de règlement) qui permettent d’identifier les demandes refusées ou annulées avec le message explicatif pertinent.
Prenez soin de consulter ce code de message car il ne sera pas repris à votre état de compte. La demande y sera plutôt accompagnée de l’un des codes suivants :
- 907 référant au message explicatif du rapport de prévalidation
- 997 référant au message explicatif du rapport de règlement.
Si vous transmettez vos demandes de paiement en début de cycle de facturation et effectuez un bon suivi de vos rapports d’erreurs, vous pourriez éviter des délais en refacturant immédiatement les demandes refusées pouvant être corrigées à l’intérieur du même cycle.
- Le rapport de prévalidation est habituellement disponible dès le jour ouvrable suivant la transmission de vos demandes. Ce rapport identifie les demandes refusées ou annulées parce qu’elles comportent des erreurs de base (mauvaise forme de données, NAM invalide, champ obligatoire non rempli, etc.).
- Le rapport de règlement est généralement disponible quatre à cinq jours après la transmission. Il présente les demandes annulées comportant des erreurs relatives aux modalités d’application des programmes et spécifie le code de message explicatif pertinent.
- Avec TIP-I, les rapports d’erreurs sont disponibles pendant 200 jours de calendrier. Pour réactiver un rapport plus ancien, vous pouvez contacter notre Centre d'assistance aux professionnels.
Votre fournisseur de logiciel pourra vous guider quant à ces possibilités.